9.4.3 Gestion des bordereaux de versement DSN
Bien qu'il n'existe pas de paramétrage de bordereau DSN pour tous les OPS autre que l'URSSAF, on gère quand même une phase de préparation/vérification/validation de bordereaux de versement DSN. Cela permet de bien vérifier ce qui va être payé aux différents organismes, en amont de la constitution de la DSN proprement dite.
Quand ce n'est pas un bordereau destiné à l'URSSAF, les lignes de bordereaux correspondent non pas à des cotisations agrégées, mais aux cotisations telles qu'elles sont regroupées sur les blocs 81, c'est à dire :
Remarques
Notez bien que les lignes présentées sur les bordereaux de versement ne sont là que pour faciliter le contrôle du montant total qui a été calculé. Elles ne sont pas reprises en DSN à un niveau agrégé, sauf dans le cas de l'URSSAF (blocs 23-Cotisation agrégée). Les cotisations retraite, prévoyance, MSA, DGFiP n'apparaissent en DSN qu'au niveau nominatif (blocs 81-Cotisation individuelle) ou pour certaines au niveau établissement (Blocs 82-Cotisation établissement). Dans la DSN mensuelle, on ne trouvera au final que le montant versé à chaque OPS, dans un bloc 20-Versement OPS.
La gestion des bordereaux de versement DSN est accessible par le menu Traitement mensuel/Bordereaux de versement DSN.
La fenêtre principale de gestion de ces bordereaux présente tous les bordereaux déjà préparés pour le mois de paye courant. On peut modifier la période, pour revoir ou réimprimer des bordereaux plus anciens, ou filtrer sur le statut de ces bordereaux : validés ou non, transmis en DSN ou non.
Attention : il faut être prudent avec cette notion de bordereau « transmis », qui signifie juste que le bordereau a été repris sur une DSN mensuelle. Mais rien ne dit que cette DSN a véritablement été transmise par l'API-DSN ou par un autre moyen (upload sur le portail Net-Entreprises ou MSA). Le bordereau, même s'il est marqué transmis ici, n'a donc pas forcément été réceptionné par l'OPS destinataire. Le seul moyen d'être certain que ces bordereaux de versement ont bien été reçus par les OPS concernés, c'est la consultation des Comptes-Rendus Métier (CRM) reçus en retour de la transmission d'une DSN.
Lorsqu'on a créé tous les bordereaux de versement du mois, comme cela est expliqué ci-après, on peut cliquer sur le bouton Afficher récapitulatif en bas à gauche de cet écran présentant tous les bordereaux. Un tableau rassemblant les bordereaux par OPS destinataires est alors présenté en partie basse de la fenêtre. Dans ce tableau, vous trouverez le nombre de bordereaux validés/non validés et les sommes versées à chaque OPS. Le détail des bordereaux par période pour un OPS donné s'affiche en « déroulant » la ligne de cet OPS, ce qui est utile s'il y a des bordereaux de régularisations au titre de périodes antérieures.
Ce tableau permet de vérifier, surtout quand on a un grand nombre d'établissements, que tous les bordereaux ont été créés et validés. La colonne Total (sans doublon) garantit qu'aucun bordereau n'a été créé en double (la valeur doit être égale à la somme des bordereaux non validés et validés). Si un bordereau est en double, le fond de la ligne concernée apparaît en rouge.
Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton Créer. Cela donne accès à une nouvelle fenêtre où est rappelé, en partie haute, le mois d'arrêté des bordereaux, qui est le mois de paye courant. En partie centrale apparait la liste des bordereaux qui vont être créés.
Par défaut, la première fois pour un mois donné, on a autant de lignes qu'il y a de liens entre OPS destinataires et les établissements actifs dans la société courante, avec quand même un filtrage tenant compte de la périodicité. Par exemple, pour les liens où l'on a indiqué une périodicité trimestrielle, la création d'un bordereau ne sera proposée qu'en mars, juin, septembre et décembre.
Si l'on revient plus tard sur cet écran de création, seuls les bordereaux non déjà créés sont proposés, sauf si vous décochez l'option Uniquement les bordereaux non préparés en haut à droite. Mais il est préférable dans ce cas de commencer par supprimer le ou les bordereaux erronés, puis d'accéder ensuite à cette fenêtre demander la création de ces bordereaux qui seront alors proposés par défaut dans la liste car considérés comme manquants.
Dans certains cas particuliers, on peut aussi choisir les bordereaux à créer en filtrant sur l'OPS destinataire ou l'établissement concerné : il suffit pour cela de cliquer sur le bouton-lien Tous les OPS ou Tous les établissements pour accéder à une fenêtre de choix multiple des OPS ou établissements.
La case à cocher Bordereau de régularisation permet de créer un bordereau « vierge », sans aucune ligne de cotisation, pour le ou les OPS et établissements sélectionnés en partie centrale. Et dans ce cas, on ne coche très certainement qu'un seul OPS et/ou un seul établissement, car on ne veut créer qu'un seul bordereau de régularisation. Choisissez dans ce cas le Mois d'arrêté, en haut à gauche de cette fenêtre : ce doit être le mois au titre duquel vous souhaitez opérer la régularisation. Ce bordereau « vierge » peut ensuite être complété manuellement, par la procédure de modification d'un bordereau décrite plus loin dans cette page.
Cela étant, la création des bordereaux de régularisation est automatique dès lors qu'on met en œuvre le mécanisme de régularisation de cotisations. Et par ailleurs, on dispose également d'un mode de création « avancé » de bordereaux de versement qui est souvent plus propice à ces besoins très particuliers.
En tout état de cause, si vous n'êtes pas un expert de la DSN, prenez conseil auprès de votre prestataire habituel LDPaye avant de vous lancer dans de telles manipulations.
Notez qu'en partie basse apparait le nombre de bordereaux sélectionnés pour création. Cliquez sur OK pour lancer la création de ces bordereaux.
Cette création peut prendre quelques minutes lorsque le nombre de bordereaux ou de salariés concernés est important : il faut savoir que pour calculer ces bordereaux, LDPaye commence par constituer une DSN (temporaire, elle n'est conservée nulle part) pour chaque établissement sélectionné, afin de pouvoir sommer les montants de cotisation dans cette DSN. Il n'y a que pour les bordereaux URSSAF que le calcul ne se fait pas depuis une DSN, puisqu'on doit dans ce cas calculer les cotisations agrégées en se basant sur les paramètres du bordereau de versement URSSAF. D'ailleurs, en partie basse de cette fenêtre, le bouton Paramétrer le bordereau URSSAF permet d’accéder directement à ces paramètres.
Une fois les bordereaux créés, on revient dans la fenêtre principale, le ou les bordereaux nouvellement créés apparaissant en tête de liste.
A savoir : il est possible que certains bordereaux demandés ne soient pas créés, s'il n'y a aucune cotisation à verser. Le cas le plus fréquent est celui des bordereaux DGFiP : si dans un (petit) établissement, tous les salariés ont un taux PAS à zéro, il n'y a rien à payer à la DGFiP. Le bordereau ne sera donc pas créé, mais un message d'avertissement signale ce cas particulier.
Depuis la fenêtre de création des bordereaux décrite au chapitre ci-dessus, et après avoir sélectionné le ou les OPS et établissements concernés, le bouton Avancé, en bas à gauche, permet d'accéder à un écran comportant de nombreuses options complémentaires pour créer un bordereau.
Ce mode « avancé » ne doit être utilisé que dans des cas très particuliers, bien souvent sur les conseils d'un expert LDPaye. Il est inutile d'y faire appel pour les bordereaux « ordinaires » créés chaque mois. C'est essentiellement pour créer des bordereaux de régularisation que l'on exploitera ce mode « avancé ».
Les options complémentaires disponibles dans ce mode sont :
C'est la troisième option qu'il faut en principe utiliser, sauf cas très particuliers.
A savoir : pour ce cas des régularisations de cotisations, il n'est pas nécessaire de passer par le mode « avancé ». En effet, si des régularisations de cotisations ont été effectués sur des bulletins du mois M, au titre de mois antérieurs à ce mois M (on parle bien de régularisations effectuées via le mécanisme des régularisations décrit au chapitre 10.6 Régularisations des cotisations), LDPaye créera automatiquement les bordereaux de régularisation pour chaque mois antérieur concerné par ces régularisations, en sus des bordereaux du mois M qui ne traiteront que des cotisations ce mois M, hors régularisations. Et ce même si on ne passe pas par le mode « avancé ».
Avant toute chose, il convient de contrôler ces bordereaux de cotisations. Le bouton Imprimer au bas de la fenêtre permet d’imprimer le ou les bordereaux. Une sélection multiple est possible en cochant le ou les bordereaux souhaités en colonne 1. A défaut d’avoir coché une ligne, l’impression est réalisée pour le bordereau courant (celui qui est en bleu).
L'état imprimé se présente ainsi :
Il est vivement recommandé de toujours contrôler les chiffres apparaissant sur ces bordereaux. Il faut au minimum recouper ceux-ci avec l’état des cotisations, pour l’organisme et la période concernés. Le total des cotisations devrait en principe être identique sur les 2 états, aux arrondis près pour l'URSSAF.
Il est possible de modifier un bordereau de cotisation, même si cela doit rester exceptionnel. En effet, les cotisations déclarées en DSN via ces bordereaux sont censées être le reflet exact de ce qui a été calculé sur les bulletins de paie. Dès lors qu’on corrige le bordereau, on introduit un écart entre le bordereau de cotisations DSN et les cotisations qui apparaissent sur les bulletins de paie et donc celles qui ont été reprises nominativement en DSN par des blocs 81-Cotisation individuelle.
D'ailleurs, depuis septembre 2022, l'URSSAF effectuent de nombreux contrôles de cohérence entre les cotisations agrégées (blocs 23) et les éléments déclarés nominativement (blocs 78-Base assujettie et 81-Cotisation individuelle). Donc, si on modifie le bordereau URSSAF sans opérer de modifications sur le plan nominatif, il y a de grandes chances d'introduire une incohérence qui sera détectée tôt ou tard par l'URSSAF, qui demandera alors une rectification, rectification qui sera encore plus compliquée à réaliser a posteriori. La bonne façon de faire est donc de corriger l'erreur au plus tôt, en recalculant le ou les bulletins concernés, puis en recréant le ou les bordereaux concernés.
Lors de la modification d’un bordereau de cotisation, quasiment tout peut être modifié : on peut ajouter des lignes au bordereau, modifier ou supprimer des lignes existantes. Tout cela sans aucun garde-fou : soyez très prudent ! Cette option de modification a été offerte uniquement pour conserver la même souplesse que ce que l’on avait antérieurement à la DSN : quand on saisissait ses charges sur le portail net-entreprises, on pouvait saisir ce que l’on voulait indépendamment de ce qui apparaissait sur le bordereau de cotisation « papier » issu de LDPaye (même si dans la grande majorité des cas, on recopiait les chiffres à l’identique) !
Notez que le montant de chaque cotisation agrégée « proportionnelle » est recalculé chaque fois que vous corrigez une assiette ou un taux. Et que le total du bordereau, et donc le montant à payer, est lui aussi recalculé en conséquence.
Vous pouvez aussi intervenir en partie basse sur le mode de paiement des cotisations, et en cas de prélèvement, sur l’IBAN du compte sur lequel sera opéré celui-ci. En effet, lors de la création du bordereau DSN, c’est le mode de paiement et l’IBAN défini dans le lien (établissement, OPS) qui a été repris. Si d’un mois sur l’autre, les charges ne sont pas toujours à prélever sur le même compte bancaire, il faut intervenir à ce stade pour sélectionner le bon compte bancaire.
Vous pouvez même « valider » le bordereau, en cochant cette option en bas à gauche de la fenêtre. Mais cette opération de validation, comme on va le voir ci-après, peut aussi être opérée depuis la fenêtre principale.
Cette étape, très simple à effectuer, a été volontairement été ajoutée pour éviter que les données présentes sur ces bordereaux ne partent en DSN sans avoir subi un minimum de contrôle. Ainsi, un bordereau de cotisation préparé mais non encore « validé » ne pourra pas être repris dans une DSN mensuelle.
Ce principe permet aussi de se rapprocher de l’organisation que l’on trouve dans certaines entreprises, où la personne qui gère les déclarations de charges sociales n’est pas toujours la même que celle qui effectue les payes. De la même façon avec la DSN, la personne qui prépare et contrôle les charges sociales peut être distincte de celle qui élabore les DSN mensuelles.
Concrètement, cette étape de validation des bordereaux consiste simplement à les « cocher ». Mais bien entendu, il ne faut les valider que si on a contrôlé soigneusement les chiffres qui sont repris sur ceux-ci, et notamment le total à payer. Car la DSN va « porter » l’ordre de paiement de chaque bordereau, dès lors qu’on a opté pour le prélèvement SEPA, ce qui est le cas pour la plupart des OPS. Il n’y aura pas d’autre étape de validation que celle qui est décrite ici, contrairement à ce que l’on connaissait auparavant sur net-entreprises, où l’on devait dans un premier temps valider le bordereau DUCS, puis dans un second temps valider l’ordre de paiement de celui-ci.
Pour valider un bordereau, sélectionnez-le dans la fenêtre principale de gestion des bordereaux DSN, cliquez sur le bouton Valider en partie basse et répondez Oui dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche.
Pour valider simultanément plusieurs bordereaux, cochez les un à un dans la première colonne de la fenêtre principale, ou utilisez le bouton Tous (+) au bas de la fenêtre, puis cliquez sur le bouton Valider en partie basse et répondez Oui dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche.
Pour revenir en arrière sur une validation de bordereau, appelez celui-ci en modification. Un message d’avertissement signale que vous tentez de modifier un bordereau qui a été déjà été validé ; passez outre. Dans la fenêtre de modification, en bas à droite, décochez l’option Bordereau validé et cliquez sur OK.
Un conseil : si vous avez préparé un bordereau DSN pour un établissement et un OPS destinataire, que celui-ci est erroné et que vous en allez en recréer un autre, il est préférable de supprimer le bordereau erroné. Cela évite qu’il soit validé par erreur, avec le risque qu’il soit dans la foulée transmis en DSN.
Dans l’assistant de création d’une DSN mensuelle, c’est sur le plan 4 qu’il faut sélectionner le ou les bordereaux de cotisation DSN à inclure dans la déclaration.
Le système présente tous les bordereaux de cotisations validés des établissements sélectionnés pour l’envoi DSN. Ceux-ci sont normalement déjà présélectionnés.
Sur ce plan, le bouton Gérer les bordereaux permet d'accéder à la fenêtre principale de gestion des bordereaux, où l'on peut valider les bordereaux si cette étape avait été oubliée par exemple. Au retour de cette fenêtre, si vous avez validé de nouveaux bordereaux, cliquez sur le bouton Par défaut pour que soient sélectionnés tous les bordereaux nécessaires, comme cela est fait au premier affichage de ce plan.
Remarque : la case à cocher Décalage de la période de rattachement pouvait être utilisée avant 2018, car à cette époque, il était dit dans le cahier technique DSN, au chapitre 2.1.3.2-Définition des notions de période que « la période de rattachement des cotisations est le mois civil au cours duquel survient le ou les versements à l’individu du salaire net obtenu par déduction de ces mêmes cotisations ». Cette notion de décalage des cotisations sociales ayant disparu depuis 2018, cette case à cocher ne doit jamais être utilisée. Elle disparaîtra dans une version future.
Notion de mois d'émission des bordereaux : quand on crée les bordereaux, le mois d'émission est implicitement le mois de paye courant. Et sur ces bordereaux sont sommées les cotisations du mois courant. Mais il est possible, en mode « avancé », et principalement pour déclarer des régularisations de cotisations, de créer des bordereaux sommant des cotisations de mois antérieurs, bordereaux qu'il faudra incorporer dans la prochaine DSN mensuelle. C'est l'objet de ce mois d'émission des bordereaux : il permet le rattachement automatique du bordereau lors de la création de la DSN mensuelle correspondant à ce mois d'émission, indépendamment du mois de rattachement des cotisations déclarées sur ce bordereau.
Exemple : en décembre 2022, on veut corriger une erreur survenue en novembre. On crée pour cela un bordereau de régularisation du mois de novembre, mais pour le mois d'émission Décembre. Ainsi, lors de la création de la DSN mensuelle de décembre, ce bordereau sera automatiquement inclus (s'il a été validé bien sûr).
Une fois la déclaration constituée, si vous imprimez l’état de contrôle, vous pouvez demander à ce que sur cet état figurent aussi les données des bordereaux de cotisation (blocs 20, 22 et 23). Les données présentées seront rigoureusement les mêmes que celles de l’état de contrôle d’un bordereau présenté plus haut, puisqu’il n’y a aucune « manipulation » des données de ces bordereaux lorsqu’elles sont reprises dans la DSN mensuelle : ce n’est plus qu’une question de formatage des données.
Le seul cas où l’on pourrait avoir une différence serait celui où l’on corrige le contenu des blocs 20, 22 et 23 directement au sein de la déclaration, mais cela, même si c’est techniquement possible, est vivement déconseillé.
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