6.3.3 Principaux codes calcul rubriques
Ce code calcul est utilisé pour certaines catégories de salarié où le plafond n'est pas mensuel (comme dans l'immense majorité des cas), mais fonction de la rémunération journalière. Les plafonds journaliers sont à renseigner dans la table Assiettes forfaitaires du menu Gestion.
La rubrique utilisant le code calcul 17 va déclencher le calcul du plafond journalier (cumul PLAFJO), en parcourant la table des assiettes forfaitaires, compte-tenu de la rémunération journalière observée sur la ligne de bulletin en question, sachant que la rémunération journalière est prise dans la colonne Taux si l'unité de la rubrique est Jour, dans la colonne Montant sinon. Dans le premier cas (unité Jour), le plafond journalier récupéré dans la table des assiettes forfaitaires compte-tenu de la rémunération journalière observée dans la colonne Taux est multiplié par le nombre de jours (colonne Nombre), puis sommé dans le cumul PLAFJO. Dans le second cas (unité autre que Jour), chaque élément variable et donc chaque ligne bulletin qui en découle est considérée comme une journée rémunérée. Si on rémunère 3 jours, il faut saisir 3 éléments variables. Le plafond journalier qui en résulte sera la somme des 3 plafonds journaliers calculés distinctement ligne par ligne, compte-tenu du fait que la rémunération journalière peut dans ce cas varier d'un jour à l'autre.
Dès lors que le cumul Plafond journalier PLAFJO est renseigné pour un salarié est un mois donné, c'est ce cumul qui est utilisé pour toutes les cotisations plafonnées, en lieu et place du plafond de sécurité sociale mensuel habituel (constante générale BASESS), sans aucune autre altération (pas de proratisation pour temps partiel, pour entrée-sortie dans le mois...).
Principe du prorata : Si Taux >= Montant, alors Montant = Nombre. Sinon, Montant = Nombre * Taux / Montant
Remarque : le prorata ne se fait ici que si le montant et le taux sont tous les deux strictement positifs.
Remarque : même chose que le code 21, mais le prorata est aussi fait si le taux est négatif. En revanche, le montant doit être strictement positif.
Ce code calcul est principalement utilisé pour les proratas nécessaires au calcul du SMIC mensuel qui entre en jeu dans les différentes réductions de charge.
Ce code calcul permet de forcer le plafond de sécurité sociale ; il est utilisé par la rubrique 5950 (dans le plan de paye standard LDZ, mais ce numéro 5950 n'est pas « figé », ce qui importe, c'est le code calcul 25). L'idée est la suivante : dans la colonne Nombre de l'élément variable faisant référence à la rubrique 5950, on saisit le nombre de jours calendaires à utiliser pour proratiser le plafond de sécurité sociale.
Via ce code calcul 25, ce nombre va forcer un mode de calcul du plafond de sécurité sociale : plutôt que d'appliquer un prorata pour temps partiel (le cas échéant) et un prorata pour entrée/sortie en cours de mois ou absences non rémunérées, le plafond du mois sera calculé par la règle Plafond SS mensuel * Nombre / Taux (sachant que si la colonne Taux de l'élément n'est pas renseigné, le code calcul 25 initialise ce taux avec une valeur correspondant au nombre de jours du mois de paye courant).
Qui plus est, si le plafond calculé comme indiqué ci-dessus donne une valeur inférieure à deux, on ramène ce plafond à zéro. C'est la façon la plus simple de forcer un plafond nul pour le mois courant. Pour y arriver, il suffit de saisir la valeur 0,01 en nombre de jours : le plafond calculé pour un mois de 3 jours est dans ce cas de 3428 / 30 x 0,01 = 1,14, donc inférieur à deux, donc ramené à zéro.
C'est un mode de calcul qui est spécifique aux concierges et gardiens d'immeubles. Les valeurs portées dans les colonnes Nombre et Montant de la ligne de bulletin référençant un code calcul 26 sont proratisés en cas d'entrée-sortie dans le mois, non pas au 30ème ou au nombre de jours calendaires du mois, mais par le ratio Nombre de jours de présence du mois en excluant les dimanches / 26.
De plus, il est possible de forcer ce ratio en saisissant un élément variable sur une rubrique dont le numéro est repéré par la constante générale *PR26E. Dans ce cas, le ratio sera (Nombre / Taux) observé sur élément variable, à condition que ces nombre et taux soient tous deux non nuls.
Les règles de proratisation du plafond de la sécurité sociale ont changé en 2018. Avant 2018, on ne pouvait proratiser le plafond que pour un salarié entré ou parti dans le mois. Depuis 2018, on peut aussi proratiser le plafond en cas d'absence non rémunérée dans le mois. Les codes calcul rubriques qui permettent de réaliser un prorata sur la présence ont donc évolué à cette occasion. Les règles exactes de proratisation du plafond mensuel de la Sécurité sociale sont décrites au chapitre 11.3 Calcul des planchers-plafonds de cotisation.
Les codes calcul [13] et [23] prennent en compte les absences non rémunérées, celles ayant été paramétrées pour réduire le plafond (champ Réduction du plafond SS sur l'onglet Calcul de la fiche Rubrique), en plus des entrées-sorties dans le mois.
Les codes calculs [47] et [48] sont équivalents aux codes calcul [13] et [23], avec pour seule différence le fait qu'ils ne tiennent pas compte des éventuelles absences ayant entraîné une réduction du plafond de sécurité sociale. En fait, ils fonctionnent comme les codes calcul [13] et [23] avant 2018.
Deux modes de calculs sont possibles pour calculer des primes d’ancienneté. Dans les deux cas, il s’agit de primes calculées en pourcentage, le pourcentage étant déterminé à partir de la classe d’ancienneté du salarié et de sa date d’ancienneté (ou date d’entrée à défaut de date d’ancienneté).
Ce qui distingue les deux modes de calcul est la base sur laquelle va s’appliquer le pourcentage ainsi déterminé.
Pour le premier mode de calcul de l’ancienneté, correspondant aux codes calcul 01 et 91, le pourcentage s’applique sur une base brute. Pour cela, vous devez faire en sorte que la colonne Nombre ou base de la rubrique Prime ancienneté soit alimentée par un cumul, ce cumul devant être servi par toutes les rubriques intervenant dans la base ancienneté : salaire de base, heures supplémentaires…
Pour le second mode de calcul de l’ancienneté, correspondant aux codes calcul 02 et 92, le pourcentage s’applique sur un salaire minimum catégoriel. Ce salaire minimum provient de la table Classification professionnelle, et peut donc varier d’un salarié à l’autre ; il suffit de renseigner correctement la zone Classification dans la fiche de chaque salarié. Sachant que le salaire minimum enregistré dans la table Classification professionnelle correspond à un mois plein, celui-ci est proratisé en fonction du nombre d’heures réellement effectuées par le salarié. Pour cela, le système effectue une règle de trois :
Montant = (Salaire minimum * Nombre / Horaire de base entreprise) * Pourcentage ancienneté
Il faut donc faire en sorte que la colonne Nombre ou base de la rubrique Prime ancienneté soit alimentée par un cumul représentant le nombre d’heures effectuées par le salarié dans le mois. Ainsi, la prime d’ancienneté peut être majorée s’il y a des heures supplémentaires, ou minorée en cas d’absence.
Attention : le mode décrit ici pour les deux codes calcul 01 et 02 correspond au cas où c’est la prime d’ancienneté qui varie en cas d’absence ou d’heures supplémentaires ; c’est le type de paramétrage qui est livré dans le dossier de démonstration de LDPaye. Dans certains cas, on souhaite un autre mode de fonctionnement. La prime d’ancienneté ne doit pas varier en cas de variation du nombre d’heures effectuées, mais le paiement des heures supplémentaires ou des heures d’absences doit se faire avec un taux incluant le montant de la prime d’ancienneté. Il faut alors revoir le paramétrage livré en standard, déplacer la rubrique Prime ancienneté pour qu’elle se situe avant toutes les rubriques susceptibles de faire varier le nombre d’heures du mois, intercaler une rubrique qui va calculer un taux horaire ancienneté comprise, puis utiliser ce taux pour valoriser toutes les rubriques ayant l’unité Heure.
Remarque : les deux codes calcul 91 et 92 sont utiles pour certaines catégories de salariés qui bénéficient de deux primes d’ancienneté. Le fonctionnement de ces deux codes 91-92 est identique aux codes 01-02 respectivement, avec pour seules différences :
A savoir : une année d'ancienneté est considérée acquise si le jour de départ (jour de la date d'ancienneté dans ce cas, ou de la date d'ancienneté 2) est inférieur ou égal au jour « seuil », qui est donné par la constante générale *JRANC. La valeur de cette constante générale peut être renseignée directement sur l'onglet Calcul de la fenêtre des paramètres généraux, à l'invite Jour déclencheur d'une année d'ancienneté.
Exemple : un salarié a comme date d'ancienneté le 16/01/2022. Si le jour seuil est 15, sa première année d'ancienneté sera acquise en février 2023. Si le jour seuil est 31, sa première année est acquise dès janvier 2023 (dès qu'on est dans le mois anniversaire de la date d'ancienneté).
Le code calcul 89 permet de calculer un nombre de jours de présence sur une période donnée.
Le calcul d'une ligne bulletin référençant ce code calcul 89 se déroule ainsi :
Le calcul des jours de présence va donc être effectué sur une période de n mois (n étant fixé par le Montant), période qui s'arrête à la date fixée par la colonne Taux, et limitée éventuellement (pour ce qui est du début de période) par la valeur observée dans la colonne Nombre.
Exemple : si on veut, sur un mois donné, calculer le nombre de jours de présence sur les 3 derniers mois encadrés par la date d'entrée du salarié et la date de fin du mois précédent le mois du calcul, on fera en sorte que Nombre = 1, Taux = 0, Montant = 3.
Après calcul, on obtient dans la colonne Nombre le nombre de jours de présence de la période demandée. Il s'agit d'un nombre de jours calendaires écoulés entre les dates début et fin de période calculées comme indiqué ci-dessus, qui ne tient aucun compte des éventuelles absences sur cette période.
Le code calcul 90 permet de calculer de façon simple un nombre de mois d’ancienneté. A partir de ce nombre de mois, il est ensuite facile de déclencher l’acquisition de jours de congés ancienneté.
Pour calculer ce nombre de mois d’ancienneté, il faut créer une rubrique avec :
Lors du calcul, selon la valeur reçue dans la colonne Taux, le système utilise comme date de départ :
Après calcul, on obtient les valeurs suivantes :
Le mois de paye en cours est considéré comme mois anniversaire si le nombre de mois d'ancienneté calculé est multiple de 12. Selon le paramétrage choisi pour le jour seuil, ce mois peut être égal au mois de la date de départ, ou au mois suivant.
Exemple : Date d’ancienneté d’un salarié 20/11/2022
Calcul de la paye avec Jour seuil = 15 : le mois anniversaire sera Décembre
Calcul de la paye avec Jour seuil = 99 : le mois anniversaire sera Novembre
Les codes calcul 03, 04, 05 et 06 permettent de valoriser les journées de congés payés, soit en cas de prise de congés, soit pour solder ces congés en cas de départ. Le mode de calcul des indemnités de congés payés est décrit en détail au chapitre 11.4 Calculs relatifs aux congés payés.
Les codes calculs 08=Provision CP en cours, 09=Provision CP échus, 12=Provisions autres CP et 10=Provision Charges sociales sur CP sont également décrits au chapitre 11.4 Calculs relatifs aux congés payés.
Le code calcul 07 permet d’assurer un maintien de salaire. Ce maintien est fonction de la zone Maintien du salaire de la fiche salarié (onglet Bulletin), qui peut prendre trois valeurs : Pas de maintien de salaire, Moyenne des douze derniers mois de salaire, Moyenne des trois ou douze derniers mois (la plus avantageuse).
Pour mettre en œuvre un calcul de maintien de salaire, vous devez :
Le code calcul 18 permet d’alimenter le montant d’une rubrique par le coefficient issu de la classification professionnelle du salarié. Ce code calcul peut être mis à profit dans le cas des payes basées sur des nombres de points.
Le code calcul 19 permet d’alimenter le montant d’une rubrique par le salaire minimum catégoriel. Ce salaire minimum est défini dans la table Classification professionnelle. C’est celui qui est utilisé notamment dans le calcul des primes ancienneté basées sur un salaire minimum.
Les codes calcul 27, 28 et 29 sont utilisés pour les saisies sur salaire. Le barème des saisies est à maintenir chaque année, via l'option de menu Gestion/Barème des saisies sur rémunérations. Le mécanisme des saisies sur salaires est décrit en détail dans une fiche-info disponible ici.
Les codes calcul 81 à 88 sont utilisées pour calculer le coefficient de la réduction générale de cotisations patronales (la réduction appelée anciennement Fillon). Ils fonctionnent tous sur le même principe, ce qui les différencie, c'est le nom des constantes générales qui sont utilisées dans le calcul du coefficient de la réduction : RFCOFx, RFLIMx dans le cas général, RFZFUx dans le cas d'une réduction ZFU, RFOMRx, RFOMSx et RFANLx dans le cas des réductions outre-mer. Pour tous ces noms de constantes, la lettre x est un chiffre compris entre 1 et 8 ; il correspond au 2ème chiffre du code calcul. Le fait de disposer de 8 codes calculs (81 à 88) permet dans un même plan de paye de configurer plusieurs types de réduction : réduction générale avec les deux cas de figure selon que l'effectif est inférieur à 50 salariés ou pas, réduction ZFU, réduction outre-mer (sachant que pour l'outre-mer, il y a plein de situations différentes, selon la localisation géographique, l'effectif de l'entreprise...).
Le calcul de ces différentes réductions est détaillé dans une fiche-info disponible ici.
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