Consultations possibles depuis la comptabilité générale

Dans les différentes procédures de consultation de la comptabilité générale, à savoir Consultation d'un compte, Consultation par N° de pièce ou Référence document,  Consultation d'un journal, Interrogation par montant, il est possible de consulter la ventilation analytique détaillée d'une écriture : les colonnes correspondant aux axes analytiques ayant été activés sont présentes, à droite des colonnes Débit - Crédit, et elles peuvent être redisposées à volonté via le mécanisme des vues. Il est également possible d'utiliser de mettre en place des filtres sur ces colonnes.

Remarques

• Sur chacun des axes, la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale n'apparait que s'il s'agit d'une ventilation « simple ». Si elle est « multiple », c'est à dire que la charge ou le produit a été ventilé sur plusieurs codes analytiques distincts, LDCompta présente une suite de caractères ++ en tant que valeur. Un double clic sur cette valeur ++ permet d'ouvrir une fenêtre popup présentant la ventilation complète.
• Dans ces consultations de comptabilité générale, c'est toujours la ventilation analytique saisie qui est présentée. Si on veut voir la ventilation analytique finale, celle résultant de l'application des tables de ventilation référencées en saisie le cas échéant, il faut faire un double-clic sur la ventilation analytique pour accéder à la fenêtre popup présentant la ventilation complète. Et dans cette fenêtre popup, on peut choisir entre ventilation analytique saisie ou finale, en basculant sur l'onglet approprié. Ces notions de ventilation analytique saisie et finale ont été présentées en tête de ce chapitre.
• Dans la procédure de consultation d'un compte, la présentation des informations analytiques peut être désactivée via un paramètre programme (touche Alt F1 pour accéder à ceux-ci) : décochez l'option Afficher les ventilations analytiques. Cela peut  être préférable pour un utilisateur qui ne consulterait que des comptes de tiers, comptes pour lesquels ces colonnes ne sont jamais renseignées. Notez que même si vous masquez ces informations analytiques en consultation de compte, elles restent accessibles dans les autre procédures de consultation (consultation d'une pièce notamment), là où elles ont toujours du sens.

Interrogation par axe analytique

On dispose d'une procédure de consultation dédiée pour chacun des 1 à 3 axes analytiques ayant été définis (nommés Section, Affaire et Destination par défaut).

Cette procédure d'interrogation analytique est très similaire à la consultation par compte général, mais là, c'est le code analytique qui est le critère de recherche principal et non le compte général, ce dernier venant éventuellement en critère de filtre complémentaire.

Ces procédures d'interrogation par axe analytique sont accessibles dans le menu Interrogation.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation d’un compte comporte de nombreux critères de sélections décrits ci-après.

• Code analytique. Indiquez le code analytique (Section, Affaire, Destination, ou autre selon l'axe choisi et le vocable retenu dans les paramètres analytiques) pour lequel vous vous retrouvez les écritures analytiques.
  A savoir : on peut aussi interroger sur un niveau de regroupement et non plus seulement sur un code « final », dès lors que le niveau de regroupement a bien été défini dans la table analytique correspondant à l'axe en question. Par exemple, si on a 3 codes section 0101, 0102 et 0103 et que le niveau de regroupement 01 a été défini, si on interroge sur le niveau de regroupement 01, on verra toutes les écritures de ces 3 sections 0101, 0102 et 0103. Lorsqu'on interroge de la sorte sur un niveau de regroupement, une colonne supplémentaire apparait dans la table pour y faire figurer les valeurs de cet axe écriture par écriture, du fait que ces valeurs peuvent différer ligne par ligne, alors que cette colonne est masquée si on interroge sur un code « final ».
  On peut aussi interroger sur le code d'une table de ventilation. Mais dans ce cas, l'interrogation sera obligatoirement basée sur la ventilation analytique saisie et non la ventilation analytique finale (voir ci-après le champ Type de ventilation).

• Du. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir afficher le détail des écritures analytiques passées dans le compte. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste, à condition que vous ayez activé l’option Report des écritures antérieures décrite ci-après. Le système propose par défaut la date de début d’exercice. Pour un compte comportant un très grand nombre d’écritures et pour lequel seules les écritures les plus récentes vous intéressent, il est judicieux de modifier cette date ; cela accélérera l’accès au second écran de la consultation, et évitera d’avoir à paginer sur un grand nombre d’écritures avant de pouvoir consulter les dernières écritures passées dans le compte.
• Au. Il s'agit de la date à laquelle vous souhaitez connaître le solde du compte analytique. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date de solde seront ignorées dans la visualisation. Le système propose ici la date du jour. Attention à celle-ci si vous avez comptabilisé des écritures à une date postérieure à la date du jour ; si vous conservez la date de solde proposée par le système, vous ne verrez pas les écritures saisies par anticipation.

• Compte général. Permet de n'afficher que les écritures mouvementant le compte général choisi, ou dont le N° de commence par la valeur indiqué ici (par exemple, 607). Si vous laissez la zone à blanc, les écritures sont affichées quel que soit le compte général mouvementé.
• Autres axes analytiques. Si vous avez activé plus d'un axe analytique, le système vous propose ici le filtrage des écritures sur l'autre ou les autres axes analytiques ayant été définis. Par exemple, si vous avez activé deux axes analytiques nommés Service et Rubrique, dans la procédure d'interrogation analytique par service, vous pouvez appliquer un filtre supplémentaire par compte général et par rubrique.
  Là-aussi, on peut opérer par niveau de regroupement. Par exemple, si on interroge sur l'axe 1-Service, on peut ajouter une sélection sur un code axe 2-Rubrique ou sur un niveau de regroupement sur cet axe 2.
• Type de ventilation. Choisissez le type Ventilation analytique finale (option proposée par défaut) pour voir les ventilations analytiques résultant de l'application des tables de ventilation, lorsque la saisie de la ventilation a fait appel à une ou plusieurs tables de ventilation. Au contraire, si vous voulez voir les ventilations telles qu'elles ont été saisies, avec donc les codes des tables de ventilation éventuellement référencées, choisissez la valeur Ventilation analytique saisie. Si aucune table de ventilation n’a été utilisée en saisie d’une écriture, ventilation saisie et ventilation finale sont égales bien sûr.
  Cette notion de ventilation analytique saisie ou finale a été présentée en tête de ce chapitre.
• Report des écritures antérieures. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite Du. Si cette option n’est pas activée, toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à la date de report seront purement et simplement ignorées. De ce fait, ce n’est plus un solde de la section que l’on obtiendra, mais un Total des mouvements de la période demandée. Si l’option est activée, toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à la date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste. C’est le mode normal d’utilisation de la consultation.

Par ailleurs, le bouton Sélectionner permet d'ouvrir une fenêtre de sélection complémentaire, la même que celle utilisée dans les différentes procédures d'éditions analytiques. Cette fenêtre offre des possibilités supplémentaires : masque de sélection sur les comptes généraux, sélection d'un compte à un compte, et pour le ou les autres axes analytiques que celui choisi en tant que critère principal de la consultation, on a également des possibilités de sélection d'un code à un code ou d'une liste des codes.

Enfin, on dispose également du mécanisme des vues et des filtres pour personnaliser la présentation et rechercher plus facilement des écritures.

Affichage des écritures

Une fois les différents critères de sélection renseignés, appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le bouton Afficher pour demander l’affichage des écritures. Par la suite, si vous modifiez l’un des critères de sélection, l’affichage est immédiatement « rafraîchi ».

L'affichage des écritures se fait initialement par date comptable croissante.

Les différentes informations des écritures sont présentées en colonne : Code journal, Date comptable, Autres axes analytiques (le cas échéant), Compte général, Libellé écriture, N° de pièce, Montant au débit ou au crédit, Quantité (si vous avez activé la gestion des quantités dans le module analytique), Date de pièce, N° interne de l'écriture.
Les libellés correspondant aux codes analytiques et compte général de la ligne sélectionnée apparaissent en bas à gauche de la fenêtre.

Rappelons que la disposition des colonnes (ordre, largeur, colonnes figées à gauche) est entièrement paramétrable via les vues. Ce qui est présenté ci-dessus correspond simplement à la vue par « standard », celle qui est proposée par défaut tant que vous ne basculez pas sur une vue personnalisée. On peut également appliquer des filtres pour limiter l'affichage des écritures, ces filtres s'ajoutant aux différentes critères d'affichage proposés en partie haute de la fenêtre.

Comme en consultation de compte général, on peut basculer facilement depuis cette consultation analytique vers d'autres types de consultation, via un double-clic :

• Sur un code journal, ce qui donne accès à la consultation par journal. La visualisation se fait pour le journal et le mois comptable de la ligne sur laquelle le double-clic est opéré.
• Sur un N° de compte général, ce qui donne accès à la consultation du compte sur lequel le double clic a été opéré.
• Sur un N° de pièce, ce qui donne accès à la consultation de la pièce comptable sur laquelle le double clic a été opéré (sélection sur le N° de pièce, le code journal et la date comptable).
• Sur un montant au débit ou au crédit pour accéder à la fenêtre d'interrogation par montant.