La façon dont les comptes de banque sont mouvementés lors d’une remise en banque est une chose assez sensible. Plusieurs questions peuvent se poser :

• Le compte de banque doit-il être mouvementé en détail règlement par règlement ou en global pour une remise donnée ;
• A quelle date le compte de banque doit-il être mouvementé : à la date de la remise, à la date de valeur de la remise, à la date d’échéance des règlements remis…

Selon les volumes gérés, la réponse à ces questions peut différer. C’est pourquoi LDCompta offre 3 principaux modèles de paramétrage, modèles présentés ci-après.
Il appartient à chacun de déterminer, pour chaque journal de banque, quel est le mode de gestion approprié.

Modèle 1 – Un seul journal sans compte transitoire

C’est le modèle le plus simple, qui génère donc le moins d’écritures comptables. Pour le mettre en œuvre, il suffit de créer le journal de banque en laissant la zone N° de compte transitoire pour les remises en banque non renseignée dans les paramètres journaux. Dans cette configuration-là, le compte de banque est toujours mouvementé en détail, une écriture pour chaque règlement remis, et ce dès la saisie de la remise. L’écriture est donc passée au compte de banque :

• Soit lors de la saisie du règlement client si l’on affecte ce règlement sur le journal de banque concerné (remise en banque dite directe, c’est à dire sans passer par un portefeuille). La date comptable de l’écriture passée au compte de banque est donc celle choisie pour le règlement ; on peut également préciser une date de valeur lors de la saisie du règlement, celle-ci se retrouvant alors dans le compte de banque.
• Soit lors de la préparation d’une remise depuis le portefeuille. Les dates comptable et de valeur indiquées pour la remise seront répercutées sur tous les règlements remis à la banque. Il n’est donc pas possible par exemple d’avoir une date de valeur différente selon l’échéance des règlements remis. Si nécessaire, on peut toujours préparer une remise distincte par échéance de façon à pouvoir indiquer des dates de valeur différentes.

Le principal inconvénient de ce modèle est qu’il comptabilise tous les règlements remis en détail sur le compte de banque. Cela rend donc le rapprochement bancaire plus difficile, car les banques portent en règle générale une écriture par remise sur les relevés bancaires. Ce modèle doit donc être réservé aux banques où le volume de règlements remis est faible.

Modèle 2 – Un seul journal avec compte transitoire

C’est le modèle le plus utilisé, qui est à notre sens le meilleur compromis. Pour le mettre en œuvre, il faut créer le journal de banque en renseignant la zone N° de compte transitoire pour les remises en banque dans les paramètres journaux. Il est conseillé d’utiliser un compte transitoire distinct pour chaque banque ; par exemple, pour chaque compte de banque de la forme 512xxx, on utilisera un compte transitoire de la forme 511xxx. Dans cette configuration-là, c’est le compte transitoire qui est mouvementé en détail en lieu et place du compte de banque dans les mouvements décrits pour le modèle 1. Le compte de banque n’est lui mouvementé que lors de la création du bordereau de remise en banque ; le système passe alors une écriture de totalisation par nature de règlements remis :

• Une écriture pour les chèques sur caisse remis à l’encaissement
• Une écriture pour les chèques sur place remis à l’encaissement
• Une écriture pour les chèques hors place remis à l’encaissement
• Une écriture pour les effets remis à l’escompte
• Une écriture par échéance pour les autres règlements remis à l’encaissement

Pour chaque écriture passée, il est possible de spécifier une date de valeur distincte. En revanche, toutes ces écritures sont comptabilisées à la date comptable du bordereau. En contrepartie de ces écritures au compte de banque, le système passe au compte transitoire une écriture par règlement remis. Si aucun règlement n’a été omis lors de la création d’un bordereau de remise pour une banque gérée avec un compte transitoire, le compte transitoire est donc soldé suite à la validation du bordereau.

Ce modèle a pour inconvénient de multiplier les écritures par le biais des comptes transitoires, mais il facilite grandement le rapprochement bancaire ultérieur, et la lecture des comptes de banque.

Le deuxième inconvénient est que le solde du compte de banque affiché en date comptable est faussé : une remise faite le 15/03 à échéance 31/03 débite le compte de banque au 15/03, et non au 31/03. Une solution peut consister à toujours indiquer des dates de valeur lors de la création des bordereaux de remise en banque, et à toujours interroger les comptes de banque en date de valeur. On peut aussi, comme dans le cas précédent, préparer des remises distinctes par date d’échéance, en créant également un bordereau distinct pour chaque échéance ; on pourra de la sorte indiquer comme date comptable du bordereau la date d’échéance des règlements remis à l’encaissement. Tout cela peut cependant être assez lourd si l’on fait un grand nombre de remises d’effets à l’encaissement, avec toujours le risque de se tromper sur la date comptable du bordereau. Pour éviter cela, on peut se rabattre sur le modèle 3 présenté ci-après.

Modèle 2 bis – Un seul journal avec compte transitoire, mais pas de mouvement du compte transitoire en sortie de portefeuille

C’est un modèle qui est dérivé du précédent. On paramètre le journal de banque comme dans le cas du modèle 2 décrit plus haut. Simplement, on désactive l’option Mouvementer compte transitoire en sortie de portefeuille sur l’onglet Trésorerie de la fiche société. De ce fait, aucun mouvement comptable n’est enregistré lors de saisie d’une remise en banque effectuée à partir du portefeuille. C’est seulement lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque que la comptabilisation s’effectue, entre les comptes 413 et 512.

Ce modèle permet donc de bénéficier des avantages du modèle 2, en ne passant que des écritures de cumul dans le compte 512, mais sans pour autant multiplier les écritures dans les comptes transitoires, pour tout ce qui transite par le portefeuille de règlements clients.

Attention : dans ce modèle, dans la période comprise entre la saisie d’une remise en banque effectuée à partir du portefeuille, et la comptabilisation du bordereau de remise en banque correspondant, on a une désynchronisation entre le solde du portefeuille de règlements observé dans la gestion du portefeuille d’une part, et le solde du ou des comptes effets à recevoir d’autre part.

Modèle 3 – Deux journaux sans compte transitoire

C’est le modèle le plus complexe, qui génère un léger surcroît de travail. C’est cependant le seul qui permet d’avoir les soldes des comptes de banque parfaitement en phase avec ceux de la banque, du point de vue des remises effectuées.

Pour le mettre en œuvre, il faut créer pour chaque banque, deux journaux : le journal de banque proprement dit, et un journal de remise associé. Les deux journaux seront créés sans compte transitoire ; le premier aura comme compte de banque le compte 512xxx classique ; le second un compte de passage qui peut être par exemple du type 511xxx. Dans les procédures de saisie des règlements clients, ou lors d’une préparation de remise dans la gestion du portefeuille, on utilisera le second journal ; ce sera donc le compte 511xxx qui sera mouvementé en détail, tel que cela est décrit dans le modèle 1.

Dans ce schéma-là, en l’absence de compte transitoire sur les journaux de banque, la création du bordereau de remise en banque ne déclenche aucune comptabilisation. Le compte de banque devra quant à lui être mouvementé par une autre pièce, saisie « manuellement » par la procédure de saisie par pièce. Cette saisie se fera au vu du relevé bancaire. On aura ainsi une pièce qui correspondra exactement à ce que la banque a constaté ; on peut de plus en profiter pour comptabiliser les frais liés à la remise simultanément. Le rapprochement bancaire sera de ce fait immédiat.

La difficulté dans ce modèle, en plus du fait que la saisie des remises doit être faite explicitement en saisie par pièce, est qu’il faudra justifier périodiquement le solde des comptes du type 511xxx. Ceux-ci doivent normalement s’expliquer par l’ensemble des règlements « en cours d’encaissement », c’est à dire que l’on a remis mais que la banque n’a pas encore constaté. Le système ne pourra guère proposer d’aide à l’explication de ces comptes, si ce n’est de mettre en œuvre un lettrage systématique à chaque saisie par pièce d’un encaissement.

Schéma récapitulatif des mouvements comptables

Spécificités pour certains modes de paiement

On dispose également de deux options supplémentaires, au niveau de chaque mode de paiement (voir chapitre 4.7.3  Modes de paiement) :

• Mouvementer compte transitoire. Cette option est destinée essentiellement aux paiements clients de type Virement. En effet, pour ceux-ci, il est préférable de comptabiliser en détail chaque virement sur le compte de banque, et donc de court-circuiter l’éventuel compte transitoire associé à cette banque. Ainsi, avec cette option, quand on saisit le virement depuis la saisie des règlements client, le schéma comptable est directement Crédit Client ⇔ Débit banque, même si le règlement est saisi sur un journal de banque pour lequel un compte transitoire a été indiqué.
• Imprimer sur bordereau de remise. Cette option permet de masquer certains modes de paiement lors de l’édition des bordereaux de remise. Ainsi, toujours pour les paiements de type Virement ou Prélèvement, on peut décider de ne jamais faire apparaître ces règlements sur les bordereaux de remise, puisqu’il n’y a aucun intérêt particulier à le faire. Cela évitera ainsi d’imprimer des bordereaux qui partent directement à la corbeille.