Ventilation analytique des écritures de comptabilité générale

La prise en charge de la ventilation analytique des écritures de comptabilité générale est assurée directement par les différentes procédures de saisie des écritures de comptabilité générale, dès lors que ce module a été activé et configuré comme indiqué page précédente.

Pour ce qui est des écritures introduites par les procédures de saisie par pièce, saisie au kilomètre ou par folio, le mode opératoire pour ventiler la charge ou le produit en comptabilité analytique est décrit en détail sur la page Ventilation analytique d’une ligne de la pièce.

D'autres procédures de saisie peuvent également influer sur la comptabilité analytique. C'est le cas par exemple de toutes les procédures permettant le lettrage d'un compte : saisie de règlements clients ou fournisseur, lettrage manuel d'un compte. En effet, lors d'un lettrage présentant une petite différence de lettrage, on peut demander à comptabiliser automatiquement la différence de lettrage. Celle-ci va donc s'imputer dans un compte de pertes et profits, qui doit bien souvent être suivi en comptabilité analytique selon les classes de comptes définies comme étant gérées en analytique. Si tel est le cas, et afin de ne pas alourdir les procédures de saisies de règlements, LDCompta ne permet pas de saisir directement la ventilation analytique de la différence de lettrage. Cette différence se ventile automatiquement :

Soit en se basant sur les informations analytiques portées dans le plan comptable pour le compte de pertes et profits dans lequel la différence de lettrage sera imputée. On peut en effet renseigner, pour chaque compte général une valeur par défaut sur chaque axe analytique, valeur qui peut être un code analytique « final » ou le code d'une table de ventilation.
Soit en prenant les valeurs par défaut dans la fiche société, sur l’onglet Lettrages, à l'invite Ventilation analytique par défaut.

Il en est de même, le cas échéant, pour la ventilation analytique des différences de change et des différences d'arrondi, lorsque le module Devises a été activé.

Enfin, la procédure d'interface gère également la ventilation analytique des écritures de comptabilité générale (journal d'achats ou de ventes par exemple), avec les mêmes facilités que celles offertes en saisie d'écritures : une écriture en comptabilité pour une écriture analytique, ou une écriture de comptabilité générale pour n écritures de comptabilité analytique. Les tables de ventilation analytique sont là-aussi supportées.

Correction de la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale

Il existe deux méthodes permettant de corriger la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale.

La première fait appel à la procédure de modification d'écritures. Cette procédure permet de modifier toute écriture de comptabilité générale. Un certain nombre de limitations s'applique, mais comme la ventilation analytique fait partie des données considérées comme non comptables de la pièce, au même titre qu'un libellé ou une date d'échéance, celle-ci reste modifiable la plupart du temps, et ce même après clôture mensuelle du journal comptable correspondant. Pour modifier la ventilation analytique d'une des lignes de la pièce comptable appelée en modification, l'ergonomie y est très semblable à celle que l'on connaît en saisie d'écritures par pièce ; il est donc très facile de procéder à la modification.

Il existe une autre méthode pour modifier une ventilation analytique, plus simple que la précédente si seule la ventilation analytique doit être corrigée. Elle fait appel à une procédure spécifique de modification, accessible par le menu Saisies/Correction d’une ventilation analytique. Pour corriger la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale par cette seconde méthode, il faut identifier l'écriture de comptabilité générale. Cette identification se fait au travers du N° interne de l'écriture, N° dont vous n'avez pas à vous soucier la plupart du temps, et qui est sans rapport avec le N° de pièce ou la référence document que vous utilisez habituellement. Pour connaître ce N° interne d'écriture, le plus simple est de retrouver l'écriture à partir de la procédure d'interrogation d'un compte. Une fois l'écriture localisée sur cet écran, repérez son N° qui est affiché dans la colonne N° écriture dans l’une des colonnes de droite visualisable en grâce à l’ascenseur horizontal.

Une fois ce N° interne d'écriture connu, lancez la procédure de correction et indiquez ce N° sur le premier écran. Un second écran rappelle les données de la pièce en comptabilité générale pour confirmation ; appuyez simplement sur Entrée s'il s'agit bien de la pièce que vous voulez modifier. Vous arrivez ensuite sur le même écran que celui permettant la ventilation analytique détaillée d'une ligne en saisie d'écritures par pièce, au kilomètre ou par folio. Vous pouvez ainsi ajouter, modifier ou supprimer une ou plusieurs lignes de la ventilation. Pour valider la modification globale de la ventilation, appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton OK. Cette validation globale n'est bien sûr possible que si la somme des lignes de ventilation est égale au montant de l'écriture en comptabilité générale, montant qui reste visible dans la fenêtre précédente.

A savoir : Pour ces modes de correction, le plus simple est de lancer la procédure de modification depuis l'une des fenêtres de consultation (par compte, par pièce, par référence, par montant) :

Pour utiliser la procédure de modification d'écritures, positionnez-vous sur l'une des lignes de la pièce concernée, puis faites un clic droit et sélectionnez l'option Modifier cette pièce du menu déroulant.
Pour utiliser la procédure de correction d'une ventilation analytique, positionnez-vous sur la ligne à corriger (celle ayant une ventilation analytique erronée), puis faites un clic droit et sélectionnez l'option Modifier ventilation analytique du menu déroulant.

Saisie des écritures purement analytiques

La procédure de saisie décrite ici ne touche que la comptabilité analytique ; les écritures qui sont créées par celle-ci n'ont aucune incidence sur la comptabilité générale. On parle souvent pour désigner ce type de mouvements d'OD analytiques.

Ces écritures permettent tout type de ré-imputation entre les axes analytique, soit pour corriger des ventilations erronées en provenance de la comptabilité générale, soit pour solder certaines sections ou affaires en les déversant sur d'autres sections et/ou affaires.

La procédure est accessible par le menu Saisies/Saisie des écritures analytiques. Le mode opératoire se rapproche de celui de la saisie des écritures par pièce.

Premier écran

Le premier écran permet de sélectionner le journal et la date comptable de la pièce analytique. Il propose les zones de saisie suivantes :

Date d’écriture. Indiquez la date comptable de l’écriture, c’est à dire la date à laquelle vous voulez comptabiliser la pièce. Cette date comptable doit être postérieure à la date de dernière clôture de l'exercice comptable, et doit également être postérieure à la date de dernière clôture mensuelle du journal sélectionné ci-après. Elle doit être antérieure à la date limite de saisie autorisée, qui est définie dans la fiche société.
Journal. Indiquez le code du journal sur lequel la pièce doit être comptabilisée. On peut utiliser ici les mêmes journaux comptables que ceux de la comptabilité générale ; il est toutefois conseillé de passer toutes les OD analytiques sur un ou plusieurs journaux d'OD propres à la comptabilité analytique, journaux qui ne seront donc jamais mouvementés en comptabilité générale ; cela facilitera l'usage des états de contrôle analytique.
Mode de saisie. Conservez la valeur par défaut Nouvelle pièce pour saisir une nouvelle OD analytique. L'autre option, Modification d'une pièce existante, permet de modifier une OD analytique saisie antérieurement. Il faut dans ce cas identifier la pièce à modifier, par le triplet (Date, Code journal, N° de pièce).

Deuxième écran

Nature de la pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce. Ce code est facultatif.
Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable qui est proposée par défaut. Pour une OD analytique, bien souvent, on ne fait pas de différence entre Date d'écriture et Date de pièce.
N° de pièce. Indiquez ici le N° de la pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Contrairement à ce qui est fait en comptabilité générale, aucun contrôle n'est fait ici sur le N° de pièce. De même, le système ne propose pas ici de numérotation automatique des pièces. Mais il est intéressant de bien identifier ces pièces analytiques, surtout si vous en comptabilisez beaucoup et que vous êtes amené parfois à devoir les corriger après coup.

Troisième écran - Saisie des lignes de la pièce

Cet écran permet de saisir les différentes lignes analytiques de la pièce. Pour chaque ligne de ventilation, vous devez indiquer :

un N° de compte général.
un Code analytique ou un code de table de ventilation, pour chacun des axes analytiques requis compte-tenu de ce qui a été configuré en amont.
Rappelons que l'utilisation de ces différents axes peut être fonction du N° de compte général indiqué, ou du code analytique utilisé sur l'un des axes précédents.
un Libellé écriture.
un montant Débit ou Crédit.