Comme la procédure de saisie par pièce, la saisie par folio est une procédure de saisie généraliste, permettant d’enregistrer n’importe quel type de pièce comptable. Un folio regroupe une ou plusieurs pièces comptables, chacune étant constituée de deux à n écritures comptables.

Comme il a été dit plus haut, cette procédure est beaucoup dépréciée aujourd'hui, car l'enregistrement des pièces est « différé » : tant que les pièces saisies sont dans le folio, elles ne sont pas réellement comptabilisées. Ce n'est qu'à la validation du folio que les écritures sont comptabilisées. Du coup, lorsqu'on interroge un compte comptable, on ne voit pas les écritures qui sont encore dans des folios.
Ce mode de saisie reste cependant assez pratique pour saisir les OD de situation notamment (un ensemble d'OD qui reviennent peu ou prou à l'identique à chaque établissement d'une situation), ou encore pour saisir une balance de reprise lors d'un démarrage.

La procédure de saisie des écritures par folio est accessible depuis le menu Saisie/Saisie par folio.

La saisie d’un folio se fait en plusieurs étapes :

• Création (ou rappel en modification) d’un folio. Lors de la création d’un folio, on identifie le journal et la période (année et mois comptable) concernés
• Saisie des différentes lignes dans le folio, pouvant correspondre à différentes pièces comptables
• Édition du folio, si on le souhaite, cette étape étant facultative
• Validation du folio

Le nombre d'écritures enregistrées dans un folio n'est pas limité. De plus, la saisie d'un folio peut se faire en plusieurs fois. Par exemple, on peut créer un folio le jour "J", saisir un premier paquet d'écritures ce jour-là, puis venir compléter ce même folio le lendemain et le valider. Il est possible de sortir à tout moment de la saisie folio, même si le folio en cours n’est pas équilibré. Ce n’est que lors de l’étape de validation que le folio doit impérativement être équilibré.

Toute écriture passée dans un folio peut être modifiée ou supprimée tant que le folio n'a pas été validé. On peut également supprimer l'ensemble d'un folio tant qu'il n'a pas été validé.

Ce n’est que suite à la validation du folio que les écritures comptables correspondantes figurent dans l'historique comptable. Tant que le folio n’est pas validé, rien ne figure dans les comptes. Une fois validé, aucune opération de modification/suppression n'est plus possible depuis la saisie folio pour les écritures ayant été validées. Le folio validé n’apparaît plus dans la saisie folio. Les écritures validées par folio se retrouvent dans l'historique comptable sous une forme identique à celles qui proviennent de la saisie des écritures par pièce ou au kilomètre.

Remarque : la procédure de saisie des écritures par folio permet d'enregistrer simultanément plusieurs folios, mais un folio donné ne peut être mis à jour que par un seul utilisateur à un moment donné.

La procédure de saisie des écritures par folio présente certaines limitations par rapport à la saisie par pièce, limitations qu’il est bon de connaître pour déterminer votre méthode de travail :

• Les journaux pour lesquels vous avez opté pour une numérotation automatique des pièces ne sont pas supportés. En effet, dans la saisie folio, le système utilise le N° de pièce pour scinder les différentes écritures saisies au sein d’un folio en une ou plusieurs pièces. Cela suppose donc que vous ayez saisi un N° de pièce.
• Le lettrage des comptes à la volée n’est pas pris en charge.
• Aucun support de canevas de saisie n’est offert ; la saisie se fait donc sans assistance.
• L'ajout de commentaires sur les écritures saisies n'est pas possible dans le folio. Ces éventuels commentaires ne pourront être ajoutés qu'après validation du folio.

Premier écran

Le premier écran affiché par la procédure vous donne la liste des folios existants pour le dossier de comptabilité courant. Pour chaque folio figurant dans cette liste, on trouve en colonne les informations suivantes :

• Le n° du folio. Il s'agit d'une numérotation automatique faite par LDCompta. Le n° du folio est attribué au moment de la création du folio.
• Le code du journal concerné.
• la période couverte par le folio (mois et année comptable).
• la date de création du folio.
• Le code de l’utilisateur ayant créé le folio.
• Le solde du folio, c'est à dire la différence entre le total des montants passés au débit et le total des montants passés au crédit pour ce folio. Un folio ne peut être validé que si le solde apparaissant dans cette colonne est nul.
• Le nombre d'écritures passées dans le folio.

Sur cette liste, il est possible d'agir de la façon suivante :

• Créer un nouveau folio, via le bouton Créer. On arrive alors sur l'écran de création d'un folio, où il faut indiquer le code du journal correspondant à ce folio et la période comptable couverte, sous la forme Mois et Année. Si le module Devises a été activé dans la Fiche société, vous pouvez aussi choisir à ce stade si le folio sera saisi en devises (choix du code devise ligne à ligne) ou si toutes les lignes du folio seront saisies en devise de référence. Cet écran renseigné, on se retrouve en modification de folio. Le processus de modification d'un folio est décrit en détail ci-après.
• Modifier un folio existant, ou ce qui revient au même, compléter un folio existant. Il faut alors pointer le folio désiré et utiliser le bouton Modifier. Ce processus de modification d'un folio est décrit en détail ci-après.
• Supprimer un folio existant. Il faut alors pointer le folio à supprimer et utiliser le bouton Supprimer. Un écran de confirmation de suppression est alors affiché. Si vous confirmez votre demande de suppression, toutes les écritures saisies dans le folio sont effacées, et le folio disparaît de la liste des folios existants.
• Imprimer un folio existant. Il faut alors pointer le folio à imprimer et utiliser le bouton Imprimer.
• Valider un folio existant. Il faut alors pointer le folio à valider et utiliser le bouton Valider. Un folio ne peut être validé que s'il est équilibré, c'est à dire que le total des montants passés au débit est égal au total des montants passés au crédit. Si le folio est équilibré, et après avoir confirmé votre demande dans une fenêtre de confirmation, l'ensemble des écritures saisies dans ce folio est transféré dans l'historique comptable, et le folio disparaît de la liste des folios existants.

Deuxième écran - Modification d'un folio

On entend par modification d'un folio toute action sur les lignes (ou écritures) du folio. Il peut donc s'agir d'ajout de nouvelles lignes au folio, de modification ou de suppression de lignes passées précédemment dans le folio.

La modification d'un folio se fait selon 2 modes distincts :

• un mode Création de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsqu'on appelle en modification un folio pour lequel aucune ligne n'a encore été saisie ;
• un mode Modification de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsqu'on appelle en modification un folio pour lequel au moins une ligne a déjà été saisie.

On peut basculer en mode Création grâce au bouton Ajouter situé sous le tableau présentant les lignes existantes. A l'inverse, pour appeler une ligne existante en modification, positionnez-vous sur la ligne à modifier dans la table affichée en partie haute et appelez la ligne en modification soit par la touche Entrée, soit en utilisant le bouton Modifier, soit plus simplement par un double-clic sur la ligne à modifier. Enfin, pour supprimer une ligne, positionnez-vous sur la ligne à supprimer dans la table affichée en partie haute et utilisez le bouton Supprimer.

La saisie des lignes s’effectue toujours, en mode Création comme en mode Modification, en partie basse de la fenêtre. Le tableau des lignes déjà saisies pour le folio en cours de modification apparaît en partie haute, avec le total des débits et crédits enregistrés pour ce folio et le solde.

Les informations à renseigner sur cette ligne de saisie sont :

• Jour comptable ; ce jour, associé à la période comptable affichée sur l'en-tête de l'écran, déterminera la date comptable de l'écriture.
• Nature et N° de pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce et le N° de pièce. Le code nature de pièce est facultatif. Pour ce qui est du N° de pièce, il doit en principe identifier la pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi pour ce folio, la zone N° de pièce peut être obligatoire ou facultative, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer.
• Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable du folio. Si vous ne la renseignez pas, le système la prendra égale à la date comptable (jour comptable et période du folio).
• Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre document. Selon la nature de pièce saisie, il peut s’agir du N° de facture du fournisseur si celui-ci n’a pas été porté en tant que N° de pièce (utilisation d’un chrono interne pour numéroter les factures d’achat à leur réception), ou encore d’un N° de chèque dans le cas de la saisie d’un règlement. La saisie de cette référence document est obligatoire si on a spécifié un contrôle d’unicité sur cette référence au niveau des paramètres du journal.
• Date d'échéance. Cette date est facultative.

En sus des zones décrites ci-dessus, on trouve le même ensemble de zones que celui proposé en saisie par pièce. Pour une description détaillée de ces zones, reportez-vous au chapitre 6.1  Saisie des écritures par pièce, 3ème écran de saisie - Lignes de la pièce.

Une fois toutes les zones renseignées en partie basse, le fait d'appuyer sur la touche Entrée ou d’utiliser le bouton OK valide la ligne saisie. Celle-ci est alors reportée dans la table affichée en partie haute de l'écran, les totaux débit-crédit du folio sont mis à jour, et l'on peut saisir la ligne suivante.

Pour sortir du mode modification d'un folio, il faut utiliser le bouton Terminer. La sortie est toujours possible, même si le folio n'est pas équilibré. Un folio non équilibré devra obligatoirement être rappelé en modification ultérieurement de façon à ce qu'il puisse ensuite être validé.

En plus des fonctionnalités évoquées ci-dessus, il est possible :

• de renseigner automatiquement pour une ligne donnée toutes les zones de la partie haute (depuis le Jour comptable jusqu’à la date d’échéance, ainsi que le libellé écriture) avec les valeurs saisies sur la ligne précédente. Utilisez pour cela le bouton Rappel ou la touche F9.
• d'annuler toutes les modifications faites sur un folio, c'est à dire de ramener le folio dans l'état où il se trouvait lorsqu'on l'a pointé pour modification dans la liste des folios existants. Cette fonction d'annulation est mise en œuvre par le bouton Abandonner, puis en confirmant l’abandon de la saisie en répondant Oui dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche alors.
• de consulter un compte à la volée. En utilisant le bouton Consulter, le système ouvre la fenêtre standard de consultation d’un compte.
• de demander au système de calculer automatiquement le sens et le montant de la dernière ligne saisie de telle sorte que le folio soit équilibré ; utilisez pour ce faire le bouton Contrepartie ou la touche F8. Le n° de compte peut lui-aussi être renseigné automatiquement par cette touche, si un compte de contrepartie a été indiqué dans les paramètres du journal choisi sur l’écran 1.

Cas des journaux entraînant la mise à jour des règlements fournisseurs

Dans le cas d’un folio enregistré sur un journal entraînant la mise à jour de l’échéancier fournisseurs, il y a automatiquement report des écritures passées au compte fournisseur vers l’échéancier fournisseurs, lors de la validation du folio. Le but est de reporter chaque facture d’achat venant d’être saisie dans l’échéancier fournisseurs.

Le report du folio dans l’échéancier fournisseurs se fait sans possibilité d'intervention de l'opérateur, contrairement à la saisie des écritures par pièce ou au kilomètre. Toute écriture passée dans un compte de tiers (client ou fournisseur) déclenche une échéance dans l’échéancier fournisseurs. Les données N° de compte, N° de pièce, Libellé facture, Référence facture, Date de facture, Date d’échéance sont renseignées à partir des zones saisies sur la ligne. Les autres zones de l’échéancier sont renseignées ainsi :

• Montant de l’échéance. Il s’agit du montant saisi sur la ligne, montant qui peut être en devise ou en devise de référence selon si le folio a été saisi en devise ou pas. Si le folio a été saisi en devises, l’échéance est donc reportée dans l’échéancier dans la devise dans laquelle elle a été saisie.
• Fournisseur à payer. Si un N° fournisseur à payer a été indiqué dans la fiche du fournisseur mouvementé ici, ce N° fournisseur à payer sera systématiquement reporté sur les échéances relatives à ce tiers saisies par folio.
• Mode de paiement. C'est celui inscrit dans la fiche du tiers.
• Bon à payer. Une échéance créée ainsi depuis la saisie par folio ne reçoit jamais directement le bon à payer. Celui-ci devra être donné ultérieurement, explicitement ou implicitement, dans l'échéancier fournisseur.
• Banque de paiement. Si un code Banque de paiement a été indiqué dans la fiche du fournisseur mouvementé ici, ce code sera systématiquement reporté sur les échéances relatives à ce tiers saisies par folio. Sinon, la zone sera laissée non renseignée. Dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, on dispose ensuite de plusieurs méthodes pour affecter les échéances à payer sur une ou plusieurs banques de paiement.

Après validation du folio, il est possible de corriger les échéances ayant été créées de par la saisie folio, en faisant appel à la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs.

Particularités des folios saisis en devise

Lors de la création d’un folio, et si le module Devises a été activé dans la Fiche société, vous devez indiquer si le folio sera saisi en devises ou seulement en devise de référence. Ce choix est irréversible pour le folio : si vous avez commencé à saisir des écritures dans un folio, il n’existe aucun moyen de changer ensuite le mode de saisie du folio. Vous ne pouvez que supprimer le folio et le recréer avec le mode souhaité.

Si vous avez opté pour le mode Saisie en devises, le folio est considéré toujours comme pouvant être multidevises. Tout fonctionne alors comme dans la saisie d’une pièce multidevises. Vous saisissez pour chaque ligne de la pièce le montant, le code devise et le cours devise. Chaque montant est converti en devise de référence dès que la ligne est validée.

Les montants qui sont affichés ligne par ligne en milieu d’écran, de même que les totaux débit, crédit et solde du folio, sont tous exprimés en devise de référence. Les montants en devise d’enregistrement apparaissent dans des colonnes situées plus à droite.

Pour valider le folio, il faut que celui-ci soit équilibré en devise de référence (aucun équilibre en devise d’enregistrement ne peut être vérifié puisque le folio peut comporter des montants dans différentes devises).

Folio et N° de lot

Rappel : toutes les écritures présentes dans l’historique comptable se voient attribuées un N° de lot. Ce N° de lot permet de repérer les groupes d’écritures qui doivent être toujours équilibrés. En règle générale, un N° de lot est attribué automatiquement par LDCompta pour chaque nouvelle pièce saisie ; en cela, le N° de lot recoupe la notion de pièce comptable. Dans certains cas cependant, on peut obtenir soit des lots multi-pièces, soit des pièces multi-lots (en fait, réutilisation d’un même N° de pièce pour des lots différents).

Pour ce qui est plus particulièrement de la saisie par folio, un folio est validé sous la forme d’un seul lot, et comme ce folio comporte bien souvent différentes pièces comptables, le lot qui en découle sera un lot multi-pièces.

Conséquence pratique : si l’on rappelle une pièce en modification, et que cette pièce avait été saisie par le biais des folios, c’est l’ensemble du lot, et donc du folio, qui va être rappelé en modification.

D’autre part, toutes les écritures saisies dans LDCompta au travers de cette procédure « folio » sont repérées dans l’historique comptable par un N° d’entrée. Cette zone reçoit une valeur de la forme Fnnnnn, nnnnn étant le N° du folio d’origine. Cette zone est la seule trace, une fois le folio validé, du N° du folio d’origine. Elle peut être utilisée lors de recherches ultérieures, pour déterminer qu’elle est l’origine d’une pièce donnée. Cette zone apparaît sur les différents écrans de consultation, dans l’une des colonnes situées tout à droite de la table d’affichage.