Cette procédure permet d'éditer le grand-livre des comptes généraux. Elle est accessible depuis le menu Édition/Grands-livres/Général.

Lors de l'appel de la procédure, l'écran de saisie des paramètres d'édition est composé des zones suivantes :

• Grand livre général. Vous pouvez choisir entre un arrêté à fin du mois ou à la date du.
  Dans le premier cas, indiquez ensuite le mois comptable sur lequel il faut arrêter le grand-livre.
  Dans le second cas, indiquez la date d’arrêté du grand-livre, qui peut être une date quelconque en milieu de mois.
  Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.
• Édition du détail des écritures. Activez cette option pour que les écritures comptables s’impriment en détail sur le grand livre.
  Si vous ne souhaitez imprimer que les soldes des comptes, avec éventuellement les totaux mensuels, désactivez cette option.
• à partir du. Si vous avez activé l’option précédente, vous pouvez indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures comptables s’impriment en détail.
  Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.
• Édition des sous-totaux par mois. Activez cette option si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois.
  Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.
• Prise en compte des centralisations. La centralisation des écritures sur le grand-livre consiste à ne présenter qu’une seule ligne de totalisation par journal et mois comptable. Cette ligne reprend le cumul des mouvements débits et crédits, en lieu et place du détail des écritures comptables.
  On peut ainsi diminuer de façon significative le volume papier des grands-livres, sachant que le détail des mouvements peut être retrouvé sur les journaux.
  Cette centralisation ne s’effectue que pour les journaux et les comptes pour lesquels cela a été demandé explicitement, au niveau des paramètres journaux et du plan comptable.
  Si cette option est activée, les centralisations seront prises en compte, conformément aux paramétrages ayant été mis en place, tel que cela est décrit ci-dessus.
  Si cette option est désactivée, aucune centralisation ne sera faite.
  Par défaut, la centralisation ne s'effectue que sur les mois comptables clos sauf si vous cochez la case idoine: y compris sur période non close.
  Remarque : Il faut insister sur le fait que cette centralisation n'est qu'un artifice de programmation. Dans le fichier historique comptable, on conserve toujours le détail de toutes les écritures comptables passées réellement. Lors de l'édition des grands-livres, et si la centralisation est souhaitée, il y a cumul des écritures à centraliser par journal et période comptable. On ne fait figurer qu'une seule ligne cumul sur l'état, sous le libellé CENTRALISATION  XX  MM/AA, avec XX = Code du journal centralisé, MM/AA = Mois comptable. Même après clôture mensuelle du journal, il donc possible si vous le souhaitez de ne pas centraliser les écritures, et de reprendre le détail de toutes les écritures.
• Afficher les révisions des comptes.  Si coché, la date de révision de chaque compte apparait dans le bandeau de début de compte, et un trait pointillé de séparation départage les écritures antérieures et postérieures à cette date de révision du compte.
• Afficher les séparateurs de milliers. Décochez cette option si les montants apparaissant sur le grand-livre sont très importants et entraînent parfois un débordement de capacité (on voit des ++++++ en lieu et place de certains montants). Les montants sont alors présentés sans les séparateurs de milliers, laissant ainsi plus de place pour les très gros montants.
• Libellé écriture multi-lignes.  En cochant cette option, le libellé des écritures est présenté sur plusieurs lignes si nécessaire. Sinon, les libellés trop longs pour s'inscrire dans la largeur de la colonne sont tronqués.
• Saut de page par compte. Cette option permet de n'imprimer qu'un seul compte par page.
• Imprimer les commentaires. Cochez cette option si vous souhaitez voir les commentaires associés aux écritures. Ceux-ci apparaissent dans ce cas dans la colonne Libellé écriture, sous le libellé de chaque écriture concernée.
• Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices non clos simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices.
  Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2021, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2019, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2020), soit de les ignorer, soit enfin de présenter le grand-livre comme si la clôture d’exercice au 31/12/2020 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/2020), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/2019) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la Fiche société. Les choix possibles sont :
• Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. On a donc le détail de tous les mouvements des deux exercices. Vous pouvez éventuellement demander le détail des écritures à partir de la date de début du second exercice, mais cela ne reviendra pas exactement au même que l’option C=Clôture provisoire décrite ci-dessous, pour les cumuls de mouvements notamment, et pour les comptes de charges et produits.
• Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées purement et simplement.
  Attention : pour les comptes de bilan, on n’aura donc pas de report à nouveau de l’exercice précédent.
• Clôture provisoire. Présente le grand-livre comme si la clôture de l’exercice précédent avait été réalisée. Cette simulation de clôture consiste à :

• pour les comptes de classes 1 à 5, les écritures de l’exercice précédent sont reprises sous la forme d’une écriture de report à nouveau ;
• pour les comptes de classes 6 et 7, les écritures de l’exercice précédent ne sont pas reprises dans les comptes, mais sont sommées pour déterminer le résultat provisoire. Ce résultat provisoire apparaît sous la forme d’une écriture fictive dans un compte Résultat en instance d'affectation, ce compte étant paramétré dans la Fiche société. L’écriture est fictive dans le sens où elle n’existe pas réellement dans le compte ; si on interroge ce compte Résultat en instance d’affectation, on ne la verra pas.

• Masque de sélection. Permet d’effectuer une sélection des comptes plus fine que celle possible par les deux zones décrites ci-après (sélection par intervalle).
  Par exemple, en indiquant 6++++++1 dans ce masque, vous sélectionnez tous les comptes commençant par 6 et dont le dernier chiffre à droite est 1. Ce type de sélection est très pratique lorsque l'on a ouvert des comptes de charges et produits par établissement, en utilisant une position du N° de compte pour spécifier l'établissement concerné.  La sélection par masque peut être combinée avec une sélection par intervalle. Notez que le masque doit impérativement être saisi avec 8 caractères et que le caractère joker est le +.

• Depuis le n° – Jusqu'au n°. Indiquez l’intervalle de comptes à traiter. Par défaut, ces deux valeurs étant non renseignées, tous les comptes sont traités.

• Sélection des écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :
• Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non.
• Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
• Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
• Lettrées ou non lettrées au. Ce champ n'est activé que si l’on a choisi l’option Non lettrées ou Lettrées au-dessus.
  Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas.
  Si vous ne renseignez pas ce champ, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui convient bien la plupart du temps.

• Ignorer le journal de situation, Ignorer le journal d'abonnement et Ignorer le journal des charges constatées d'avance. Ces trois options permettent de choisir s'il faut imprimer les écritures des journaux de situation, d'abonnement et de charges constatées d'avance.

• Format. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. En format horizontal, on dispose d’informations supplémentaires, mais l’édition nécessitera davantage de pages.
• Imprimer les cadres – Imprimer les trames. Ces deux options permettent de désactiver l’impression de tous les cadres et/ou des trames grisées mettant en évidence chaque nouveau compte. La désactivation de ces deux options permet d’accélérer l’impression et de diminuer la consommation d’encre.

Présentation du grand-livre

Pour chaque compte, on trouve :

• Une partie en-tête qui identifie le compte (N° de compte et libellé du compte, éventuellement date de révision).
• Une écriture de report, qui cumule toutes les écritures antérieures à la date de report (détail des écritures à partir du) indiquée sur l'écran de saisie des paramètres, le cas échéant.
• La liste des écritures passées dans le compte, ayant une date comptable comprise entre la date de report et la date d'arrêté du compte indiquées toutes deux sur l'écran de saisie des paramètres.
• Des totaux mensuels des écritures, si cela a été demandé sur l'écran de saisie des paramètres.
• Un total général du compte pour les colonnes Débit et Crédit, et le solde du compte à la date d'arrêté demandée.

Chaque écriture comporte les zones suivantes :

• La date comptable
• Le code journal
• Le n° de ligne, ou n° d'ordre interne de l'écriture (chaque écriture passée dans l'historique comptable est identifiée de façon unique par ce n° d'ordre). (Format horizontal uniquement)
• Le code ou le libellé abrégé (Format horizontal uniquement) de la nature de la pièce comptable (Facture, Avoir, OD...)
• Le n° de pièce comptable
• La date de la pièce comptable (Format horizontal uniquement)
• La date d'échéance de l'écriture
• La section analytique (code analytique axe 1) le cas échéant : Format horizontal uniquement, si le module Comptabilité analytique a été activé, et pour les comptes où une ventilation analytique sur l'axe 1 est prévue.
• La référence du document et le libellé de l'écriture
• Le niveau de relance (pour les écritures client uniquement)
• Le code lettrage et le mois de lettrage, si l'écriture a été lettrée. Les lettrages partiels apparaissent avec le repère * dans le mois de lettrage.
• Le montant au débit
• Le montant au crédit
• Le solde progressif du compte, évoluant ligne par ligne.

L’état comporte de plus des sous-totaux pour chaque niveau ayant été demandé dans le plan comptable (classes de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres).

Rappels

1. Si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez-vous au chapitre Notion d'écritures provisoires pour comprendre la signification de ce libellé.
2. Le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer le grand-livre directement dans un tableur.