Journaux analytiques

Cette procédure permet d'éditer les écritures analytiques, sous forme de journaux. Elle est accessible par l’option de menu Éditions/États analytiques/Journaux.

Ces journaux analytiques présentent toutes les écritures analytiques : ventilations analytiques d'écritures de comptabilité générale ou OD purement analytiques.

Lors de la demande d’édition, un écran permet de sélectionner le ou les journaux à imprimer, ainsi que certaines options d’impression :

• Journaux à imprimer. Choisissez dans cette liste à choix multiple le ou les journaux à imprimer. Pour sélectionner plusieurs journaux, utilisez soit la touche Majuscule pour étendre votre sélection (clic sur le premier poste à traiter, puis clic sur le dernier poste à traiter en tenant la touche Majuscule enfoncée), ou la touche Ctrl pour ajouter à la sélection (clic sur un premier poste, puis clic sur les autres postes à ajouter à la sélection en tenant la touche Ctrl enfoncée).
• Période – Du – Au. Indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer le ou les journaux. Par défaut, le système propose du premier jour du mois courant jusqu’à la date du jour.
• Axe analytique. Si vous avez activé plus d'un axe analytique, choisissez ici l'axe pour lequel vous voulez imprimer les journaux. Seules les ventilations analytiques sur l'axe choisi ici apparaîtront sur les journaux, avec le code et le libellé. Vous pouvez également choisir l'option Tous (codes uniquement). Dans ce cas, écriture par écriture, vous retrouverez la ventilation analytique complète de chaque écriture, mais avec uniquement les codes ; les libellés associés à ces codes analytiques ne figureront pas faute de place.

• Type de ventilation. Choisissez le type Ventilation analytique finale (option proposée par défaut) pour voir les ventilations analytiques résultant de l'application des tables de ventilation, lorsque la saisie de la ventilation a fait appel à une ou plusieurs tables de ventilation. Au contraire, si vous voulez voir les ventilations telles qu'elles ont été saisies, avec donc les codes des tables de ventilation éventuellement référencées, choisissez la valeur Ventilation analytique saisie. Si aucune table de ventilation n’a été utilisée en saisie d’une écriture, ventilation saisie et ventilation finale sont égales bien sûr.
  Ces notions de ventilation analytique saisie et finale ont été présentées en tête de ce chapitre.
• Compte général ou Poste budgétaire. La notion de regroupement budgétaire est présentée au chapitre 4.3  Plan comptable. Si vous choisissez ici l'option Poste budgétaire, sur les journaux, vous verrez écriture par écriture le poste budgétaire (N° de compte et libellé) en lieu et place du N° de compte général sur lequel l'écriture a été saisie.

• Libellé écriture multi-lignes (voir 3.4  Libellés des écritures)

Le bouton Autres sélections donne accès à une fenêtre complémentaire. Celle-ci permet d'opérer des sélections :

• Sur les comptes généraux, soit via un masque de sélection, soit par un intervalle de comptes (depuis le compte, jusqu'au compte).
• Sur les différents axes analytiques, soit par un intervalle de comptes (depuis le code, jusqu'au code), soit en indiquant une liste de valeurs explicitement, liste que l'on établit par pointage après avoir cliqué sur le bouton Choisir.

Il est possible d’enregistrer les critères de sélection définis dans cette fenêtre, ce qui est bien utile notamment quand on opère des sélections multiples. Pour cela, il faut renseigner le nom de la sélection en partie haute de la fenêtre, nom qui doit être de la forme XX-Libellé, XX étant un code identifiant de façon unique la sélection opérée, et Libellé vous permettant de reconnaître cette sélection plus facilement. Puis cliquez sur le bouton Enregistrer cette configuration figurant à droite du champ permettant de saisir ce nom de sélection.
Pour réutiliser cette sélection par la suite, il suffira de la sélectionner dans la liste déroulante figurant en haut de cette fenêtre.

Quand vous opérez une sélection par cette fenêtre complémentaire, au retour dans la fenêtre « principale » d'édition ou de consultation, le bouton Autres sélections apparait en gras, avec une coche en partie gauche. Lors du survol à la souris de ce bouton, le détail de la sélection opérée s'affiche. Cliquez une nouvelle fois sur ce bouton si vous voulez modifier votre sélection. Pour effacer votre sélection, cliquez aussi sur ce bouton pour accéder à la fenêtre de modification de la sélection ; dans celle-ci, cliquez sur le bouton RAZ en bas à gauche, puis OK pour fermer cette fenêtre sans opérer de sélection.
Si vous voulez réellement supprimer une sélection préalablement enregistrée, c'est à dire la faire disparaître de la liste déroulante, il faut la rappeler en modification,  cliquer sur le bouton RAZ pour effacer tous les champs de sélection, et enfin cliquer à nouveau sur le bouton Enregistrer la configuration.  

Balances analytiques

L'édition des balances analytiques est accessible depuis le menu Édition/États analytiques/Balance.

La fenêtre de lancement de l'édition permet de choisir les critères d'édition :

• Balance arrêtée. Vous pouvez choisir entre une balance arrêtée à fin du mois ou à la date du. Dans le premier cas, indiquez ensuite le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance. Dans le second cas, indiquez la date d’arrêtée de la balance, qui peut être une date quelconque en milieu de mois. Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.
  Vous pouvez également choisir la date de début de période. En effet, la balance comporte deux colonnes Débit période et Crédit période en sus des colonnes Débit exercice, Crédit exercice, Solde débiteur et Solde créditeur. Cette période est soit le mois de l’arrêté si la balance est arrêtée à une fin de mois, soit définie par la date début de période et la date d’arrêté si la balance est arrêtée à une date donnée.

• Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2022, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2020, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2021), soit de les ignorer. Si vous activez cette option, les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité ; sinon, les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.
• Avec solde de la période. Si vous cochez cette option, une colonne supplémentaire Solde de la période apparait après les colonnes Débit période et Crédit période. Mais de ce fait, le solde de la balance est présenté en une seule colonne signée, au lieu des deux colonnes Solde débiteur et Solde créditeur.  
• Configuration de l'état. Ce champ permet d'enregistrer l'ensemble des critères d'édition complémentaire figurant en dessous de celui-ci, hormis les sélections opérées au travers du bouton Autres sélections qui elles ont leur propre mécanisme de sauvegarde décrit plus haut.
  Pour enregistrer une configuration d'état, il faut renseigner le nom de la configuration dans ce champ, nom qui doit être de la forme XX-Libellé, XX étant un code identifiant de façon unique la configuration, et Libellé vous permettant de reconnaître cette configuration plus facilement. Puis cliquez sur le bouton Enregistrer cette configuration figurant à droite du champ permettant de saisir ce nom de configuration.
  Pour réutiliser cette configuration par la suite, il suffira de la sélectionner dans ce champ, qui se présente sous la forme d'une liste déroulante.
  A savoir : pour supprimer une configuration ayant été définie précédemment, sélectionnez-là dans la liste, puis cliquez à nouveau sur le bouton Enregistrer cette configuration en tenant la touche Majuscule enfoncée.

• Type de ventilation. Choisissez le type Ventilation analytique finale (option proposée par défaut) pour que la balance exploite les ventilations analytiques résultant de l'application des tables de ventilation, lorsque la saisie de la ventilation a fait appel à une ou plusieurs tables de ventilation. Au contraire, si vous voulez que la balance exploite les ventilations telles qu'elles ont été saisies, avec donc les codes des tables de ventilation éventuellement référencées, choisissez la valeur Ventilation analytique saisie. Si aucune table de ventilation n’a été utilisée en saisie d’une écriture, ventilation saisie et ventilation finale sont égales bien sûr.
  Ces notions de ventilation analytique saisie et finale ont été présentées en tête de ce chapitre.
• Compte général ou Poste budgétaire. Les balances analytiques sont bien souvent présentées avec un détail par compte général. Cette option permet de remplacer ce détail par compte général par un détail par poste budgétaire. La notion de regroupement budgétaire est présentée au chapitre 4.3  Plan comptable.

• Ignorer le journal de situation et Ignorer le journal d'abonnement. Ces deux options permettent de choisir s'il faut tenir compte, pour le calcul des soldes, des écritures des journaux de situation et d'abonnement.
• Ordre de tri. On dispose de 1 à 3 niveau de tri au choix. Sur chaque niveau, on choisit le critère de tri retenu parmi ceux proposés : Compte général ou poste budgétaire selon l'option retenue à l'invite correspondante plus haut ou un des axes analytiques ayant été activés. En règle générale, on choisira en critère de tri majeur l'axe analytique principal souhaité (par exemple, la section ou l'affaire) et en critère de tri secondaire le compte général ou le poste budgétaire.
  Pour le critère de tri principal, on peut activer à la demande un saut de page pour chaque code distinct. Pour les deux critères de tri secondaires, on peut demander à voir les différents niveaux de totalisations possibles (les classes de comptes à 1, 2 et 3 chiffres quand il s’agit des comptes généraux ou des postes budgétaires, les niveaux de regroupement de chaque axe analytique sinon) et/ou le détail pour chaque compte général, poste budgétaire ou code analytique. Attention toutefois à ne pas activer trop de niveaux de totalisation : les états deviennent assez vite difficiles à lire !

Le bouton Autres sélections donne accès à une fenêtre pour opérer des sélections complémentaires, fenêtre qui a été décrite plus haut.

Remarque : le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer la balance directement dans un tableur.

Grands-livres analytiques

L'édition des grands-livres analytiques est accessible depuis le menu Édition/États analytiques/Grand-livre.

La fenêtre de lancement de l'édition permet de choisir les critères d'édition :

• Grand livre arrêté. Vous pouvez choisir entre un arrêté à fin du mois ou à la date du. Dans le premier cas, indiquez ensuite le mois comptable sur lequel il faut arrêter le grand-livre. Dans le second cas, indiquez la date d’arrêté du grand-livre, qui peut être une date quelconque en milieu de mois. Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.
• Détail à partir du. Indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures s’impriment en détail. Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.
• Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2022, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2020, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2021), soit de les ignorer. Si vous activez cette option, les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité ; sinon, les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.
• Configuration de l'état. Ce champ permet d'enregistrer l'ensemble des critères d'édition complémentaire figurant en dessous de celui-ci, hormis les sélections opérées au travers du bouton Autres sélections qui elles ont leur propre mécanisme de sauvegarde décrit plus haut.
  Pour enregistrer une configuration d'état, il faut renseigner le nom de la configuration dans ce champ, nom qui doit être de la forme XX-Libellé, XX étant un code identifiant de façon unique la configuration, et Libellé vous permettant de reconnaître cette configuration plus facilement. Puis cliquez sur le bouton Enregistrer cette configuration figurant à droite du champ permettant de saisir ce nom de configuration.
  Pour réutiliser cette configuration par la suite, il suffira de la sélectionner dans ce champ, qui se présente sous la forme d'une liste déroulante.
  A savoir : pour supprimer une configuration ayant été définie précédemment, sélectionnez-là dans la liste, puis cliquez à nouveau sur le bouton Enregistrer cette configuration en tenant la touche Majuscule enfoncée.

• Type de ventilation. Choisissez le type Ventilation analytique finale (option proposée par défaut) pour que la grand-livre présente les ventilations analytiques résultant de l'application des tables de ventilation, lorsque la saisie de la ventilation a fait appel à une ou plusieurs tables de ventilation. Au contraire, si vous voulez que le grand-livre présente les ventilations telles qu'elles ont été saisies, avec donc les codes des tables de ventilation éventuellement référencées, choisissez la valeur Ventilation analytique saisie. Si aucune table de ventilation n’a été utilisée en saisie d’une écriture, ventilation saisie et ventilation finale sont égales bien sûr.
  Ces notions de ventilation analytique saisie et finale ont été présentées en tête de ce chapitre.
• Compte général ou Poste budgétaire. Chaque écriture est présentée avec le compte général dans lequel elle a été imputée. Cette option permet de présenter le poste budgétaire en lieu et place du compte général. La notion de regroupement budgétaire est présentée au chapitre 4.3  Plan comptable.

• Libellé écriture multi-lignes (voir 3.4  Libellés des écritures)
• Ignorer le journal de situation et Ignorer le journal d'abonnement. Ces deux options permettent de choisir s'il faut tenir compte, pour le calcul des soldes, des écritures des journaux de situation et d'abonnement.
• Ordre de tri. On dispose de 1 à 3 niveau de tri au choix. Sur chaque niveau, on choisit le critère de tri retenu parmi ceux proposés : Compte général ou poste budgétaire selon l'option retenue à l'invite correspondante plus haut ou un des axes analytiques ayant été activés. En règle générale, on choisira en critère de tri majeur l'axe analytique principal souhaité (par exemple, la section ou l'affaire) et en critère de tri secondaire le compte général ou le poste budgétaire.
  Pour le critère de tri principal, on peut activer à la demande un saut de page pour chaque code distinct. Pour les deux critères de tri secondaires, on peut demander à voir les différents niveaux de totalisations possibles (les classes de comptes à 1, 2 et 3 chiffres quand il s’agit des comptes généraux ou des postes budgétaires, les niveaux de regroupement de chaque axe analytique sinon) et/ou un sous-total pour chaque compte général, poste budgétaire ou code analytique. Attention toutefois à ne pas activer trop de niveaux de totalisation : les états deviennent assez vite difficiles à lire !
• Sommer les quantités. Si vous cochez cette options, les quantités seront sommées et apparaitront à tous les niveaux de totalisation.
  Attention toutefois : ces sommes n'ont un sens qui si l'unité (non gérée explicitement dans LDCompta) est identique au travers des différents comptes et codes analytiques pour lesquels vous avez saisi des quantités.

Le bouton Autres sélections donne accès à une fenêtre pour opérer des sélections complémentaires, fenêtre qui a été décrite plus haut.

Remarque : le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer les écritures analytiques du grand-livre directement dans un tableur.

États de contrôle analytique

Il s'agit là d'une procédure qui regroupe 3 états de contrôle, lesquels permettent de s'assurer de la cohérence globale de la comptabilité analytique par rapport à la comptabilité générale.

Cette procédure est accessible depuis le menu Édition/États analytiques/États de contrôle analytique.

L'écran de saisie des paramètres permet de lancer au choix l'un ou l'autre de ces états :

• Différences de ventilation entre compta générale et compta analytique. Cet état compare, pour chaque écriture de comptabilité générale mouvementant une classe de comptes définie comme étant gérée en comptabilité analytique, le montant de l'écriture en comptabilité générale par rapport à la somme des lignes de la ventilation analytique saisie pour cette même écriture. Il signale toute anomalie rencontrée.
• Écritures analytiques sans correspondance en compta générale. Cet état liste les écritures présentes en comptabilité analytique et n'ayant pas de correspondance en comptabilité générale. C'est le cas notamment de toutes les OD purement analytiques. Pour éviter donc que toutes ces OD analytiques soient recensées sur cet état, on peut indiquer quels sont les codes des journaux réservés à ces OD analytiques.
  Rappel : dans la saisie des OD analytiques, il est indiqué de saisir de préférence toutes les OD analytiques sur des journaux réservés à cette seule fin, journaux sur lesquels on ne saisira pas d'écritures en comptabilité en générale. En tout état de cause, si des OD purement analytiques apparaissent sur cet état, leur somme doit être toujours équilibrée débit-crédit.
• Écritures de compta générale ventilées à tort en analytique. Cet état liste les écritures de comptabilité générale comportant une ventilation analytique alors que, compte-tenu des classes de comptes définies comme étant gérées en analytique, elles ne devraient faire l'objet d'aucun ventilation.
  Pour ce dernier état, si on a activé plus d'un axe analytique, on peut choisir sur quel axe doit porter le contrôle, sachant que par défaut, le contrôle est réalisé sur tous les axes définis dans le dossier comptable.