Cette procédure permet de créer et d’imprimer les bordereaux de remise en banque. Elle est accessible depuis le menu Traitement/Bordereaux de remise en banque.

Elle peut être utilisée soit pour créer et imprimer un nouveau bordereau, soit pour rééditer un bordereau créé précédemment, sachant que le système conserve en mémoire au moins les 50 derniers bordereaux créés.

L’utilisation de cette procédure est indispensable dans la chaîne de suivi des règlements clients ; c’est elle qui clôture en quelque sorte le traitement d’un règlement client.
De plus, dans le cas des journaux de banque gérés avec un compte transitoire (voir ci-dessous), c’est lors de la création du bordereau de remise que le compte de banque est réellement mouvementé ; tous les mouvements antérieurs sont passés au compte transitoire et non au compte de banque.

Lors de la création d'un nouveau bordereau pour une banque donnée, tous les règlements saisis sur cette banque et non encore inclus sur un bordereau de remise sont sélectionnés ; dans le cas d’une banque gérée avec un compte transitoire, il existe une possibilité de modifier cette sélection par défaut, mais cela doit rester exceptionnel.

Les règlements repris sur le bordereau de remise peuvent provenir :

• soit de la procédure de saisie des règlements clients, lorsque l’on a indiqué un journal de banque sur le premier écran et non un journal de portefeuille ; on parle alors de remise en banque directe ;
• soit d’une remise préparée depuis le portefeuille de règlements clients.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un premier écran vous demandant de choisir entre :

• Créer et éditer un nouveau bordereau. C’est l’option par défaut qui permet de créer un nouveau bordereau.
• Rééditer le dernier bordereau créé.
• Rééditer un bordereau plus ancien. Il faut alors indiquer le N° de bordereau à rééditer.

Écran de création du bordereau

La première chose à faire consiste à sélectionner le journal de banque pour lequel vous voulez créer un bordereau de remise, avec en sus une sélection possible sur un mode de paiement particulier. La valeur <Tous> proposée par défaut fait que tous les règlements en attente de remise sur le journal de banque en question seront sélectionnés. Une fois ce choix effectué, la phase de création se poursuit ainsi :

• Si le module Devises a été activé dans la Fiche société, et s’il existe, parmi les règlements en attente de remise pour la banque en question, à la fois des règlements en devise de référence et des règlements étrangers (dans une autre devise que la devise de référence), un écran intermédiaire est présenté pour sélectionner les règlements à traiter : ceux en devise de référence ou les règlements étrangers.
• Si le journal de banque sélectionné précédemment est géré sans compte transitoire, aucune comptabilisation n’est déclenchée lors de la création du bordereau. Le système ne requiert donc aucune information complémentaire. Un simple écran de confirmation est proposé, écran sur lequel figure le nombre de règlements qui vont être intégrés sur le bordereau. Dans ce cas de figure, aucune sélection des règlements n’est possible ; tous les règlements saisis pour le journal de banque demandé, en saisie de règlement client ou en préparation de remise depuis la gestion du portefeuille, depuis la dernière création de bordereau de remise pour cette même banque, sont intégrés sur ce nouveau bordereau. On passe ensuite à l’écran d’impression du bordereau.
• Si le journal de banque sélectionné précédemment est géré avec un compte transitoire, il doit y avoir comptabilisation du bordereau, entre le compte transitoire d’une part et le compte de banque d’autre part (voir rubrique Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque au paragraphe suivant). Il est donc nécessaire d’introduire quelques informations supplémentaires :

• Date comptable. C'est la date comptable à laquelle sera comptabilisé le bordereau (une seule date comptable pour tous les règlements, comme décrit au paragraphe précédent).
• Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre bordereau de remise. Cette zone est facultative.
• N° de pièce. C'est le N° de pièce qui va être attribué à l’écriture de remise. Ce N° de pièce sera affiché lors du rapprochement bancaire ultérieur. Cette zone est masquée s'il y a numérotation automatique des pièces pour le journal de banque considéré. Sinon, ce N° est pré-renseigné sous la forme Rnnnnnn, nnnnnn étant le N° du bordereau créé.
• Nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif.
• Afficher le détail de la remise. Activez cette option si vous voulez afficher la liste des règlements qui vont être intégrés sur le bordereau de remise. Cet écran permet notamment d’omettre un ou plusieurs règlements du bordereau ; les règlements omis resteront en attente, dans le compte transitoire, jusqu'au prochain bordereau de remise. Ce procédé doit être utilisé exceptionnellement ; il est conseillé de remettre chaque fois tous les règlements en attente, de façon à ce que le compte transitoire soit soldé suite à la comptabilisation du bordereau.

Lorsque l’on valide cet écran par le bouton OK, un second écran est proposé ; celui-ci présente une ligne pour chaque écriture qui va être comptabilisée sur le compte de banque, sachant qu’en contrepartie le compte transitoire sera mouvementé en détail, une écriture par règlement remis. Du côté du compte de banque, les règlements remis sont regroupés ainsi :

• Une écriture pour les chèques sur caisse remis à l’encaissement
• Une écriture pour les chèques sur place remis à l’encaissement
• Une écriture pour les chèques hors place remis à l’encaissement
• Une écriture pour les effets remis à l’escompte
• Une écriture par échéance pour les autres règlements remis à l’encaissement

Vous pouvez modifier le libellé proposé pour chaque écriture, et renseigner si vous le souhaitez les dates de valeur correspondant à chaque groupe de règlements. Lorsque vous validez par le bouton OK, vous terminez la création du bordereau, et vous enchaînez sur l’écran d’impression du bordereau.

Écran d’impression du bordereau

L’écran rappelle le N° du bordereau qui va être imprimé, qui est soit celui qui vient d’être créé, soit celui que vous avez indiqué sur le premier écran.

Vous pouvez intervenir sur les zones suivantes :

• Option de tri. Cette zone permet de choisir l’ordre dans lequel les règlements seront présentés, au sein de chaque groupe, sachant que ces règlements sont regroupés par mode de paiement, type de remise (escompte ou encaissement), code place pour les chèques, et enfin date d’échéance.
• L'option Présentation de type lettre ajoute, en tête de la première page du bordereau, les informations (Raison sociale et adresse) de la société (émetteur du bordereau) et de la banque (destinataire du bordereau) pour que le bordereau soit transmis par courrier à la banque.