La ventilation analytique des lignes d’une pièce comptable répond à un certain nombre de règles définies à la mise en place du module analytique.

La première d’entre elles étant bien sûr d’avoir activé ce module Comptabilité analytique dans la fiche société.

De plus, lors de l'activation de ce module, on définit combien d'axes analytiques vont être utilisés : 1, 2 ou 3. Et pour chacun de ces axes, on définit le vocable à utiliser partout dans LDCompta : par exemple, Section sur l'axe1, Affaire sur l'axe 2, Destination sur l'axe 3.

Tous les fenêtres de LDCompta réagissent à cela :

• On ne voit que les champs correspondant aux axes retenus. Si on n'a défini qu'un seul axe, on n'a qu'un seul champ de saisie (une seule colonne) pour saisir la ventilation.
• Les intitulés du ou des champs sont ceux que vous avez choisi.

De plus, même si on a défini 2 ou 3 axes analytiques, la saisie sur ces axes supplémentaires n'est obligatoire qu'en fonction de la classe de compte (en général, on ne gère des ventilations analytiques qu'en classe 6 et 7), mais aussi des valeurs indiquées pour les axes de niveau inférieur.

Tout cela fait qu'il est difficile de documenter la saisie d'une ventilation analytique de façon précise, puisque cela dépend en grande partie des choix opérés dans le paramétrage de ce module analytique.

Ventilation analytique saisie directement sur une ligne de la pièce

Pour chaque ligne de la pièce :

• Si la ligne mouvemente un compte comptable ne supportant pas de ventilation analytique, toutes les zones relatives à l'analytique ne doivent pas être renseignées.
• Si la ligne mouvemente un compte comptable supportant une ventilation analytique, une ventilation doit être faite, par l’un des moyens suivants :

• Saisie des codes analytiques pour les 1, 2 ou 3 axes analytiques qui sont présentés, en tenant compte bien entendu du fait que la saisie de ces codes est attendue ou pas en fonction des valeurs renseignées pour ces codes justement.
  C’est le cas le plus simple. La ligne s’impute sur un seul code pour chacun des axes analytique où une saisie est nécessaire.
  Notez qu'en lieu et place d'un code analytique, on peut aussi le code d'une table de ventilation analytique. L'éclatement de la charge ou du produit en tenant compte de la table de ventilation se fera lors de la validation de la pièce seulement.
  Sachez également que pour chacun des axes analytiques, une ventilation par défaut peut être inscrite dans le plan comptable. Si c'est le cas, le code analytique sera automatiquement pré-renseigné en fonction du compte général.
  Enfin, une ventilation analytique peut aussi avoir été portée dans le canevas, si la pièce est saisie avec canevas (même si c'est peu fréquent).
• Si aucune ventilation analytique par défaut n’a été indiquée dans le plan comptable pour ce compte, et que vous n'en saisissez pas (ou que vous effacez la ventilation proposée par défaut), LDCompta ouvre une fenêtre saisie d’une ventilation analytique détaillée présenté ci-après.
  Cette fenêtre peut aussi être obtenue en cliquant sur le bouton Ventiler, et ce même si une ventilation est pré-renseignée. Cette dernière est alors ignorée.

Ventilation analytique détaillée

Cette fenêtre permet de ventiler une ligne de la pièce sur plusieurs lignes : par exemple, sur deux sections si l'axe analytique 1 se nomme Section. Il permet donc de décomposer la ligne de départ, qui restera unique en comptabilité générale, en autant de lignes analytiques que nécessaire. La seule contrainte étant bien sûr que la somme des lignes de ventilation analytique soit égale au montant de la ligne de départ. Au fur et à mesure de la saisie de ventilation, le montant restant à ventiler est présenté en partie basse de l’écran.

Pour chaque ligne de ventilation, vous devez renseigner les différents codes analytiques (comme dans le cas précédent d'une ligne unique, avec là-aussi possibilité de référencer des tables de ventilation) et un montant. Ce montant est pris implicitement avec le même sens débit – crédit que celui de la ligne saisie précédemment. Pour éclater une ligne de la pièce sur plusieurs sections avec tantôt des débits tantôt des crédits, il vous faut signer le montant sur écran. Un montant négatif sur l’une des lignes de la ventilation détaillée sera comptabilisé avec le sens inverse de celui choisi pour la ligne de la pièce.

On peut aussi saisir la ventilation sous forme de pourcentage du montant total à ventiler plutôt qu'en valeur « brute ». Deux modes opératoires sont possibles :

• Soit une saisie réalisée directement en pourcentage : cliquez pour cela sur le bouton Pourcentage proposé en bas à gauche. Ce bouton est alors renommé Montant et permet si nécessaire de revenir au mode de saisie par défaut « en montant ».
• Soit au travers du champ de saisie Calculette disponible pour tous les champs de type Montant mais qui dans cette fenêtre particulière propose 2 modes complémentaires :
• Si dans le champ de saisie du montant, on appuie directement sur la touche % (même si le clavier n'est pas en majuscule), la petite fenêtre de saisie de la formule de calcul apparait et celle-ci est pré-renseignée par <Montant total à ventiler> * %, le curseur étant placé juste avant le caractère %. Il n'y a donc plus qu'à saisir le pourcentage souhaité et à frapper sur la touche Entrée ou Tabulation pour calculer l'expression. La valeur résultante est alors retournée dans la zone Montant de départ où l'on avait frappé la touche %.
• On peut aussi saisir une valeur dans la zone Montant avant de frapper la touche %. La formule de calcul sera alors pré-renseignée par <Montant total à ventiler> * <Valeur saisie>%, <Valeur saisie> étant sélectionné (en bleu) au cas où l'on veuille la modifier. Mais à ce stade, il n'y a en principe plus qu'à appuyer sur Entrée ou Tabulation pour calculer l'expression et retourner le résultat.

Autre méthode alternative qui fonctionne : dans le champ de saisie du montant, on frappe la touche = pour ouvrir la petite fenêtre de saisie d'une formule. Et dans cette fenêtre, on saisit directement le pourcentage souhaité suivi du caractère % avant d'appuyer sur Entrée ou Tabulation pour calculer l'expression et retourner le résultat. Dans ce cas de figure, le système applique le pourcentage souhaité sur le montant total à ventiler même si celui-ci n'a pas été explicitement indiqué dans la formule.

Dès lors que vous avez ventilé entièrement la ligne de départ, c’est à dire que la somme des lignes de ventilation est égale au montant de la ligne de départ, le simple fait d’appuyer sur la touche Entrée ou d’utiliser le bouton OK valide l’ensemble de la ventilation détaillée. Vous revenez alors à l’écran de saisie des lignes de la pièce, la ligne courante de la pièce est validée.

Cela est mis en évidence par la mention VENTILÉ qui apparait en lieu et place du premier code analytique. Pour revoir cette ventilation ou même la corriger, cliquez sur le bouton Ventiler.

Remarque : si cette fenêtre est validée avec une seule ligne de ventilation, cette ligne est directement « remontée » sur la ligne de la pièce. Il n'y a pas la mention VENTILÉ. Tout se passe comme si la ventilation analytique avait été faite directement sur la ligne, sans passer par la fenêtre de ventilation détaillée. Mais vous pouvez dans ce cas aussi cliquer sur le bouton Ventiler pour retourner compléter cette ventilation après coup.

Si en cours de saisie de la ventilation détaillée, vous choisissez d’abandonner la saisie de la ventilation par le bouton Annuler :

• Si vous étiez en train de créer la ventilation analytique d'une nouvelle ligne pour la pièce, vous revenez à l’écran précédent, dans la saisie de la ligne courante qui n’a toujours pas été validée. Vous devez donc compléter la ventilation analytique au niveau de la ligne, ou modifier le compte général, ou encore abandonner la saisie de cette pièce.
• Si vous étiez en modification d'une ventilation analytique (la fenêtre avait été ouverte en cliquant sur le bouton Ventiler alors qu'une ventilation était déjà présente), toute modification faite dans cette fenêtre est perdue. La ventilation analytique que l'on avait lors du clic sur le bouton Ventiler reste inchangée.

Autres options dans cette fenêtre

Le bouton Supprimer permet de supprimer une ligne de ventilation saisie antérieurement.
En tenant la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton Supprimer, on peut effacer la ventilation entière (toutes les lignes) après confirmation.

Le bouton Contrepartie permet d'appliquer, sur la ligne en cours de saisie, le montant permettant de ramener à zéro le reste à ventiler (celui qui apparait en orange au bas de la fenêtre).