LDCompta permet de gérer les virements commerciaux (appelés aussi VCOM).

Un virement commercial est un ordre de virement à exécution différée (120 jours maximum), contractuellement irrévocable, et enrichi de données commerciales (références des factures réglées). Par ce biais, vous pouvez donc émettre des virements par avance, même sur des échéances multiples, comme on le ferait pour des BO.

Vous n'avez pas à émettre de bordereau de paiement au fournisseur ; celui-ci est informé directement par votre banque de l'arrivée future de ces règlements.

La gestion de ces règlements dans LDCompta se compose de :

• La définition des paramètres propres à ces virements commerciaux, pour chaque banque pour laquelle vous souhaitez émettre des virements commerciaux. Sachant que la norme VCOM 400 offre quelques souplesses que les banques ont (largement) mis à profit, il vous faut donc renseigner ces paramètres en s'appuyant sur les documents spécifiques émis par chaque banque, documents décrivant l'implémentation exacte de cette norme.
• L'émission des virements commerciaux, prise en charge de manière quasi-transparente dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, au même titre que les virements SEPA par exemple, avec comptabilisation entre le compte fournisseur et un compte de passage que l'on peut définir banque par banque.
• Préparation de l'ordre de virement en norme CFONB (fichier « à plat » 400 caractères).
• Comptabilisation de ces virements à échéance, entre le compte de passage et le compte de banque.

Pour prendre en charge, il faut créer un mode de paiement dédié de type Virement commercial.

Il faut aussi renseigner des paramètres spécifiques à ces virements commerciaux pour chaque journal de banque à partir de laquelle vous allez émettre des virements commerciaux. Cela se fait au niveau du journal de banque, sur l'onglet Règlements. Cliquez sur le bouton Virements Com. et Int. La fenêtre qui s'ouvre est composée de deux onglets, pour les virements commerciaux d'une part, internationaux d'autre part. Initialement, tout est grisé. Cochez la case souhaitée au niveau du titre de l'onglet pour activer l'onglet correspondant. Les champs suivants doivent être complétés (tous sont obligatoires car nécessaires à la constitution d'un ordre de virement international, en dehors des 2 champs relatifs au compte bancaire des frais, qui sont facultatifs) :

Onglet VCOM - Général

• Code identifiant. Deux valeurs possibles, à choisir en fonction des indications de votre banque : A - Numéro de compte, C-Code émetteur.
• N° de compte/Code émetteur. A renseigner là-aussi selon les indications de votre banque.
• N° de l'émetteur. A renseigner là-aussi selon les indications de votre banque.
• Inscrire la référence de la remise. Si cette option est cochée, le N° d'ordre du lot de virements sera inscrit en tant que Référence de la remise, sur l'enregistrement en-tête code H, zone A13, positions 59-65.
• Raison sociale du donneur d'ordre. Répétez ci la raison sociale de la société, sur 35 caractères maximum.
• RIB ou IBAN à débiter. Indiquez l'IBAN correspondant à ce journal de banque.
• Inscrire le montant de l'échéance. Si cette option est cochée, un montant sera porté sur chaque enregistrement Échéance code EC, zone D16, positions 386-400.
• Inscrire la somme des échéances. Si cette option est cochée, le montant total des échéances sera inscrit sur l'enregistrement Fin de séquence donneur d'ordre code EC, zone F6, positions 386-400.
• Journal des virements commerciaux. Indiquez le code du journal sur lequel seront comptabilisés les écritures issues de la comptabilisation automatique de ces virements (écritures passées entre les comptes de tiers et le compte de passage indiqué à l'invite suivante).
• N° de compte d'attente. Indiquez le N° de compte sur lequel seront comptabilisés les écritures issues de la comptabilisation automatique de ces virements, pour la contrepartie des écritures passées aux comptes de tiers.

Onglet VCOM - Fournisseur

Sur les 7 premiers champs de cet onglet, indiquez comment renseigner le libellé et les 6 lignes d'adresse du bénéficiaire qui sont prévues sur l'enregistrement en-tête code FO identifiant le tiers payé.

Les autres champs sont :

• Paiement anticipé interdit. Si cette option est cochée, la valeur O (Oui) sera portée sur chaque enregistrement en-tête code FO identifiant le tiers payé, zone B16, position 287.
• Action de paiement. Choisissez l'une des valeurs possibles, en accord avec ce que vous avez négocié avec votre banque : I  - Paiement anticipé systématique, P - Proposition de paiement anticipé, T - Paiement au terme de la facture. Laissez cette valeur à blanc si vous avez coché l'option Paiement anticipé interdit. Ce code est reporté sur chaque enregistrement en-tête code FO identifiant le tiers payé, zone B17, position 288.
• Inscrire le nom du bénéficiaire. Si cette option est cochée, la raison sociale du bénéficiaire sera inscrite sur l'enregistrement en-tête code FO identifiant le tiers payé, code FO, zone B20, positions 307-338.
• Inscrire les enregistrements complémentaires. Si cette option est cochée, un enregistrement en-tête code FC sera inscrit suite à chaque enregistrement en-tête code FO identifiant le tiers payé. Cet enregistrement code FC porte le N° de fax (probablement plus utilisé par la banque) et l'adresse mail du fournisseur.

Pré-comptabilisation et édition des virements commerciaux

Le déclenchement du paiement par virement commercial se fait, comme pour les autres modes de paiement, par l'option de menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Comptabilisation et édition décrite au chapitre Comptabilisation et édition des règlements.

Les spécificités pour les virements commerciaux sont :

• On émet un seul bordereau de paiement multi-échéances, par compte de tiers, fournisseur à payer, IBAN destinataire.
• Les écritures sont comptabilisées sur le journal dédié aux virements commerciaux, et en contrepartie des comptes de tiers réglés, on mouvement le compte d'attente et non pas le compte de banque. Ceux deux éléments, code journal et compte d'attente, sont définis sur l'onglet VCOM - Général des paramètres Virements commerciaux du journal de banque, décrits plus haut dans cette page.
• Ces écritures sont toujours détaillées par échéance, même dans le cas d'un bordereau de paiement multi-échéances.
• Au lancement du traitement de comptabilisation, le système vérifie que pour chaque fournisseur destinataire d'un virement commercial (fournisseur émetteur de la facture ou fournisseur à payer défini sur l'échéance), on trouve bien dans la fiche du fournisseur la raison sociale, au moins une ligne d'adresse, le code postal et la ville ainsi que le SIRET.

Comptabilisation des virements commerciaux

Une option propre aux virements commerciaux permet de déclencher par la suite d'une part l'envoi de l'ordre de paiement à la banque, d'autre part la comptabilisation effective de ces ordres sur la banque, ce que l'on peut faire échéance par échéance.

Cette option est accessible par l’option Traitement/Règlement automatique Fournisseurs/Gestion des virements commerciaux.

Lorsqu’on lance cette procédure, le système présente une fenêtre composée de deux onglets :

Onglet Lots de virement

Le fonctionnement de cet onglet est totalement analogue à ce qu'on a vu précédemment pour les virements SEPA ou les virements internationaux.

Ce fonctionnement n'est donc pas repris ici en détail.

Onglet Comptabilisation en banque

Cet onglet présente une synthèse de tous les virements commerciaux encore non comptabilisés (sauf si vous cochez l'option Afficher les échéances déjà comptabilisées en partie haute), groupés par date d'échéance et banque, avec pour chaque couple le nombre et le montant total des virements en attente de comptabilisation. La liste est triée par date d'échéance croissante.

Au fur et à mesure que ces échéances sont atteintes, vous devez demander la comptabilisation via le bouton Comptabiliser. Une fenêtre supplémentaire vous permet alors de saisir la date comptable (proposée à la date du jour), la date de valeur (facultatif), la référence document et le N° de pièce (sauf si le journal de banque est en numérotation automatique), le code nature de pièce (facultatif) et enfin le libellé de l'écriture (vous pouvez indiquer <NVIR> dans ce libellé ; ce code <NVIR> sera remplacé par le N° de l'ordre de virement lors de la comptabilisation).
En validant par le bouton OK, le système comptabilise une écriture pour solder cette échéance dans le compte d'attente des virements commerciaux correspondant à cette banque et débiter en contrepartie le compte de banque. La comptabilisation se fait toujours à minima avec une pièce distincte par ordre de virement d'origine, sachant que dans la fenêtre précédente, les virements sont regroupés par échéance et banque sans distinction sur le N° d'ordre de virement d'origine. Pour une ligne pointée dans cette fenêtre pour comptabilisation, correspondant à une échéance et une banque, on peut donc avoir plusieurs ordres de virement, et donc plusieurs pièces comptabilisées. Pour chaque pièce, il y a passation d'une écriture au compte d'attente une écriture pour chaque bordereau de virement composant l'ordre de virement avec en contrepartie une écriture globale au compte de banque, ou si vous avez coché l'option Comptabiliser sur la banque virement par virement, une écriture là-aussi détaillée pour chaque bordereau de virement.