Principes

Il est possible dans LDCompta de gérer un journal de situation. Ce journal se comporte comme n'importe quel autre journal du point de vue des saisies d'écritures et des éditions (balances, grands-livres...). Il n'existe donc pas de procédure de saisie spécifique pour les écritures de situation.

Une fois les écritures de situation saisies, on peut éditer des balances et grands-livres qui tiendront compte de ces écritures de situation. C'est à ce moment que l'on devra également lancer le calcul et l'édition du bilan et compte de résultat, décrit au paragraphe suivant.

Une fois toutes ces éditions faites, deux possibilités s'offrent pour ce journal de situation :

• soit un effacement pur et simple du journal de situation,
• soit la validation définitive du journal de situation en un autre journal comptable (Journal d'OD).

Une particularité toutefois : les écritures de situation, reconnaissables donc par un code journal spécifique, peuvent être ignorées dans certains traitements :

• Consultation d'un compte
• Consultation d'une balance
• Balances et Grands-livres (généraux, clients, fournisseurs, autres auxiliaires, analytiques)
• Export pour la DGFiP (constitution du FEC)

Mise en œuvre

Le code du journal de situation est fixé dans la Fiche société de chaque dossier comptable. La valeur proposée par défaut est Z9. Cette valeur ne peut être modifiée que par les utilisateurs disposant d’un droit d’accès de niveau Administrateur. En effet ce journal est un peu particulier dans le sens où il peut être effacé à tout moment. Il faut donc fixer ce code journal une fois pour toutes.

Ce journal de situation peut être utilisé dans toutes les procédures de saisie et d'édition disponibles en comptabilité. Pour ce qui est de la saisie, nous conseillons de privilégier la saisie par folio, en établissant si possible un folio distinct par « nature » de pièce. La gestion ultérieure de ces écritures de situation pourra ainsi plus facilement être faite par folio d'origine, alors que si tout est saisi dans un même folio, ou saisi hors folio (saisie par pièce ou au kilomètre par exemple), les écritures de situation seront traitées en un seul « bloc », à date égale.

Remarque : aucun lettrage n’est possible entre une écriture comptable classique et une écriture du journal de situation, que ce soit en lettrage manuel ou automatique, puisque ce journal peut être effacé à tout moment.

L'effacement ou la validation du journal de situation peuvent être demandés depuis le menu Traitement/Bilan et compte de résultat/Journal de situation.

Dans la fenêtre qui s'ouvre sont présentés en partie haute les différents « blocs » (ou sous-ensembles) d'écritures de situation, un bloc correspondant à un N° d'entrée (N° de folio origine pour les écritures saisies par folio) et un mois comptable donnés. On doit :

• d'une part sélectionner le ou les blocs sur lesquels on veut agir (par défaut, tous les blocs sont sélectionnés).
• d'autre part choisir l'action à mener sur ces blocs : Effacement ou Validation définitive sur un journal d'OD, avec dans ce cas choix du journal comptable d'OD à utiliser.

Dans les deux cas, on peut demander en sus à ce que les écritures de situation soient mémorisées (copiées) dans un nouveau folio. Cela permet par exemple :

• De modifier le journal de situation, au lieu de passer des OD de correction. Il suffit d'effacer le journal de situation en le récupérant dans un folio, de modifier le folio, puis de valider le folio modifié, tout ceci grâce à la procédure de saisie par folio.

• De conserver le journal de situation utilisé pour la situation du mois N, afin de repartir de celui-ci pour la situation du mois N+1. Dans ce cas, il est également possible de modifier la date des écritures du journal lors de sa reprise dans un folio. Par exemple, si le journal contient des écritures du 31/10, on peut demander à les reprendre au 30/11 dans le folio.