Cette procédure permet d'affecter automatiquement les échéances à payer sur une ou plusieurs banques. On peut aussi, dans le même temps, affecter automatiquement le bon à payer sur toutes les échéances traitées, afin d'éviter d'avoir à le faire manuellement par la suite. Il faut rappeler ici que pour qu’une échéance puisse être traitée par la chaîne de règlement automatique, il faut d’une part que le bon à payer ait été donné, d’autre part que la banque de paiement ait été choisie pour l’échéance.

Cette procédure est accessible par le menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Affectation automatique des règlements.

Il est tout à fait possible de combiner des affectations manuelles pour certaines échéances grâce à la procédure de gestion de l'échéancier fournisseurs décrite précédemment, puis une affectation automatique pour les échéances restant non affectées. De même, il est possible de revenir corriger manuellement après coup l'affectation automatique qui a été faite par l’ordinateur.

La seule chose que permet cette procédure et qui ne peut pas être faite depuis la fenêtre de gestion de l'échéancier fournisseur, c'est la répartition des paiements sur plusieurs banques par quota. Si vous n'avez pas ce besoin, il est sans doute plus simple de tout faire directement depuis l'échéancier fournisseur, en gérant les affectations sur l'onglet Paiement.

Lors de l'appel de la procédure d’affectation automatique, un écran de sélection vous est proposé, avec la liste des modes de paiement utilisés dans l'échéancier fournisseurs, ou des couples (devise de paiement, mode de paiement) si le module Devises a été activé dans la Fiche société. Pour chaque ligne présentée sur cet écran, le type d'affectation choisi lors de la demande précédente de ce même traitement est proposé. Vous pouvez modifier le type d'affectation à réaliser, en modifiant la valeur affichée dans la colonne Affectation demandée. Les types d’affectation possibles sont :

• soit aucune affectation automatique pour le mode de paiement considéré. Pour cela, sélectionner la valeur <Aucune>.
• soit l'affectation sur plusieurs banques en fonction de quotas par banque, en choisissant l’option <Répartition sur plusieurs banques par quotas>. Dans ce cas, une fenêtre de saisie des quotas par banque vous sera proposée lorsque vous validerez cet écran ;
• soit l'affectation sur une seule banque, en choisissant l’une des banques proposées dans la liste. C'est ce qu'on utilise en général pour les lettres-chèques.

Après avoir fait votre choix du type d'affectation pour chaque mode de paiement (ou devise, mode de paiement), cliquez sur le bouton Lancer l'affectation pour valider.

Un second écran de sélection des échéances à traiter vous est proposé, avec les zones suivantes :

• Échéances antérieures au. Cette zone permet de limiter le traitement d'affectation automatique dans le temps. Les échéances postérieures à la date indiquée ne seront donc pas traitées.
• Sélection des échéances. 3 options permettent de limiter le traitement d'affectation automatique : Toutes les échéances, Échéances ayant reçu le bon à payer uniquement, Échéances en attente du bon à payer uniquement. Si vous choisissez l’option Toutes les échéances, toutes les échéances seront traitées, qu'elles aient reçu le bon à payer ou pas.
• Donner le bon à payer pour toutes les échéances traitées. Cochez cette option si vous souhaitez donner le bon à payer à toutes les échéances qui vont être affectées automatiquement à une banque, et qui n'ont pas encore reçu ce bon à payer. Cela vous évitera d'avoir à le faire manuellement par la suite, dans la procédure de gestion de l'échéancier fournisseurs. Si cette option n'est pas cochée, la zone Bon à payer des échéances traitées ne sera pas modifiée.
  Attention : le bon à payer ne sera donné que pour les échéances traitées en affectation automatique. Les échéances déjà affectées à une banque, soit parce que cela a été fait directement lors de la saisie de la facture, soit par la procédure de gestion de l'échéancier fournisseurs, ne sont pas traitées ici, et le bon à payer ne sera donc pas accordé.

Remarque concernant la gestion des bons à payer : en tout état de cause, une échéance ne sera réglée en automatique que si elle a reçu préalablement le bon à payer. Celui-ci peut avoir été donné manuellement, par une saisie dans l’échéancier fournisseurs, ou automatiquement par cette procédure d’affectation automatique. La mise à jour automatique du bon à payer peut présenter un risque : une facture sur laquelle il y a litige, et pour laquelle on ne veut pas donner le bon à payer, sera traitée comme toutes les autres, et recevra donc le bon à payer. Pour éviter cela, une bonne méthode consiste à isoler les factures en litige en leur affectant un mode de paiement particulier RS=Règlement suspendu par exemple. L’utilisation d’un mode de paiement spécifique Règlement suspendu apporte une plus grande sécurité, tout particulièrement si vous utilisez la procédure d’affectation automatique pour donner le bon à payer.

Principes de l'affectation automatique

Le traitement est composé de trois passes successives.

Première passe

Elle consiste à calculer le montant total de chaque échéance, en écartant les échéances négatives (Avoirs). On obtient donc une liste des factures et avoirs non traités par la procédure d’affectation automatique des règlements.

Deuxième passe

Elle consiste à calculer, pour chaque mois d'échéance et chaque banque, le montant théorique qui devrait être réglé. Ce montant théorique est calculé par multiplication du montant total à régler pour un mois d'échéance donné, par le pourcentage de répartition demandé pour cette banque.

Troisième passe

Elle consiste à affecter au mieux les règlements encore non affectés à une banque donnée, de façon à ce que les montants règlements affectés à chaque banque soient le plus proche possible des montants théoriques calculés en deuxième passe. Il est certain que les montants théoriques seront rarement atteints, car l'affectation doit respecter certaines contraintes :

1. Il est impossible de scinder une échéance en deux. En cas de montants échéances importants, on peut provoquer de gros écarts entre Montants théoriques et Montants réalisés.
2. Certaines échéances ont pu être déjà affectées manuellement. Il se peut que ces affectations manuelles aient été faites de telle sorte qu'on se trouve très loin des montants théoriques, et que la masse des échéances non affectées ne soit pas suffisante pour corriger ce fait.

Une fois ce traitement achevé, vous pouvez vérifier ce qui a été fait en demandant une nouvelle édition de l’échéancier fournisseurs, et notamment l’état récapitulatif des affectations par banque.