LDCompta intègre un module permettant de gérer des abonnements. Le principe d'un abonnement est d'enregistrer le montant d'une charge ou d'un produit par avance, de façon à tenir compte de cet élément lors de l'établissement d'une situation, alors que le montant de la charge réelle n'est pas encore connu. On peut aussi utiliser les abonnements pour lisser une charge annuelle sur tous les 12 mois de l'année.

C'est le cas par exemple d'une charge d'assurance pour laquelle on n'a qu'une seule facture par an, en octobre. Si l'on veut tenir compte de cette charge dans une situation établie à fin septembre, on peut définir cette charge en tant que charge abonnée.

Un autre cas d'utilisation assez fréquent est celui des dotations aux amortissements. Les dotations réelles ne sont saisies qu'au moment du bilan final. On connaît cependant un montant approché des dotations de l’exercice dès le début de l’exercice. Pour intégrer ces dotations « approchées » dans une situation intermédiaire, on peut utiliser avec profit le module abonnements.

Deux modes sont disponibles pour gérer les abonnements : le mode simplifié et le mode normal.

• Le mode simplifié (historique) a été conservé pour compatibilité avec les éléments déjà en place. Il ne gère pas l'articulation avec la notion de charge constatée d'avance et ne permet pas de faire varier facilement les paramètres d'un mois sur l'autre (notamment les montants et la partie analytique).
• Le mode normal permet de mieux budgétiser les montants d'abonnement en répartissant les soldes en CCA notamment et donne une meilleure maîtrise de la comptabilisation des abonnements.

Mode simplifié (historique)

Paramétrage du plan comptable

Pour déclarer un compte général comme étant un compte « abonné » en mode simplifié, rendez-vous dans l'onglet Abon. / C.C.A. puis cliquez sur Mode simplifié.

• Choisissez Abonnement de charge ou Abonnement de produit pour indiquer le sens comptable de l'abonnement.
• Compte de contrepartie. Indiquez le N° du compte qui sera mouvementé en contrepartie lors de la passation en automatique de l’écriture d’abonnement dans ce compte. Il s’agit en général d'un compte de la classe 488. Le N° de compte indiqué ici doit être conforme aux classes de compte indiquées dans la Fiche société sur l’onglet Gestion.
• Montant mensuel abonné. Indiquez mois par mois le montant souhaité pour l’abonnement, exprimé dans la devise de référence.
  Vous pouvez également définir un montant annuel en activant l’option Saisie Montant annuel. Saisissez alors le montant annuel ; lors de la sortie du champ, le montant annuel est réparti au douzième de janvier à décembre.

Édition des comptes abonnés

Cette procédure permet de lister les différents comptes ayant été abonnés dans le plan comptable, avec pour chaque compte le montant mensuel de l'abonnement.

Elle est accessible par le menu Traitement/Bilan et compte de résultat/Abonnements (mode historique)/Liste des comptes abonnés. La liste peut être triée par N° de compte ou par libellé du compte.

Génération des écritures d'abonnement

C'est cette procédure qui va comptabiliser les écritures d'abonnement, à partir des données d'abonnement indiquées au préalable dans le plan comptable.

Elle est accessible par le menu Traitement/Bilan et compte de résultat/Abonnements (mode historique)/Génération des écritures d'abonnement.

Les écritures sont toujours comptabilisées sur le journal d'abonnements indiqué dans la Fiche société. Le système travaille en « annule et remplace » sur ce journal, c'est à dire qu'avant chaque nouvelle génération des écritures d'abonnements, il commence par effacer toutes les écritures d'abonnements issues d'une génération précédente. Il utilise, pour repérer les écritures qu’il a lui-même généré, le code nature de pièce avec la valeur repère « & ». Il est donc préférable de ne pas utiliser par ailleurs ce code nature de pièce.

Quelques données complémentaires doivent être saisies lors du lancement de cette procédure :

• Période à traiter – Depuis le mois – Jusqu'au mois. Choisissez la période sur laquelle les écritures d’abonnement vont être créées ou remplacées.
• Ventilation analytique par défaut. Ces trois champs n'apparaissent que si vous avez activé le module Comptabilité analytique. Ils permettent de choisir la ventilation analytique utilisée par défaut, c'est à dire pour les comptes abonnés pour lesquels aucune ventilation n'a été inscrite dans le plan comptable, sachant qu'il est souhaitable d'en définir une dans le plan comptable pour chaque compte abonné, si on souhaite que ces charges et produits abonnés soient correctement ventilés. Rappelons qu'il est également possible d'utiliser des tables de ventilation sur chacun des axes analytiques, pour répartir par exemple une charge Électricité en pourcentage sur plusieurs sections analytiques.

Le traitement va comptabiliser, pour chaque compte abonné et chaque mois de la période demandée, une écriture au compte abonné et une écriture au compte de contrepartie choisi pour le compte abonné. Le libellé de l’écriture est toujours de la forme Abonnement CCCCCC MM, avec CCCCCC=N° du compte abonné et MM=Mois comptable de l’écriture.

Il faut noter que cette procédure ne produit aucune édition. Si vous voulez contrôler ce qui a été généré, vous pouvez aller consulter ou imprimer le journal des abonnements utilisé.

Épuration du journal des abonnements

Cette procédure permet d’effacer les écritures d’abonnements. Elle est accessible par le menu Traitement/Bilan et compte de résultat/Abonnements (mode historique)/Épuration du journal des abonnements.

Vous avez le choix lors du lancement de cette procédure, entre l’épuration des seules écritures issues de la procédure de génération des abonnements, et l’épuration totale du journal des abonnements. En général, il est vivement conseillé de ne pas utiliser le journal des abonnements en dehors du module abonnements proprement dit. Si vous avez respecté cette consigne, les deux formules d’épuration aboutiront au même résultat.

L’épuration du journal peut être utile lors de la préparation du bilan en fin d’exercice. En effet, à ce moment-là, il y a deux façons de faire :

• Soit on efface le journal des abonnements ; il reste ensuite à réaffecter par OD les charges et produits réels, qui ont été comptabilisés en cours d’exercice dans les comptes de contrepartie 4886xx et 4887xx, dans les comptes de charges et produits des classes 6 et 7.
• Soit on analyse le solde des comptes de contrepartie des abonnements, comptes 4886xx et 4887xx. Ces comptes comportent d’un côté les écritures d’abonnements (charges ou produits « prévus »), de l’autre les factures réelles. Pour chaque compte non soldé, on passe une OD pour solder le compte de contrepartie par le compte de charge ou produit d’origine. Dans ce mode de fonctionnement, le journal des abonnements ne doit en aucun cas être effacé tant que la clôture annuelle de l'exercice n’est pas réalisée, ni par cette procédure d’épuration, ni par une nouvelle génération des écritures d’abonnements. Pour éviter toute erreur, lors de cette clôture annuelle, il vous faudra cocher l'option Je confirme que les écritures du journal des abonnements sont nécessaires à la clôture.

Mode normal

Paramétrage

Le mode "normal" (par opposition au mode "simplifié", aussi dit "historique", proposé dans les versions précédentes de LDCompta) est disponible depuis LDCompta version 11 niveau 424.

Avant de mettre en place des abonnements en mode normal, une phase de paramétrage est nécessaire. Rendez-vous dans la fiche société (menu Fichier/Fiche Société) puis dans l'onglet Gestion.

• Dernière comptabilisation au permet de visualiser la date du dernier mois de génération des abonnements. Le champ reste vide tant qu'aucune comptabilisation n'a encore été déclenchée.
• Journal d'abonnements est un paramètre indispensable qui permet de renseigner le code du journal qui servira à rassembler les écritures de ce type.
• Racine des comptes de contrepartie. Indiquez ici la racine des comptes de contrepartie utilisés par le module Abonnement.
  Dans le plan comptable, pour chaque compte pour lequel vous allez définir un abonnement, vous devrez indiquer le compte de contrepartie à mouvementer lors de la passation de l’écriture mensuelle d’abonnement. Ce compte devra être conforme à la racine indiquée ici. En règle générale, pour les comptes de charges abonnés, indiquez la racine 4886, et 4887 pour les abonnements de produits. Ces comptes doivent être lettrables.
• N° de pièce d'abonnement par défaut. Il faut soit utiliser des balises pour construire un numéro de pièce proposé par défaut, soit configurer le journal en Mode de numérotation Automatique.
         Exemples de balises :

• %IDAE% : identifiant unique de l'abonnement
• %LIBE% : libellé de l'abonnement (cette balise ne peut être utilisée dans le champ Libellé d’abonnement par défaut)
• %CPTG% : numéro de compte général associé à l'abonnement
• %JNAL% : journal de l'écriture associée à l'abonnement
• %DATE% : date de l'écriture associée à l'abonnement
• %CPTE% : compte de contrepartie utilisé pour l'abonnement
• %CSEC% : code section analytique de l'écriture d'abonnement
• %CAFF% : code affaire analytique de l'écriture d'abonnement
• %CDES% : code destination analytique de l'écriture d'abonnement

       Notez qu'il est aussi possible de faire apparaître une date en ajoutant l'expression MM/AAAA dans le libellé.

• Référence d'abonnement par défaut. Il est possible de saisir la référence qui sera proposée par défaut. Les mêmes balises que dans la zone précédente peuvent être utilisées.
• Libellé d'abonnement par défaut. Ce champ est obligatoire. Il s'agit du libellé qui sera proposé par défaut. Exceptée la balise %LIBE%, les mêmes balises peuvent être appelées. Les balises %NPIE% et %REFD% permettent de rappeler respectivement le numéro de pièce et la référence.

Liste des abonnements

La liste des abonnements en mode "normal" (par opposition au mode "historique" ou "simplifié) est accessible en passant par le menu Traitement/Abonnements/Gestion des abonnements.

La fenêtre d'abonnements est partagée en deux :

- Une zone de saisie en partie haute où l'on crée les abonnements,

- Une zone d'affichage en partie basse où sont présentées les écritures comptabilisées liées à l'abonnement sélectionné en partie haute.

Pour créer un abonnement, vous devez cliquer sur le bouton Ajouter. Le curseur se positionne sur la colonne Compte qu'il vous faut renseigner. Vous devez ensuite saisir le Montant du mois, les axes analytiques si le module est activé et, éventuellement la fin de période. La colonne Période début est initialisée avec le mois suivant la dernière clôture d'abonnement (consultable dans la Fiche société, onglet Gestion). La zone Période fin doit être renseignée si l'on souhaite que la comptabilisation s'arrête un mois donné.

Le bouton Insérer a le même effet mais permet de créer la nouvelle ligne d'abonnement au-dessus de la ligne courante.

Le bouton Consulter ouvre la fenêtre de consultation pour le compte affiché.

Le bouton Supprimer efface l'abonnement sélectionné et les éventuelles écritures comptabilisées ce mois-ci pour cet abonnement.

Le bouton Tout supprimer permet d'effacer l'intégralité des abonnements et les éventuelles écritures comptabilisées ce mois-ci.

Le bouton Ventiler donne accès aux options de ventilation analytique détaillée.

Sur la droite de la table, des boutons offre la possibilité d'ordonner différemment la liste des abonnements.

Lorsque l'on sélectionne un abonnement, sont présentées en parties basse les écritures déjà comptabilisées. Des cases à cocher permettent de Masquer les reprises d'abonnement ou de filtrer selon différents critères propres à l'abonnement sélectionné.

En cliquant sur le bouton Importer Excel, il est possible d'importer une liste d'abonnements depuis un fichier Microsoft Excel selon un modèle fourni.

Le bouton Importer écr. antérieures permet, lui, d'utiliser les écritures de précédents abonnements pour en générer de nouveaux.

Un clic sur le bouton Reprendre des abonnements fait apparaître une fenêtre permettant d'annuler ou reprendre des abonnements.

Le bouton Comptabiliser génère les écritures pour l'intégralité des abonnements affichés à l'écran sur la période en cours.

Un clic sur le bouton Clore permet de clôturer la période en cours. Il est impératif d'avoir au préalable comptabilisé l'ensemble des abonnements sur la période.

Comptes avec abonnements et charges constatées d'avance

Lorsqu'un compte général est paramétré à la fois comme un compte de charges constatées d'avance et un abonnement, une case à cocher Répartir le solde en CCA est présentée au bas de la fenêtre de reprise d'abonnement à la fin de la saisie pièce. En la cochant, il sera proposé à l'écran suivant de répartir le solde en Charges constatées d'avance.