Régularisation sur exercice antérieur

Le cas des régularisations demandées sur un exercice antérieur (mais toujours sur le même contrat, voir limitation énoncée plus bas) est également géré. On peut demander par exemple une régularisation de décembre sur le bulletin de janvier.

On trouvera alors les lignes de régularisation de décembre sur le bulletin de janvier, mais ces lignes seront sans incidence sur le calcul opéré sur janvier. En effet, les cumuls de la ou les cotisations régularisées sur le nouvel exercice ne sont aucunement impactés par la régularisation demandée au titre d'un exercice antérieur, que ce soit une régularisation de brut soumis, de brut abattu ou de plancher-plafond.

Exemple : prenons un salarié ayant commencé à travailler en novembre 2015, avec un salaire mensuel de 3000€ et un plafond de 3170. On ajoute sur le bulletin de janvier une régularisation du brut de 1000€ au titre de décembre. Pour la cotisation SS Vieillesse plafonnée, le système va calculer une régularisation de 340€, du fait du plafonnement : la base cumulée au titre de novembre décembre, régularisation comprise aurait du être de 3000x2 + 1000 = 7000, plafonnée à 3170 x2 = 6340. Compte tenu que le salarié a déjà cotisé sur une base de 6000, la base de la régularisation est de 6340 - 6000 = 340. Le reste à absorber en tranche 1, soit 660€, ne sera pas récupéré sur janvier. La base de cotisation SS Vieillesse de janvier, hors régularisation de décembre, est donc de 3000€ (et non pas 3128€ si on avait reporté le reste à régulariser de décembre sur janvier, avec un plafond à 3128€ à partir de janvier 2016).

Limitations connues à cette mécanique de régularisation

Devant la complexité des calculs engendrés par ces régularisations de cotisation, il a fallu faire quelques impasses.

On ne traite à ce jour que le cas des cotisations de type « Taux » (code calcul TX, AT, T1). Il faut savoir que toutes les cotisations ayant des méthodes de calcul plus complexe ne sont pas prises en charge : citons par exemple le cas du complément Allocations Familiales (code calcul AF), le CICE (code calcul CI), sans parler de la réduction Fillon. Pour ces cotisations, bien que le calcul soit mensuel, il y a une approche annuelle dans la comparaison entre la rémunération brute et son équivalent SMIC. Toute tentative de calcul automatique de régularisation est donc particulièrement périlleuse.

D'autres limitations peuvent être citées :

• on ne traite pas spécialement le cas où il y a une assiette minimale de cotisations à appliquer en cas de déduction pour frais professionnel (Journalistes, Transport...). L'application de l'assiette minimale a été faite lors du calcul à l'origine. Le fait de corriger la base de cotisation, en plus ou en moins, se fait en différentiel par rapport au cumul des bruts du mois régularisé, cumul qui résulte peut être de l'application d'une assiette minimale. Mais on ne sait pas le dire à posteriori. Donc, on corrige le cumul de brut abattu de part la régularisation demandée, sans savoir quelle aurait été l'incidence de l'assiette minimale si la base à régulariser avait été saisie dès le mois que l'on cherche à régulariser.
• on ne peut pas utiliser ce système de régularisations dans le cas des sommes isolées. Si on le fait, les résultats sont totalement incertains. Notons toutefois que depuis janvier 2016, le recours à ces sommes isolées est moins fréquent car cantonné au cas où l'on verse des sommes postérieurement à un départ en vertu d'une décision de justice.
• on interdit les régularisations de cotisations d'un contrat de travail à un autre. Lors du calcul du bulletin, si on a une demande de régularisation qui porte sur un mois pour lequel il y a eu entre temps, c'est à dire entre le bulletin courant (inclus) et le dernier bulletin du mois demandé en régularisation (exclu) un bulletin calculé sans reprise des cumuls, la régularisation est ignorée (avec un message d'avertissement le signalant).
• enfin, le fait que les régularisations de cotisations peuvent avoir une incidence sur d'autres cotisations (le forfait social notamment) n'est pas directement source de régularisation. Expliquons-nous : si en avril, on régularise la base de cotisations prévoyance au titre de janvier, il y aura bien régularisation des cotisations prévoyance au titre de janvier, et peut-être aussi de février et mars en cas de plafonnement. Mais l'incidence sur le forfait social sera entièrement imputée sur le mois d'avril, alors que si on s'en tient à la législation, il aurait fallu procéder à une régularisation de ce forfait social au mois le mois. Cela reste possible bien entendu, mais pas automatique : si on souhaite le faire, il faut procéder à une régularisation du forfait social mois par mois en saisissant sous forme d'éléments variables les bases que l'on souhaite imputer sur chaque mois.

Incidences dans la base de donnée

En dehors de l'incidence principale décrite précédemment, à savoir le dédoublement des lignes de bulletin pour présenter distinctement toutes les bases de régularisation par mois de rattachement, il est une autre incidence qui passe plus inaperçue, mais qu'il faut connaître, surtout si on doit intervenir en correction sur les cumuls de cotisation.

Jusqu'alors, dans le fichier des cumuls de cotisation (fichier CACOCU), on avait un enregistrement par bulletin (soit la clé Code société, N° matricule, Mois de paye, N° de bulletin) et par N° cotisation. En version 9, cette clé s'enrichit d'une composante supplémentaire : le mois de rattachement.

Dans l'exemple présenté antérieurement, pour la cotisation 6020 par exemple, avant le calcul du bulletin d'avril, on trouve dans ce fichier 3 cumuls pour l'année 2016, ayant pour clé :

Après calcul du bulletin d'avril, on trouve 7 cumuls :

On voit que pour le mois d'avril, ce n'est pas un cumul qui a été ajouté, mais 4. Il a en effet été créé un cumul supplémentaire pour chaque mois de paye régularisé, c'est à dire chaque mois compris entre le mois au titre duquel une régularisation a été demandée (ici, c'est 201601) et le mois courant (201604). Que le calcul des régularisations ait débouché sur une base à régulariser (donc une ligne supplémentaire apparaissant sur le bulletin) pour le mois de rattachement en question ou pas : même si la base à régulariser est à zéro, on a besoin de tous ces cumuls intermédiaires pour conserver les valeurs de brut, brut abattu, plancher et plafond desquelles découle la base à régulariser.

Dans chacun de ces cumuls supplémentaires, on conserve les valeurs correspondant aux cumuls à chaque fin de mois de rattachement englobant la régularisation demandée. Ainsi, sur le cumul identifié par Mois de paye 201604, Mois de rattachement 201601, on a les valeurs  reprises depuis le cumul identifié par Mois de paye 201601 Mois de rattachement 201601 auxquelles on a ajouté la régularisation demandée sur le mois de paye 201604.

Si en mai, on procède à une nouvelle régularisation au titre de janvier, il y aura un cumul supplémentaire identifié par Mois de paye 201605 Mois de rattachement 201601 qui contiendra les valeurs du cumul le plus récent connu pour le mois de rattachement 201601 (donc celui du mois de paye 201604) auxquelles on a ajouté la régularisation demandée sur le mois de mai au titre de janvier.

On peut ainsi « empiler » en quelque sorte, au fil des mois de paye, plusieurs régularisations successives au titre d'un même mois de rattachement et aussi les dépiler sans souci si on fait marche arrière en supprimant des bulletins sur lesquels il y a eu des régularisations.

Notez que ces enregistrements correspondent toujours à des cumuls depuis le début de l'exercice : par exemple, après le calcul du mois d'avril, le cumul identifié par Mois de paye 201604 Mois de rattachement 201604 contient les valeurs cumulées de janvier à avril 2016, régularisation incluse. Les cumuls « normaux » (c'est à dire ceux que l'on avait auparavant) sont reconnaissables au fait qu'ils ont Mois de paye égal Mois de rattachement.