Tous les états de ce type sont lancés depuis le menu Traitements mensuel/Journaux standards. Pour créer, modifier ou supprimer un état de ce type, il faut utiliser l’option de menu Plan de paye/Configurer les journaux de paye/Journaux standards.

Cet état-type permet de créer tout état sur lequel on veut une ligne par salarié, avec des informations en colonne provenant des bulletins de paye. C'est le cas par exemple des journaux de paye classiques, ou pour chaque salarié, on pourra choisir d'inscrire les cumuls les plus importants (Base mensuelle, Primes, Bruts, Cotisations, Nets...).

On peut également utiliser cet état-type si l'on souhaite simplement cumuler ces mêmes éléments en fonction de certains critères de regroupement et de sélection.

Lancement d'une édition de type Journal standard

Dans la fenêtre de lancement de l'édition, sélectionner l'état à imprimer. Vous pouvez lancer plusieurs états simultanément, en effectuant une sélection multiple dans la liste de journaux. Pour effectuer une sélection multiple, tenez la touche Ctrl appuyée tout en cliquant à la souris sur les différents journaux à imprimer.

En partie basse de cette fenêtre, on dispose d’options complémentaires :

• La période à imprimer. Le système propose par défaut le mois de paye en cours. Mais on peut demander un mois antérieur, ou même une période couvrant plusieurs mois. Dans ce dernier cas, deux cas peuvent se présenter :
• Le journal sélectionné ne fait référence, dans le mode d’alimentation des différentes colonnes de l’état, à aucun cumul salarié ou cumul cotisation (cas par exemple où l’état est basé sur l’extraction de lignes bulletins uniquement). On peut alors choisir entre une impression, pour chaque salarié, d’une ligne par mois, ou au contraire opter pour la formule une seule ligne de cumul pour la période demandée, selon que l'on coche ou pas l'option Impression d'une ligne par mois.
• Le journal sélectionné fait référence, dans le mode d’alimentation des différentes colonnes de l’état, à un cumul salarié ou un cumul cotisation. Seule la première formule est possible : l’impression, pour chaque salarié, d’une ligne par mois. Si vous ne cochez pas l'option Impression d'une ligne par mois, un message vous signalera que l'impression du journal en question dans ce mode est impossible.

Si l’on choisit la formule Impression d’une ligne par mois, pour chaque salarié, on va trouver une ligne pour chaque mois pour lequel il existe des données à imprimer, suivie d’une ligne de totalisation pour la période demandée.

• Mode de gestion du critère de tri et la sélection. Ce mode définit comment extraire le critère de tri ou de sélection de chaque salarié, par exemple le code établissement si l’état est trié par établissement. 3 options sont offertes :
• La dernière situation connue
• La situation connue à la date d’arrêté de l’état
• La situation associée à chaque bulletin de paye. Attention : dans ce dernier cas, un même salarié peut figurer à plusieurs endroits sur l’état, si du fait d’un changement de situation au cours de la période demandée, le salarié a des critères différents d’un bulletin à l’autre. C’est cette dernière option qui est proposée par défaut ; c’est celle qui est le reflet exact de ce qui s’est fait dans le temps, surtout lorsqu’on réimprime un état d’une période de paye antérieure.
• Bouton Autres sélections. Il ouvre une fenêtre complémentaire permettant de filtrer les salariés sur les critères les plus fréquemment utilisés : Établissement, Service, Profil Rubrique ou Cotisation, Code AT, Code statistique, Mode de règlement. Ce filtrage vient en plus de celui ayant été éventuellement défini dans la configuration du journal, et il est réalisé en tenant compte lui-aussi du choix opéré à l'invite Mode de gestion du critère de tri et la sélection ci-dessus.
  Lorsqu'une telle sélection est demandée, elle est rappelée en haut à gauche de chaque page de l'état.

En plus de toutes les options d’impression habituelles, on dispose au bas de cette fenêtre d’un bouton particulier Ouvrir .xlsx. Il permet d'obtenir les données de l'état directement dans un classeur Excel, sous une forme immédiatement exploitable.

Enfin, le bouton Configurer permet d'accéder en un clic à la configuration au journal sélectionné dans la liste en partie haute de l'écran (si et seulement si un seul journal est sélectionné), configuration décrite en détail ci-après.

Configuration d'une édition de type Journal standard

Cette procédure, accessible par le menu Plan de paye/Configurer les journaux de paye/Journaux standards, permet de configurer les différents états à imprimer de la forme « Journaux standards ».

La première fenêtre présente la liste des états déjà définis. Il est possible de modifier ou supprimer un état existant, ou d'en créer un nouveau, éventuellement par copie d’un état existant. On peut aussi Exporter/Importer la définition d'un journal, via les boutons situés en bas à gauche, ce qui permet par exemple de copier la définition d'un journal entre deux environnements (répertoires) de paye distincts.

La définition d'un état (création ou modification) se fait sur 3 onglets.

Onglet Propriétés

Il comporte les champs suivants :

• Nom du journal. Choisissez le nom qui permettra d'identifier cet état, sur 10 caractères maximum.
• Titre du journal. C'est le titre qui sera repris en tête de toutes les pages de l'état. Il est possible d'utiliser la chaîne de caractère *PERIO pour faire figurer la période de paye en cours dans le titre, au moment de l'exécution. Par exemple, le titre JOURNAL DE PAYE DU MOIS *PERIO donnera, lors de l'exécution de cet état en Janvier 2022 JOURNAL DE PAYE DU MOIS 01/2022.
• Critère de tri majeur. Ce critère doit être choisi parmi ceux qui vous sont proposés, c'est à dire :
• Code statistique 1, 2 ou 3
• Code établissement
• Code établissement et service
• Code profil rubrique
• Code profil cotisation
• Code paramètre horaire
• Axe analytique 1, 2 ou 3
• Critère de tri mineur. On a le choix entre un ri par N° matricule ou par Nom des salariés.
• Saut de page sur rupture. Cochez cette option si vous désirez un saut de page à chaque changement de valeur du critère de tri indiqué à l'invite précédente. Par exemple, si vous avez choisi le critère de tri Code établissement et service, il y aura saut à une nouvelle page pour chaque service. L'état peut donc ensuite facilement être ventilé par service.
• Édition détaillée. Cochez cette option si vous désirez la liste complète de tous les salariés, avec un total pour chaque valeur du critère de tri indiqué. Décochez cette option si vous ne désirez que les totaux pour chaque valeur du critère de tri, sans le détail salarié par salarié.
• Critère de sélection. Choisissez un critère dans la liste qui vous est proposée :
• Tous les salariés
• Tous les salariés présents
• Tous les salariés payables
• Au moins une colonne renseignée. Dans ce cas, seuls les salariés ayant au moins une colonne non nulle parmi les 13 colonnes définies sur le 2ème onglet seront sélectionnés.
• Expression de sélection. Dans ce cas, il faut saisir l'expression de sélection à l'invite suivante.
• Fonction personnalisée. Dans ce cas, il faut indiquer le nom de la fonction personnalisée à appeler (voir ci-après).
• Expression de sélection. Cette zone ne doit être renseignée que si vous indiquez Expression de sélection à l'invite précédente. L'expression doit respecter la syntaxe du langage Windev de PCSoft. Il est possible de sélectionner à partir de la plupart des données figurant dans la fiche salarié, ou figurant sur l'état (une des 13 colonnes de l'état).
  Exemples d'expression de sélection :

PEPERS.NSS1 = "1" et PEPACT.CETB = "02"

Sélection des salariés du sexe masculin (Zone NSS1 = première position du N° sécurité sociale), et appartenant à l'établissement 02

Montant[1] > 10000 ou Montant[2] > 2000

Sélection des salariés ayant un montant en colonne 1 supérieur à 10.000, ou un montant en colonne 2 supérieur à 2000.

Pour connaître la liste de toutes les zones du fichier Personnel (PEPERS) utilisables dans l'expression de sélection avec leur signification, vous pouvez utiliser l’outil Conversion de données en format texte.

• Fonction personnalisée. Ce champ n'est présenté que si on a indiqué Fonction personnalisée à l'invite Critère de sélection. Faire appel à une fonction personnalisée permet d'aller au-delà de ce qu'on peut avec une expression de sélection, qui est limitée à 256 caractères. La fonction personnalisée appelée pour sélection doit renvoyer une valeur numérique : le salarié sera sélectionné si et seulement si la fonction renvoie une valeur non nulle. Dans cette fonction personnalisée, on peut faire appel (comme c'est le cas dans l'expression de sélection) aux variables :
• Présent : est à Vrai si le salarié a au moins une situation dans la période demandée pour le journal
• Payable : est à Vrai si le salarié est payable sur au moins une des situations de la période demandée pour le journal
• Montant : tableau des 13 montants qui ont été calculés pour le salarié.

En sus, on peut utiliser tous les champs des fichiers PEPERS-Salariés et PEPACT-Situations salariés. Attention toutefois à ce dernier fichier PEPACT : la situation sur laquelle on se trouve au moment de l'appel de la fonction de sélection dépend de ce qui est choisi au lancement de l'état : dernière situation connue, situation à la date d'arrêté de l'état ou situation de chaque bulletin.

• Fichier source pour édition. Cette zone permet de sélectionner le programme d'édition qui doit être utilisé pour imprimer l'état. A ce jour, il existe 4 programmes d'édition possibles fournis en standard dans le logiciel. Cette liste peut être enrichie, ou complétée par des programmes spécifiques, à développer avec l’outil WDEtat de PCSoft, pour répondre à un besoin qui vous est propre.
  Valeurs possibles à ce jour :
• Non renseignée, ou Jouseta1.wde : L'édition comporte une colonne pour le n° matricule, une colonne pour les noms et prénoms du salarié, puis les 13 colonnes pouvant être définies sur le 2ème onglet.
• Jouseta2.wde : L'édition comporte une colonne pour le n° matricule, le nom et prénom, le nom de jeune fille, le code situation familiale, le nombre d'enfants, les dates d'entrée et de sortie, puis les 9 premières colonnes parmi les 13 pouvant être définies.
• Jouseta3.wde : Même principe que ci-dessus, mais on utilise 3 lignes par salarié, avec pour chaque salarié, le n° matricule, le nom et prénom, l'adresse complète, le nom de jeune fille, le n° de sécurité sociale, les dates d'entrée et de sortie, puis les 9 premières colonnes parmi les 13 pouvant être définies.
• Jouseta4.wde : Même forme d'édition que le journal standard Jouseta1.wde, mais on utilise un espacement plus important pour les lignes salariés. Ce type d’état peut être pratique si l’on veut l’utiliser comme support de saisie ; l’état est imprimé en début de période de paye, diffusé aux chefs de service qui vont compléter à la main les différentes colonnes de l’état, celui-ci étant ensuite utilisé comme support pour la saisie des éléments variables en fin de mois.

Onglet Colonnes

Sur ce 2ème onglet, on trouve une table comportant 13 lignes, chacune de ces 13 lignes permettant de définir le contenu qui sera imprimé dans l'une des 13 colonnes de chiffres de l'état. Pour définir une colonne, ou pour modifier une colonne déjà définie, pointez la ligne correspondante, saisissez éventuellement le libellé souhaité qui figurera en tête de la colonne sur chacune des pages du journal, puis cliquez sur le bouton Gérer.

Une fois toutes les colonnes définies, revenez sur l’onglet Propriétés et validez par le bouton OK pour enregistrer la configuration de cet état.

Lorsque l’on utilise le bouton Gérer pour une colonne donnée, on doit définir la façon dont cette colonne sera alimentée lors de l'exécution de l'état. L'alimentation d'une colonne d'état peut se faire à partir d'une constante (générale ou salarié), d'un cumul salarié, d'un cumul de cotisation, d'une somme de lignes de bulletins (cas le plus fréquent) ou encore d'une valeur spécifiée « en dur ». Il est possible également de combiner plusieurs de ces éléments dans une même colonne, avec les opérateurs arithmétiques classiques (addition, soustraction, multiplication, division).

L'écran permettant de définir une colonne d'état présente donc la liste des éléments constituant de la colonne. Cette liste peut être modifiée de façon habituelle, par les boutons Créer, Modifier, Supprimer. Lors de la création ou de la modification d'un poste dans cette liste, un écran de saisie vous permet de sélectionner l'élément à extraire dans la base de données. Cet écran comporte les informations suivantes :

• N° d'ordre. Cette zone permet de définir l'ordre dans lequel les opérations d'alimentation seront exécutées. Cet ordre n'a d'importance que lorsque la colonne est alimentée par plusieurs éléments, en combinant des opérateurs autres que l'addition et la soustraction (Voir invite Opérateur ci-après).
• Nature alimentation. On dispose d’une zone Type, suivi d'une zone où selon ce qui a été choisi à l'invite Type, on doit indiquer le nom de la constante ou du cumul, le numéro de la rubrique ou cotisation ou encore la valeur « en dur » souhaitée.
• Nature du cumul cotisation. Cette zone ne peut être renseignée que si l'on a choisi Cumul cotisation à l'invite précédente. Il faut alors indiquer quelle zone sélectionner pour ce cumul de cotisation, parmi celles qui sont possibles (Brut, Brut abattu, Plafond, Plancher, Base, Retenue salariale, Retenue patronale, ...).
• Colonne à sommer. Cette zone ne peut être renseignée que si l'on a choisi Ligne de bulletin à l'invite précédente. Il faut alors indiquer quelle colonne du bulletin il faut sommer : Nombre (équivalent à base dans le cas d’une ligne bulletin correspondant à une cotisation par exemple), Taux, Montant, Taux patronal, Montant charge patronale.
• Cumul mensuel, annuel... Cette zone ne peut être renseignée que si l'on a choisi Cumul salarié, Cumul cotisation ou Ligne de bulletin à l'invite Nature alimentation.
• Cas d'un cumul salarié : la valeur Mensuel permet de récupérer la valeur du cumul pour le mois concerné. S'il y a plusieurs bulletins dans le mois, ce sera la somme des valeurs observées sur ces différents bulletins. La valeur Annuel permet de récupérer la dernière valeur figurant sur un bulletin d'un mois antérieur ou égal au mois demandé.
• Cas d'un cumul cotisation : la valeur Annuel permet de récupérer la dernière valeur (cumulée donc) figurant sur un bulletin d'un mois antérieur ou égal au mois demandé. La valeur Mensuel permet de récupérer la valeur du cumul pour le mois concerné, par différence entre le cumul à cette fin de mois moins le cumul à fin du mois précédent (si ce mois précédent fait partie du même exercice social ou fiscal, selon la cotisation).
• Cas d'une ligne de bulletin : Si l'état est demandé pour un mois seulement, la valeur Mensuel permet de récupérer la somme des valeurs des lignes de tous les bulletins du mois concerné ; la valeur Annuel permet de récupérer la somme des valeurs des lignes de tous les bulletins du premier mois de l'exercice au mois d'arrêté demandé. Si l'état est demandé pour une période de plusieurs mois, et que l'option Impression d’une ligne par mois n'est pas cochée, les deux valeurs Mensuel ou Annuel donnent le même chiffre : la somme des valeurs des lignes de tous les bulletins de la période demandée.
  On peut également, en sélectionnant les autres options offertes dans cette liste déroulante, obtenir la valeur mensuelle d’un mois antérieur au mois de l’arrêté indiqué au lancement du journal. Cela permet par exemple de faire figurer sur un même journal les bruts de 3 mois successifs. Il suffit d’indiquer Mois Fin période demandée dans la première colonne, puis de renseigner le même mode d’alimentation dans deux autres colonnes de l’état, en choisissant cette fois les valeurs Mois Fin période demandée – 1 et Mois Fin période demandée – 2. De la même façon, on peut obtenir dans une même colonne de l’état le brut d’un trimestre, en alimentant cette colonne trois fois avec le montant de la rubrique correspondant au brut mensuel (5900 en standard), mais en changeant chaque fois la valeur à cette invite comme décrit ci-dessus.
• Opérateur. Choisissez l'un des opérateurs possibles (Addition, Soustraction, Multiplication, Division).
  Pour les opérateurs non commutatifs (division) ainsi que dans le cas où l'on a plus de 2 opérandes avec des opérateurs différents, les opérations sont réalisées dans l'ordre fixé par le N° d'ordre. Aucune règle de priorité des opérateurs entre eux ne joue pour ce calcul, t il n'y a pas de possibilité de forcer un calcul par l'équivalent d'un parenthésage.
  Exemple : si on a 3 opérandes notés OP1, OP2, OP3, avec les opérateurs Addition sur les deux premiers et Multiplication pour le 3ème, le résultat sera égal à (OP1+ OP2) * OP3. Si voulait calculer OP1 + (OP2 * OP3), il faut jouer avec les N° d'ordre pour avoir : + OP2 * OP3 + OP1

Notez la présence du bouton Visu Récap au bas de la fenêtre, quel que soit l'onglet affiché. Il permet de présenter, dans le bloc-notes Windows, un récapitulatif du paramétrage des colonnes de l'état, sous une forme plus compréhensible.

Enfin, pour faciliter la reconfiguration d'un journal standard, le bouton Permuter au bas de la fenêtre permet de permuter deux colonnes entre elles. Il suffit de cliquer sur ce bouton après s'être placé sur la ligne correspondant à colonne que l'on souhaite déplacer. Une fenêtre s'ouvre où l'on doit indiquer le N° de la colonne avec laquelle il faut permuter. Quand on clique sur OK, les deux colonnes sont permutées, y compris bien sûr le paramétrage de ces 2 colonnes.

Onglet Export Excel

Dans le cas où l'on exporte l'état vers Excel, via le bouton Ouvrir .xlsx de la fenêtre de lancement d'un journal standard, on peut ajouter des informations supplémentaires dans la feuille Excel, provenant de la fiche du salarié, pour pouvoir ensuite mieux exploiter les données du journal avec Excel : tri ou filtre sur ces colonnes supplémentaires. Ainsi, sur un journal de paye trié par établissement, on peut par exemple ajouter une colonne pour le code service, une autre pour le type de contrat…

C'est via cet onglet Export Excel que l'on définit la liste de ces rubriques supplémentaires à ajouter lors d’un export Excel, pour chaque journal.

Toutes les rubriques présentes dans les fichiers Personnel, Situation et Classification sont disponibles. Pour en ajouter une, il suffit de déplacer les rubriques souhaitées de la liste de gauche vers celle de droite, via le bouton Ajouter une colonne situé entre ces deux listes. On a également accès aux libellés correspondant aux différentes codifications. Ainsi, pour toutes les zones codifiées, on dispose de 3 cases à cocher dans la liste de droite : Code, Libellé, Les 2 (le code et le libellé seront concaténés au sein d’une même colonne). Si l’on souhaite récupérer le code et le libellé dans deux colonnes distinctes de la feuille Excel, c’est également possible : il suffit de sélectionner deux fois la colonne depuis la liste de gauche, et de sélectionner Code la première fois, Libellé la seconde en partie droite.

Pour éviter un parcours fastidieux pour retrouver une rubrique précise dans la liste de gauche qui en comporte plus de 200, on dispose d’un champ de recherche rapide juste au-dessus de cette liste : il permet de filtrer celle-ci.

Notez également la présence de la case à cocher Nom et prénom sur 2 colonnes distinctes en partie haute de l'écran, qui ne joue elle-aussi qu'en cas d'export Excel du journal en question.

Dans la feuille Excel obtenue via le bouton Ouvrir .xlsx, les rubriques ainsi ajoutées viennent s’intercaler entre le nom du salarié et les 13 colonnes de nombres et montants.

A savoir : dans la feuille Excel, les en-têtes des 13 colonnes de nombres et montants, définis avec 2 lignes de texte dans la configuration du journal, sont « fusionnés » en une seule ligne, la première, de la feuille Excel. Cela permet une mise en place très simple d’un filtre « automatique » dans Excel (commande Filtrer du ruban Données dans Excel).