Les fonctionnalités offertes par le portefeuille de règlements clients sont les suivantes :

• Vision synthétique du total des règlements en portefeuille, par mode de paiement et échéance.
• Saisie des remises en banque par simple pointage à l’écran des règlements ou groupes de règlements à remettre.
• Possibilité de sélection automatique des effets à remettre à l'escompte, compte-tenu des conditions d'escompte accordées par chaque banque.
• Possibilité de modifier et d'annuler un règlement en portefeuille, avec comptabilisation automatique en cas d’annulation, ou en cas de modification du mois d'échéance si le compte effets à recevoir est géré par mois d'échéance ;
• Possibilité de visualiser l'en-cours d'escompte.

La procédure est accessible depuis le menu Saisie/ Gestion du portefeuille.

Le portefeuille de règlements a été conçu initialement pour mettre de côté les effets que l’on reçoit et que l’on ne peut remettre immédiatement à la banque en raison de leur échéance lointaine. Ces effets doivent être saisis dès leur réception, de façon à ce que les comptes clients soient lettrés à ce moment-là, évitant ainsi toute relance intempestive du tiers, mais le compte de banque ne peut pas pour autant être utilisé en contrepartie. On passe donc ces effets dans un compte Effets à recevoir (en principe, 413xxx). Quelques jours avant l’échéance de l’effet (ou même plus tôt en cas de remise à l’escompte), on procédera à la remise en banque, ce qui aura pour effet de comptabiliser une écriture de remise entre le compte Effets à recevoir d’une part et le compte de banque d’autre part.
La procédure de gestion du portefeuille a donc pour objet de faciliter la gestion de ces effets.

Partant de là, il peut s’avérer plus simple de faire transiter tous les règlements, quel que soit le mode (chèque, traite…) par ce portefeuille ; on ne gère ainsi qu’un seul flux de règlement. Les règlements sont saisis et placés en portefeuille par la procédure de saisie des règlements clients ; on gère ensuite les différentes remises en banque en puisant dans le portefeuille ; enfin, on édite les bordereaux de remise.
Cela permet notamment de saisir les différents règlements sans se préoccuper de la banque sur laquelle chaque règlement doit être remis ; en fin de journée, on peut préparer les remises, la répartition sur les différentes banques pouvant se faire en raisonnant en masse en fonction du contenu du portefeuille. Le seul inconvénient de ce procédé est de multiplier les écritures dans les comptes ; même s’il s’agit d’écritures comptabilisées automatiquement par les différentes procédures de gestion de trésorerie client, il n’empêche que ces volumes d’écritures se retrouvent en consultation et édition des journaux de banque, ou lors de l’édition des grands-livres.
Si vous faîtes ce choix, il faudra paramétrer en conséquence la centralisation des écritures pour les grands-livres.

Vous pouvez gérer plusieurs journaux de portefeuille ; par exemple, vous pouvez définir un journal pour les traites, et un autre pour les chèques. Sachez toutefois que le portefeuille est présenté, que ce soit à l’écran ou lors de l’impression du portefeuille, globalement tous journaux confondus. Seule la comptabilisation des écritures se fera journal par journal, le choix du journal du portefeuille étant effectué à la saisie initiale de chaque règlement. Le portefeuille regroupe toujours les règlements par mode de paiement et date d’échéance.

Remises en banque

Lors de l'appel de cette procédure de gestion du portefeuille, après un premier écran de sélection permettant éventuellement (tous les critères de filtrage sont facultatifs) de filtrer les règlements à afficher, le système présente le contenu de votre portefeuille sous forme récapitulative, c'est à dire une ligne par échéance et par mode de paiement, avec ligne par ligne le nombre d'effets détenus et le montant total correspondant.

Pour effectuer une remise, il suffit de sélectionner les effets à remettre :

• soit par le bouton Ajouter en regard d'une ligne affichée, ce qui a pour effet de sélectionner tous les effets détenus pour l'échéance et le mode de paiement considérés ;
• soit par le bouton Afficher détail. On obtient alors une liste de tous les effets pour l'échéance et le mode de paiement considérés. Sur cette liste, on peut sélectionner les effets à remettre individuellement, en cliquant sur le montant de chaque effet. Il est possible de trier les données de la table sur n’importe laquelle des colonnes, en cliquant sur l’en-tête de la colonne sur laquelle vous souhaitez trier les données. Cela peut vous permettre de retrouver plus facilement les effets désirés lorsque la liste est longue.

Au fur et à mesure de vos sélections, le Total de la remise situé en partie haute du premier écran vous affiche les nombres et montants cumulés des effets sélectionnés pour la remise. Une fois votre sélection achevée, il faut utiliser le bouton Valider la remise. On indique à ce moment-là quelques informations nécessaires à la comptabilisation de cette remise :

• Remise. Choisissez le type de remise entre Encaissement et Escompte
• Journal de banque. Indiquez le code de la banque destinataire de la remise
• Date comptable. C'est la date comptable à laquelle sera passée l'écriture entre le compte effets à recevoir et le compte de banque (ou le compte transitoire le cas échéant).
• Date de valeur. Indiquez ici la date de valeur de la remise, si vous gérez vos comptes de banque en date de valeur. Cette zone n’est présentée que si le journal de banque choisi précédemment est géré sans compte transitoire (cf la notion de compte transitoire).
• Référence du document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre remise. Cette zone est facultative.
  De plus, cette zone, comme le code nature et le N° de pièce présentés ci-dessous, est grisée si le journal de banque choisi précédemment est géré avec compte transitoire et que l'option Mouvementer le compte transitoire en sortie de portefeuille, dans la Fiche Société, onglet Trésorerie, n'est pas cochée, car dans ce cas, la comptabilisation de la sortie de portefeuille n'est effectuée que lors de la création du bordereau de remise en banque.
• Nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif.
• N° de pièce. C'est le N° de pièce qui va être attribué à l’écriture de remise. Ce N° de pièce sera affiché lors du rapprochement bancaire ultérieur. Cette zone est masquée s'il y a numérotation automatique des pièces pour le journal de banque considéré.

Lorsque vous validez cet écran par le bouton OK, il y a effectivement comptabilisation avec :

• une écriture au crédit du compte effets à recevoir pour chaque règlement sélectionné précédemment ;
• une écriture au débit du compte de banque, ou au débit du compte transitoire si vous en avez indiqué un pour le journal de banque destinataire de la remise.

Remarque : si vous effectuez la remise sur un journal de banque géré avec compte transitoire, et que vous avez désactivé l’option Mouvementer compte transitoire en sortie de portefeuille sur l’onglet Trésorerie de la fiche société, aucun mouvement comptable ne sera enregistré à ce stade. C’est lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque que celle-ci aura lieu. Ce mode de fonctionnement est décrit plus en détail au chapitre Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque, et correspond au modèle référencé 2 bis.

Sélection automatique pour escompte

Dans le cas d'une remise à l'escompte, il possible de faire une sélection automatique des effets à remettre, compte-tenu des conditions d'escompte pratiquées par votre banque. Pour lancer cette sélection automatique, allez sur l’onglet En-cours d’escompte et utilisez le bouton Remettre à l'escompte. Ce bouton a pour effet de vous proposer un écran de saisie sur lequel on trouve :

• le journal de banque destinataire de la remise ;
• le mode de paiement à sélectionner (si cette zone est laissée à blanc, la sélection ne tiendra pas compte du mode de paiement) ;
• le montant recherché de la remise : la sélection des effets prendra fin dès que ce montant sera atteint, sachant que le montant global des effets sélectionnés restera toujours inférieur à ce montant ;
• La date de valeur souhaitée pour la remise à l'escompte.

Suite à cet écran, un second écran est affiché sur lequel on trouve les conditions d'escompte pratiquées par la banque. Ces informations proviennent des paramètres journaux de la banque concernée :

• le taux d'escompte ;
• le montant d'intérêt minimum perçu par la banque pour chaque effet remis à l'escompte ;
• le mode de gestion des jours non ouvrés dans le calcul des intérêts : si vous activez l'option Report sur jour ouvré, les effets arrivant à échéance un samedi ou un dimanche seront décalés au lundi qui suit pour le calcul des intérêts ;
• le nombre de jours de banque ;
• le nombre de jours minimum retenus dans le calcul des intérêts ;
• le nombre de jours maximum possible pour escompter un effet (Date d'échéance - Date création + Nombre de jours de banque doit être inférieur ou égal à ce nombre de jours maximum).

Compte-tenu de ces différents paramètres, l'ordinateur va sélectionner les effets en prenant en priorité ceux dont l'échéance est la plus proche, en omettant les effets dont le montant d'intérêt calculé serait inférieur au montant d'intérêt minimum perçu par la banque, et les effets dont l'échéance ne permet pas de souscrire aux règles définies par les nombres de jours mini - maxi.

Une fois cette sélection faite, vous revenez sur l'écran principal de gestion du portefeuille, où vous pouvez effectuer tous les ajustements nécessaires si la sélection effectuée ne vous satisfait pas pleinement.

Modification-annulation d'un effet en portefeuille

Toujours depuis l'écran principal de gestion du portefeuille, il est possible sur l’onglet Gestion des règlements, d'afficher la liste des effets détenus. Sur cette liste, on peut gérer ces effets grâce aux boutons Modifier et Supprimer.

En modification d'un effet, on a accès aux zones suivantes :

• Date d'émission de l'effet
• Date d'échéance
• Domiciliation bancaire et RIB
• Référence tiré

En cas de modification de l'échéance, et si vous gérez un compte effets à recevoir par mois d'échéance (que ce soit un compte général ou un compte auxiliaire), un écran supplémentaire vous est proposé pour comptabiliser ce changement d'échéance (Écriture entre le compte 4130XX et le compte 4130YY, avec XX=Mois ancienne échéance et YY=Mois nouvelle échéance).

En cas de suppression d'un effet, vous avez de la même façon accès à un écran de comptabilisation de cette suppression, avec passation d'une écriture du compte effets à recevoir vers le compte de tiers émetteur de l'effet.
ATTENTION : si l'effet en question avait fait l'objet, lors de saisie initiale, d'un éclatement sur plusieurs comptes réglés, il faudra ensuite passer une OD pour reventiler la créance depuis le compte de tiers émetteur du règlement vers les comptes qui étaient réglés par cet effet. En effet, le système n'est pas capable à ce stade d'effectuer automatiquement cette ventilation.

Visualisation de l'en-cours d'escompte

Depuis l'écran principal de gestion du portefeuille, il est possible de visualiser votre en-cours d'escompte en accédant à l’onglet En-cours d’escompte. Cet en-cours est constitué de l'ensemble des règlements que vous avez remis en banque à l'escompte, et qui ne sont pas encore parvenus à échéance.

Cet en-cours peut être demandé soit à la date du jour, soit à une date postérieure à la date du jour, ce qui permet de préparer une nouvelle remise à l'escompte avec une date de valeur éloignée. Un premier écran présente un récapitulatif pour chaque banque sur laquelle vous avez des effets à l’escompte ; en agissant sur la vue arborescente en partie droite, vous pouvez obtenir le détail pour une banque donnée, ou même pour une échéance donnée et une banque donnée, vous obtenez le détail des règlements remis à l’escompte.

Vous pouvez également imprimer cet en-cours d’escompte, grâce au bouton Imprimer lorsque vous êtes positionné sur cet onglet En-cours d’escompte.

Édition des règlements en portefeuille

Cette procédure permet d'éditer la liste des règlements détenus dans le portefeuille. La procédure est accessible depuis le menu Édition/Portefeuille, ou par le bouton Imprimer depuis l’écran principal de gestion du portefeuille, lorsqu’on se trouve sur l’onglet Remise en banque ou Gestion des règlements.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

• Type de liste. Sélectionnez la ou les listes souhaitées parmi celles qui vous sont proposées :
• Liste détaillée de tous les règlements : liste détaillée de tous les règlements en portefeuille, triée par mode de paiement et échéance.
• Récapitulatif par mode de paiement : liste ne comportant qu'une page par mode de paiement, avec échéance par échéance le nombre et le montant total des règlements, ainsi qu'un cumul progressif de ces règlements (Montant cumulé de tous les règlements jusqu'à l'échéance considérée).
• Récapitulatif par échéance : même liste que la précédente, mais cumulée tous modes de paiement confondus.
• Journal : cette zone permet de limiter l'édition à un seul journal parmi ceux définis comme étant des journaux de portefeuille.
• Mode de paiement. Cette zone permet de limiter l'édition aux règlements d’un mode particulier.