Cette procédure permet de clore un ou plusieurs journaux à une date donnée. L'intérêt de la clôture d'un journal est triple :

• Cela permet d'interdire toute nouvelle saisie d'écritures sur le journal en question en deçà de la date de clôture choisie, et de bloquer la modification des pièces comptables sur la période close, pour le cas où vous avez choisi l’option Toute modif. sur période non close à l’invite Mode de gestion des écritures provisoires de la Fiche société. Seules les données non comptables resteront modifiables sur ces pièces.
• Cela fait disparaître la mention PROVISOIRE qui apparaît dans le titre des journaux, balances et grands-livres, dès lors que les dates d’arrêté demandées pour ces états sont dans des périodes closes.
• Si vous avez demandé une centralisation pour le journal en question, la centralisation sur les grands-livres sera effective pour les périodes closes, sauf si vous décochez l'option Prise en compte des centralisations sur l'écran de lancement de l'édition.

La clôture d'un journal est immédiate : cela consiste simplement à mémoriser la date de dernière clôture de chaque journal. Aucun traitement supplémentaire n’est déclenché.

La procédure de clôture mensuelle des journaux est accessible depuis le menu Outils/Clôture mensuelle. La sélection des journaux à clore, et la saisie de la date de clôture des journaux se fait sur deux écrans distincts.

Écran de sélection des journaux à clore

Lors de l'appel de la procédure, c'est le premier écran qui est affiché. Sur cet écran, vous trouvez la liste des codes journaux existants dans votre dossier de comptabilité, en dehors des journaux de situation et d’abonnements, qui sont isolés en partie basse, ces deux journaux un peu particuliers n’ayant pas à faire l’objet de clôture.

Sélectionnez le ou les journaux dans la liste. Pour sélectionner plusieurs journaux, utilisez soit la touche Majuscule pour étendre votre sélection (clic sur le premier poste à traiter, puis clic sur le dernier poste à traiter en tenant la touche Majuscule enfoncée), ou la touche Ctrl pour ajouter à la sélection (clic sur un premier poste, puis clic sur les autres postes à ajouter à la sélection en tenant la touche Ctrl enfoncée). Vous pouvez aussi faire glisser la souris sur la liste en tenant le bouton gauche enfoncé.

Écran de saisie de la nouvelle date de clôture

Cet écran est affiché une fois que vous avez sélectionné un ou plusieurs journaux sur l'écran précédent et cliqué sur le bouton Clore. Sur la partie haute de l'écran, vous trouvez la liste des journaux que vous avez sélectionnés, avec pour chaque journal sa date de dernière clôture mensuelle. L'ordinateur affiche également suite à cette liste la date de clôture la plus récente trouvée dans cette liste.

Il vous faut saisir la nouvelle date de clôture pour les journaux sélectionnés. Cette date doit obligatoirement correspondre à une fin de mois, et doit être postérieure à la date de dernière clôture la plus récente. Une fois la nouvelle date de clôture saisie, validez par la touche Entrée ou le bouton OK.

Remarque : l'option Archiver le dossier en format ZIP, bien que toujours présente, n'a plus d'intérêt aujourd'hui. En cas de contrôle fiscal, c'est le fameux fichier « FEC » qui est exigé par la DGFiP en cas de contrôle fiscal, et non plus les données comptables en format CSV encapsulées dans un fichier ZIP.

Avertissements à l'ouverture d'un dossier comptable

Il y a deux types d'avertissement qui peuvent s'afficher à l'ouverture d'un dossier comptable.

Contrôle des clôtures mensuelles

Cet avertissement survient quand, pour un journal au moins, le nombre de mois non clos est supérieur au nombre de mois défini dans la Fiche société, dans le cadre Période ouverte en saisie de l'onglet Exercice. L'objectif est ici de vous encourager à réaliser des clôtures mensuelles très régulièrement.

Cette fenêtre d'avertissement peut facilement être refermée en cliquant sur le bouton OK ou en appuyant sur Entrée.

Contrôle de la clôture d'exercice

Cet avertissement survient quand le dossier comptable que vous tentez d'ouvrir comporte plus de 20 mois d'exercice, c'est à dire que la date de dernière clôture d'exercice est antérieure de plus de 20 mois à la date du jour, sachant que ce contrôle n'est pas fait pour les dossiers d'archives (exercices antérieurs) bien entendu.

L'objectif est ici de vous obliger à réaliser la clôture annuelle (clôture d'exercice) dans un délai « raisonnable », en principe quelques mois après la date effective de clôture. Et comme il s'agit là d'une obligation comptable, cette fenêtre d'avertissement ne peut pas être refermée aussi facilement que celle qui vous oblige à faire des clôtures mensuelles. Il y a tout d'abord une temporisation imposée de 10 secondes. Et ce n'est qu'après ce délai que vous pouvez refermer la fenêtre par la combinaison de touche volontairement complexe Majuscule Alt F12.