Cette procédure permet d'une part de modifier l'échéancier fournisseurs (Modification de dates d'échéances, regroupement ou éclatement d'échéances...), d'autre part d'affecter le bon à payer sur les échéances effectivement « payables » et de choisir pour ces échéances la banque sur laquelle sera tiré le règlement.

Cette procédure est accessible par le menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Gestion de l’échéancier fournisseurs ou depuis l’icône correspondant de la barre d’outils.

Lors de l'appel de la procédure, un écran de sélection des échéances à traiter est affiché, comportant les zones suivantes :

• Bon à payer. Cette zone permet de sélectionner soit toutes les échéances, soit les seules échéances ayant déjà reçu le bon à payer, soit les seules échéances n'ayant pas encore reçu le bon à payer. Si vous avez activé la gestion des dates des bons à payer, une sélection de ces bons à payer en fonction de la date à laquelle ils ont été accordés est possible quand on coche l'option Ayant reçu le bon à payer.
• Échéances escomptables. Cette zone permet de sélectionner soit toutes les échéances, soit les seules échéances escomptables ou non escomptables.
  Une échéance est escomptable si vous avez coché, dans l'échéancier fournisseur, la colonne Escompte, et cela n'est possible que si elle concerne un fournisseur ayant un code escompte renseigné dans sa fiche, et si ce code escompte correspond à un escompte de type Déduit lors du règlement.
• Devise. Ce champ n'apparait que si le module Devises est actif. Il permet de sélectionner les échéances en fonction de la devise dans laquelle elles ont été enregistrées.
  Remarque : la devise d’une échéance peut être différente de la devise de la facture d’origine. En effet, lors de la saisie de la facture, on peut, sur l’écran d’alimentation de l’échéancier fournisseurs, indiquer une devise de paiement différente de la devise de la facture saisie. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quelle que soit la devise, laissez cette zone à blanc.
• Mode de paiement. Cette zone permet de sélectionner les échéances pour un mode de paiement donné. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quel que soit le mode de paiement prévu, laissez cette zone à blanc.
• Code de trésorerie. Cette zone permet de sélectionner les échéances pour un code trésorerie donné. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quel que soit le code trésorerie, laissez cette zone à blanc.
• Journal. Cette zone permet de sélectionner les échéances selon le journal d'origine. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quelle que soit le journal d'où elles proviennent, laissez cette zone à blanc.
  Remarque : dans l'échéancier fournisseur, on ne dispose pas « directement » du code journal. Pour opérer cette sélection, LDCompta recherche donc le code journal sur les écritures présentes dans le compte fournisseur, à N° de pièce égal, en ne s'intéressant qu'aux journaux mettant à jour l'échéancier fournisseur.
• Banque. Cette zone permet de sélectionner les échéances affectées à une banque donnée. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quelle que soit la banque prévue pour le paiement de l'échéance, laissez cette zone à blanc.
• Échéances non affectées à une banque. Activez cette option si vous voulez sélectionner les seules échéances encore non affectées à une banque.
• Échéance. Cette zone permet de sélectionner les échéances en fonction de leur date, soit avec date d’échéance égale à la date donnée (Échéance du), soit avec date d’échéance antérieure ou égale à la date donnée (Échéances jusqu'au).
• N° de tiers. Cette zone permet de sélectionner toutes les échéances d'un fournisseur précis, ou dans un intervalle donné.

Tous ces critères de sélection peuvent être combinés entre eux, sans aucune limitation.

Suite à cet écran de sélection, le système affiche la liste des échéances répondant aux critères choisis, avec le montant total des échéances sélectionnées, et le total des échéances bonnes à payer parmi celles-ci. Ces dernières sont mises en évidence par un fond pastel : vert si le bon à payer a été donné depuis LDCompta, bleu s'il a été reçu par une interface.

Les critères de sélection choisis sont repris dans la barre de titre de la fenêtre. Vous pouvez à tout moment revoir et modifier ces critères de sélection en cliquant sur le bouton Sélectionner.

Chaque échéance peut être modifiée directement en saisie pleine page dans la table ou supprimée (bouton Supprimer). Il est également possible d’ajouter (bouton Ajouter) de nouvelles échéances, pour provoquer le paiement d'un acompte par exemple.

Pour affecter rapidement le bon à payer aux différentes échéances, vous pouvez soit le faire en cliquant à la souris dans la colonne Payer en regard de chaque échéance, soit en appuyant sur la touche F2 lorsque vous êtes positionné sur une échéance.

Chaque échéance comporte les zones suivantes :

• N° de tiers. Indiquez le N° du compte de tiers à régler. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un compte fournisseur. Sachez cependant que vous pouvez aussi indiquer un n° de compte général, ou un N° de compte client.
• Date. Il s’agit là de la date de facture. Elle est égale en général à la date de pièce de la facture d'origine.
• Date d'échéance.
• N° pièce. Il s'agit du n° de la facture à laquelle l'échéance correspond.
• Référence. Indiquez si nécessaire une référence facture ; cette référence sera elle aussi imprimée sur le titre de paiement.
• Libellé. Indiquez le libellé de la facture, ou tout autre libellé que vous voulez voir figurer sur le titre de paiement qui sera imprimé par la chaîne de règlement automatique. Ce libellé est obligatoire.
• Montant débit ou crédit – Code devise.  Indiquez le montant de l’échéance. Ce montant peut être saisi en devise si vous avez activé le module Devises. La contre-valeur en devise de référence du montant devise est affichée par le système dans un autre colonne située plus loin à droite ; cette contre-valeur est recalculée automatiquement chaque fois que vous modifiez le montant devise ou le code devise. Si le module Devises n’a pas été activé, seule les colonnes Débit et Crédit sont présentées, ces montants étant implicitement en devise de référence.
  Remarque : même si vous saisissez une échéance en devise, le cours devise n’est pas saisi ici. Une échéance en devise ne pourra être réglée, dans la chaîne de règlement automatique, que par un paiement de type Virement international. Et dans ce cas, lors de la comptabilisation du virement international qui est différée (elle peut se faire après l'émission du virement), vous devrez indiquer le cours devise à utiliser pour la comptabilisation du virement.
• Mode de paiement. Indiquez le mode de paiement souhaité pour l’échéance.
• Payer. Cette zone permet d'indiquer que l'échéance est « bonne à payer » ou pas. Seules les échéances « bonnes à payer » et ayant été affectées à une banque seront traitées par la suite lors de la comptabilisation automatique des règlements fournisseurs. Les échéances qui n'ont pas reçu le « bon à payer » restent en attente dans l'échéancier soit jusqu'à ce que ce bon à payer soit accordé ultérieurement, soit jusqu'à suppression pure et simple de l'échéance, directement par le bouton Supprimer de cette procédure, ou suite à un règlement manuel fournisseur.
• Banque. Il s'agit du code de la banque que vous souhaitez utiliser pour payer l'échéance en question.
  Seules les échéances « bonnes à payer » et ayant été affectées à une banque seront traitées par la suite lors de la comptabilisation automatique des règlements fournisseurs. Une échéance pour laquelle la banque n’a pas été indiquée reste en attente dans l’échéancier.
• Domiciliation fournisseur. Dans le cas d'un paiement par virement, vous pouvez sélectionner l'IBAN du fournisseur sur lequel le virement sera effectué. Le champ se présente sous la forme d'une liste déroulante de tous les IBAN du fournisseur. Une option supplémentaire Gérer les coordonnées bancaires dans la fiche tiers vous permet si nécessaire (et si vous y êtes autorisé) d'accéder à la fiche du fournisseur pour y ajouter un nouvel IBAN qui pourra ensuite être sélectionné ici.
• Fournisseur à payer. On peut indiquer ici un N° de fournisseur à payer, s’il est différent du tiers indiqué à l’invite N° de tiers. Cela permet de traiter le cas de l’affacturage. Ce fournisseur à payer sera vu comme une adresse de paiement par la chaîne de règlement automatique : la comptabilisation se fera toujours dans le compte indiqué à l’invite N° de tiers ; le N° Fournisseur à payer sera simplement utilisé pour renseigner l’adresse figurant sur le titre de paiement, et pour choisir l'IBAN destinataire du virement en cas de paiement par virement.
• Code trésorerie. Ce code est facultatif.

Au bas de l'écran, juste sous la table présentant les échéances, on dispose d'une première série de boutons agissant sur le contenu de la table :

• Ajouter pour ajouter une échéance (un acompte à régler par exemple) ou pour dédoubler une échéance déjà présente en plusieurs échéances distinctes.
• Supprimer pour supprimer une échéance
• Lister pour ouvrir la fenêtre de sélection (ou le calendrier pour une champ Date) correspondant à la ligne et la colonne courantes
• Consulter pour accéder à la consultation du compte mouvementé sur la ligne courante.

Sous cette première série de boutons, on trouve des données complémentaires relatives à la ligne courante dans la table : la raison sociale du tiers, le libellé du mode de paiement et éventuellement le libellé de la banque de paiement.

Côté droit, sous les totaux, le bouton Afficher Totaux Débit-Crédit permet d'alterner, pour l'affichage de ces totaux, entre un solde cumulé ou un total Débit-Crédit.

Enfin, tout en bas de la fenêtre, vous disposez d'une autre série de boutons :

• Imprimer, tout à gauche, pour lancer l'impression de l'échéancier fournisseur, qui reprendra les critères de sélection appliqués sur la fenêtre de gestion de l'échéancier.
• Réafficher, pour réappliquer les sélections courantes et recalculer tous les totaux, suite à des ajouts-modifications-suppressions d'échéances.
• Sélectionner, pour revoir la fenêtre de sélection présentée à l'ouverture de l'échéancier, et modifier vos critères de sélection.
• Comptabiliser, pour accéder à la fenêtre permettant de lancer la comptabilisation des règlements, en reprenant les critères de sélection appliqués dans cette fenêtre de gestion de l'échéancier.
• Fermer, pour fermer cette fenêtre de gestion de l'échéancier. Le système contrôle alors, pour chaque tiers pour lequel vous avez apporté une modification (création, modification ou suppression d’une échéance), que la somme des échéances restant dues dans l'échéancier est égale au solde du compte. Toute différence est signalée dans une fenêtre déjà décrite au début de ce chapitre.

Report des modifications de l'échéancier dans le compte fournisseur

En cas de modification dans l'échéancier fournisseurs des zones Date de facture, Référence facture, Date d'échéance et Code trésorerie, le système tente de reporter automatiquement les modifications dans le compte fournisseur, sur la facture d'origine. Pour cela, il recherche dans le compte tiers concerné, une écriture ayant le même N° de pièce, le même montant (en devise ou en devise de référence) et la même date d'échéance que l'échéance ayant été modifiée.
Cette recherche ne peut donc aboutir que si l'échéance modifiée correspond exactement au montant TTC d'une et une seule facture du même fournisseur, et que les dates d'échéance correspondent d'un côté et de l'autre.
Chaque fois qu'il s'agit d'une échéance correspondant à l'éclatement d'une facture ou au regroupement de plusieurs factures (montants donc différents), le report de la modification dans le compte tiers n'aboutira pas. Si on veut reporter cette modification dans le compte tiers, on peut le faire assez facilement en ouvrant la fenêtre de consultation du compte via le bouton Consulter depuis cette fenêtre de gestion de l'échéancier, en retrouvant dans cette fenêtre de consultation la ou les pièces d'origine et en les modifiant par l'option Modifier cette pièce du menu contextuel (clic droit sur l'écriture comptable).

Modifications de l'échéancier et lettrage ultérieur du compte fournisseur

Lors de la comptabilisation automatique des règlements fournisseurs, le lettrage du compte fournisseur se fait en rapprochant les échéances réglées prises dans l'échéancier fournisseurs avec les écritures du compte fournisseur. Le rapprochement se fait sur les critères N° de pièce, Date d'échéance et Montant (en devise ou en devise de référence). Si pour un fournisseur donné, il n'est pas possible de rapprocher chaque échéance réglée avec une écriture dans le compte fournisseur, le lettrage du compte fournisseur ne se fera pas. Cela sera le cas notamment chaque fois que l'on crée des échéances directement dans l'échéancier (Acomptes par exemple), ou si l'on modifie les montants dans l'échéancier pour provoquer un règlement partiel.

Gestion des dates de bon à payer

LDCompta peut gérer les dates des bons à payer, ce qui permet de sélectionner, dans cette fenêtre de gestion de l'échéancier et dans l'édition de cet échéancier, uniquement les bons à payer reçus depuis une date donnée, quand on coche l'option Ayant reçu le bon à payer.

Cette fonctionnalité est optionnelle ; elle n'est pas proposée par défaut. Pour l'activer, il faut créer ou modifier le paramètre programme nommé RGFMAJ :

• Position 2 : O pour activer la gestion des dates de bons à payer, toute autre valeur désactive cette option.
• Positions 3 à 5 : Délai (en minutes) entre 2 lancements du traitement de mise à jour des dates de Bon à payer.
  Valeurs possibles : de 0 à 999 minutes. La valeur conseillée est 005 pour que la mise à jour des dates de bons à payer ne soit faite que si la dernière mise à jour date de plus de 5 minutes.

Une fois cette option activée, chaque fois qu'on sélectionne l'option Ayant reçu le bon à payer, une fenêtre popup s'ouvre avec 2 options supplémentaires :

• Tous les bons à payer
• Bons à payer reçus depuis le avec une date à saisir, qui est par défaut la date du jour.

Si la première option est choisie, tous les bons à payer seront sélectionnés (comme lorsque l'option de gestion des dates des bons à payer n'est pas activée). Si c'est la deuxième option qui est choisie, seuls les bons à payer ayant une date de bon à payer supérieure ou égale à la date saisie seront sélectionnés.

Les dates des bons à payer sont enregistrées dans un fichier nommé Historique BAP XXX AAAAMMJJ.log (XXX étant le code société et AAAAMMJJ étant la date de création du fichier) stocké dans le répertoire des sous-répertoires de LDCompta, avec suppression automatique des fichiers datant de plus de 3 mois. Ce fichier contient une ligne par échéance ayant reçu le bon à payer, identifiée par le N° écriture (rubrique NECR de CPTRGF), suivie d'une tabulation et de la date (format AAAAMMJJ) à laquelle le bon à payer est détecté pour la première fois par le traitement mettant à jour ce fichier.

 Le traitement de mise à jour des dates de Bon à payer est lancé à chaque ouverture d'une des fenêtres de gestion ou édition de l'échéancier fournisseur, en prenant en compte la durée minimale entre 2 traitements (voir paramètre RGFMAJ plus haut).

Le traitement est également lancé à la fermeture de la fenêtre de gestion de l'échéancier fournisseur, pour prendre en compte les éventuelles mises à jour des Bons à payer effectuées depuis cette fenêtre.

Onglet Devises

Ce deuxième onglet n'apparait que si le module Devises est actif.

Il présente des cumuls qui tiennent compte des critères de sélection appliqués à l'ouverture de la fenêtre (ou modifiés après coup en cliquant sur le bouton Sélectionner) :

• en partie haute par code devise et mode de paiement.
• en partie basse par code devise, tous modes de paiement confondus.

Dans les deux cas, vous avez le total « global » et le total de seules échéances ayant reçu le bon à payer, le tout en devises et en devise de référence (euros).

Onglet Paiement

Cet onglet vous permet d'affecter le bon à payer et/ou la banque de paiement « en masse », c'est à dire sur l'ensemble des échéances préalablement sélectionnées, c'est à dire toutes celles qui apparaissent sur le premier onglet.

Pour cela, sélectionner :

• soit en partie gauche la modification à opérer sur le bon à payer
• soit en partie droite, la banque de paiement à affecter

sachant qu'on peut très bien réaliser les deux opérations simultanément. Puis cliquez sur le bouton Valider à bas de l'écran. LDCompta affiche alors le nombre d'échéances ayant été affectées par le traitement.

Onglet Report échéances

Cet onglet ne peut être affiché que si vous avez préalablement effectué une sélection par date d'échéance, et que cette date d'échéance maximale n'excède pas la date du jour plus 30 jours. Ce contrôle est conçu pour éviter de modifier des échéances trop lointaines.

Vous disposez sur cet onglet de deux pavés distincts.

Regroupement des échéances par date d'échéance

La partie haute permet de regrouper les échéances préalablement sélectionnées et qui apparaissent sur le premier onglet sur une, deux ou trois dates précises (par exemple, au 10, 20 ou 30 du mois). Cela est très utile quand on a des échéances calculées « en jours net », qui sont donc éparpillées sur tous les jours du mois. Pour les régler en automatique sans multiplier les paiements, et sachant que la chaîne de règlement automatique émet toujours un règlement distinct par mode de paiement, tiers et date d'échéance,  il est impératif de regrouper ces échéance sur une, deux ou trois dates (par exemple, le 10, le 20 et le 30 du mois).
Il suffit pour cela de renseigner une ou plusieurs des dates de cette partie haute, puis de cliquer sur le bouton Regrouper.
Notez que le simple fait de renseigner les dates vous donne un aperçu du nombre d’échéances qui vont être regroupées à cette date. Et sachez que ce regroupement n’est fait que par prorogation des échéances (décalage vers l’avant, jamais vers l’arrière).

Report des échéances débitrices

La partie basse de l’écran permet de reporter les éventuelles échéances débitrices (les avoirs) sur les échéances créditrices du même tiers, en tenant compte éventuellement du mode de paiement, de la banque de paiement et du fait que l’échéance a reçu ou pas le bon à payer.
On peut aussi tenir compte d’un nombre de jours maximum autorisé, en plus ou en moins, pour ce décalage d’échéance.

En opérant ainsi, on évite les oublis de déduction des avoirs, lorsque ceux-ci sont à des échéances distinctes des factures. Cela arrive principalement quand on a, pour certains tiers, des conditions de paiement à 30 jours net par exemple. Si l'avoir n'est pas émis à la même date que la facture à laquelle il se rattache, il aura une date d'échéance différente de la facture et ne sera donc pas automatiquement déduit de celle-ci en cas de paiement automatique. La seule façon pour qu'il le soit est de modifier l'échéance de l'avoir pour qu'elle soit identique à celle de la facture à laquelle il se rattache si celle-ci n'est pas déjà réglée, ou à une facture ultérieure sinon.