Cette procédure permet d'éditer un grand-livre pour un compte donné, quel que soit le type de compte : compte général, client, fournisseur ou autre auxiliaire. Elle est accessible soit depuis le menu Édition/Grands-livres/Compte par compte, soit depuis la procédure d’interrogation d’un compte, par le bouton Imprimer compte.
Lors de l'appel de la procédure, l'écran de saisie des paramètres est composé des zones suivantes :
- N° du compte. Indiquez le N° du compte que vous voulez consulter. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Reportez-vous si nécessaire au chapitre règles de saisie d’un N° de compte, qui décrit également comment utiliser la touche F4 pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.
- Arrêté au. Indiquez ici la date à laquelle il faut arrêter l’état. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date d’arrêté seront ignorées. Le système propose ici la date du jour.
- Prendre en compte les filtres appliqués en consultation. Cette option n'est activée que si la fenêtre a été appelée depuis la consultation d'un compte, via le bouton Imprimer compte. En cochant cette option, les éventuels filtres ayant été appliqués dans la fenêtre de consultation sont appliqués également pour l'impression du grand-livre.
- Édition du détail des écritures. Activez cette option pour que les écritures comptables s’impriment en détail sur le grand livre.
Si vous ne souhaitez imprimer que les soldes des comptes, avec éventuellement les totaux mensuels, désactivez cette option.
- à partir du. Si vous avez activé l’option précédente, vous pouvez indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures comptables s’impriment en détail.
Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.
- Édition des sous-totaux par mois. Activez cette option si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois.
Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.
- Prise en compte des centralisations. La centralisation des écritures sur le grand-livre consiste à ne présenter qu’une seule ligne de totalisation par journal et mois comptable. Cette ligne reprend le cumul des mouvements débits et crédits, en lieu et place du détail des écritures comptables.
On peut ainsi diminuer de façon significative le volume papier des grands-livres, sachant que le détail des mouvements peut être retrouvé sur les journaux.
Cette centralisation ne s’effectue que pour les journaux et les comptes pour lesquels cela a été demandé explicitement, au niveau des paramètres journaux et du plan comptable. Et cela ne concerne que les comptes généraux.
Si cette option est activée, les centralisations seront prises en compte, conformément aux paramétrages ayant été mis en place, tel que cela est décrit ci-dessus.
Si cette option est désactivée, aucune centralisation ne sera faite.
Par défaut, la centralisation ne s'effectue que sur les mois comptables clos sauf si vous cochez la case idoine: y compris sur période non close.
Remarque : Il faut insister sur le fait que cette centralisation n'est qu'un artifice de programmation. Dans le fichier historique comptable, on conserve toujours le détail de toutes les écritures comptables passées réellement. Lors de l'édition des grands-livres, et si la centralisation est souhaitée, il y a cumul des écritures à centraliser par journal et période comptable. On ne fait figurer qu'une seule ligne cumul sur l'état, sous le libellé CENTRALISATION XX MM/AA, avec XX = Code du journal centralisé, MM/AA = Mois comptable. Même après clôture mensuelle du journal, il donc possible si vous le souhaitez de ne pas centraliser les écritures, et de reprendre le détail de toutes les écritures.
- Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices non clos simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices.
Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2021, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2019, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2020), soit de les ignorer, soit enfin de présenter le grand-livre comme si la clôture d’exercice au 31/12/2020 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/2020), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/2019) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la Fiche société.
Si vous cochez cette option, les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. On a donc le détail de tous les mouvements des deux exercices. Sinon, les écritures de l'exercice précédent sont ignorées purement et simplement.
- Afficher les révisions des comptes. Cette option n'est active que pour les comptes généraux. Si coché, la date de révision de chaque compte apparait dans le bandeau de début de compte, et un trait pointillé de séparation départage les écritures antérieures et postérieures à cette date de révision du compte.
- Afficher les séparateurs de milliers. Décochez cette option si les montants apparaissant sur le grand-livre sont très importants et entraînent parfois un débordement de capacité (on voit des ++++++ en lieu et place de certains montants). Les montants sont alors présentés sans les séparateurs de milliers, laissant ainsi plus de place pour les très gros montants.
- Libellé écriture multi-lignes. En cochant cette option, le libellé des écritures est présenté sur plusieurs lignes si nécessaire. Sinon, les libellés trop longs pour s'inscrire dans la largeur de la colonne sont tronqués.
- Imprimer les commentaires. Cochez cette option si vous souhaitez voir les commentaires associés aux écritures. Ceux-ci apparaissent dans ce cas dans la colonne Libellé écriture, sous le libellé de chaque écriture concernée.
- Imprimer les litiges clients. Cette option n'est présentée que pour un grand-livre clients. Si l'option est cochée, les commentaires des litiges sont imprimés en rouge foncé, en dessous du libellé de l'écriture.
- Sélection des écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :
- Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non.
- Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
- Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
- Lettrées ou non lettrées au. Ce champ n'est activé que si l’on a choisi l’option Non lettrées ou Lettrées au-dessus.
Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas.
Si vous ne renseignez pas ce champ, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui convient bien la plupart du temps.
- Format. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. En format horizontal, on dispose d’informations supplémentaires, mais l’édition nécessitera davantage de pages.
- Imprimer les cadres – Imprimer les trames. Ces deux options permettent de désactiver l’impression de tous les cadres et/ou des trames grisées mettant en évidence chaque nouveau compte. La désactivation de ces deux options permet d’accélérer l’impression et de diminuer la consommation d’encre.
Le grand-livre qui s’imprime est identique à celui que l’on obtient par les options classiques d’édition de grands-livres décrites précédemment.
