Cette procédure permet de gérer le portefeuille des effets à payer, avec les fonctionnalités suivantes :

• Comptabilisation rapide des bordereaux de LCR à payer, par pointage plein écran des effets à payer ;
• Possibilité de modifier l'échéance et d'annuler un effet en portefeuille, avec comptabilisation automatique en cas d’annulation, ou en cas de modification du mois d'échéance si le compte effets à payer est géré par mois d'échéance.
• Prise en charge des effets à payer émis par la procédure de règlement automatique, mais aussi ceux créés dans la saisie des règlements manuels fournisseurs. Dans les deux cas de figure, ce sont les paiements définis comme étant de type BO dans les paramètres modes de paiement qui sont supportés par cette procédure.

La procédure est accessible depuis le menu Saisie /Gestion des effets à payer.

Dans la mesure où vous émettez des effets à payer (paiements définis en type BO), que ce soit en saisie règlement manuel fournisseur ou en règlement automatique, il est indispensable de comptabiliser les domiciliations de ces effets par cette procédure, et non par la procédure de saisie par pièce ou par folio. C’est la seule méthode qui gère correctement le portefeuille d’effets à payer, et qui garantit donc que le montant de ce portefeuille reste toujours égal au solde du ou des comptes effets à payer.

Comptabilisation des bordereaux de LCR à payer

Lors de l'appel de cette procédure de gestion des effets à payer, le système affiche le contenu de votre portefeuille sous forme récapitulative, c'est à dire une ligne pour chaque échéance et chaque banque où sont domiciliés des effets, avec ligne par ligne le nombre d'effets émis et le montant total correspondant.

A partir de cet écran récapitulatif, et au vu du bordereau de LCR à payer que vous adresse la banque quelques jours avant l'échéance, il suffit de sélectionner les effets que vous acceptez de payer :

• soit par le bouton Ajouter en regard d'une ligne affichée, ce qui a pour effet de sélectionner tous les effets émis pour l'échéance et la banque considérées ;
• soit par le bouton Afficher détail. On obtient alors une liste détaillée de tous les effets émis pour l'échéance et la banque considérées. Sur cette liste, on peut sélectionner les effets à payer individuellement, en cliquant sur le montant de chaque effet. Il est possible de trier les données de la table sur n’importe laquelle des colonnes, en cliquant sur l’en-tête de la colonne sur laquelle vous souhaitez trier les données. Cela peut vous permettre de retrouver plus facilement les effets lorsque la liste est longue.

Au fur et à mesure de vos sélections, le Total bon à payer situé en partie haute du premier écran vous affiche les nombres et montants cumulés des effets sélectionnés pour être payés. Une fois votre sélection achevée, ce montant total doit correspondre à celui du relevé de LCR reçu de la banque. Cliquez sur le bouton Valider le relevé. On doit compléter alors les quelques informations nécessaires à la comptabilisation du paiement des effets, c'est à dire :

• Date comptable. C'est la date comptable à laquelle sera passée l'écriture entre le compte effets à payer et le compte de banque.
• Date de valeur. Indiquez ici la date de valeur du règlement, si vous gérez vos comptes de banque en date de valeur.
• Référence du document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre domiciliation. Cette zone est facultative.
• Nature de la pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif.
• N° de pièce. C'est le N° de pièce qui va être attribué à l’écriture de règlement. Ce N° de pièce sera affiché lors du rapprochement bancaire ultérieur. Nous vous conseillons donc, en fonction de la façon dont sont renseignés vos relevés de comptes bancaires, d’indiquer ici la date ou le n° du bordereau de LCR à payer que vous venez de saisir. Cette zone est masquée s'il y a numérotation automatique des pièces pour le journal de banque considéré.
•  Libellé écriture. Ce libellé est obligatoire. Le libellé proposé est RELEVE LCR DU XX/XX/XX, avec la date du jour.
• Comptabiliser sur la banque effet par effet. Activez cette option si vous souhaitez que la pièce soit comptabilisée en détail, une écriture par effet payé, sur le compte de banque (sachant que sur le compte effet à payer, la pièce est toujours comptabilisée en détail). Selon la façon dont votre banque présente la domiciliation des effets sur les relevés de compte, choisissez l’option adéquate, ce qui facilitera le rapprochement bancaire ultérieur.

Lorsque vous validez cet écran par le bouton OK, il y a effectivement comptabilisation avec :

• une écriture au débit du compte effets à payer pour chaque règlement sélectionné précédemment ;
• soit une seule écriture du montant cumulé de tous les effets sélectionnés, au crédit du compte de banque, soit une écriture pour chaque règlement comme dans le compte effets à payer, si vous avez activé l’option Comptabiliser sur la banque effet par effet.

Suppression d'effets sans comptabilisation

Dans le cas où l'on a par erreur comptabilisé un ou plusieurs effets sans passer par la procédure décrite ici, on se retrouve avec une désynchronisation entre le contenu du portefeuille d'effets et le solde du ou des comptes Effets à payer (comptes 403xxx).

On peut avoir besoin dans ce cas de sortir des effets de ce portefeuille sans qu'il y ait de comptabilisation : pas d'écriture entre le compte 403 et le compte 512.

Pour réaliser cette sortie sans comptabilisation, sélectionnez-le ou les effets en portefeuille comme indiqué ci-dessus. Puis cliquez sur le bouton Valider le relevé en tenant la touche Majuscule enfoncée. Un message de confirmation vous signale alors que les effets vont être sortis (supprimés) du portefeuille sans aucune comptabilisation. Confirmez cela en cliquant sur le bouton Supprimer qui vient en lieu et place du bouton OK.

Modification-annulation d'un effet en portefeuille

Toujours depuis l'écran principal de gestion des effets à payer, l’onglet Gestion des effets permet d'afficher la liste de tous les effets émis et non encore domiciliés (donc toujours présents dans le compte Effet à payer). Sur cette liste, on peut gérer ces effets grâce aux boutons Modifier et Supprimer.

En modification d'un effet, la seule zone modifiable est la date d'échéance. En cas de modification du mois d'échéance, et si vous gérez un compte effets à payer par mois d'échéance (que ce soit un compte général ou un compte auxiliaire), un écran supplémentaire vous est proposé pour comptabiliser ce changement d'échéance (Écriture entre le compte 4030XX et le compte 4030YY, avec XX=Mois ancienne échéance et YY=Mois nouvelle échéance). De plus, toute modification d'échéance est reportée :

• dans le compte fournisseur sur la ou les factures réglées ;
• dans le compte fournisseur sur le règlement lui-même ;
• dans le compte effets à payer sur le règlement.

La date d'échéance, si elle se trouve inscrite dans le libellé sous la forme JJMMAA ou JJ/MM/AA sera également remplacée (ce qui est le cas pour les BO comptabilisés automatiquement).

ATTENTION : tous ces reports de modification d'échéance se font par rapprochement sur le N° de pièce, l'ancienne date d'échéance et le montant. Si le rapprochement n'aboutit pas, le report de la nouvelle échéance dans le compte fournisseur ou dans le compte effets à payer ne se fait pas sans qu'aucune erreur ne soit signalée.

En cas de suppression d'un effet, vous avez de la même façon accès à un écran de comptabilisation de cette suppression, avec passation d'une écriture du compte effets à payer vers le compte fournisseur réglé. Le compte effets à payer est débité du montant du règlement supprimé, le compte fournisseur est quant à lui mouvementé conformément aux échéances qui avaient été réglées par le règlement supprimé. On retrouvera donc dans ce compte le détail des factures et avoirs tel qu'à l'origine.

Édition du portefeuille des effets à payer

Cette procédure permet d'éditer l'en-cours effets à payer, c'est à dire tous les effets qui constituent le solde du compte effets à payer. La procédure est accessible depuis le menu Édition/Effets à payer, ou par le bouton Imprimer depuis l’écran principal de gestion du portefeuille d’effets à payer.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres de l'édition, comportant les zones suivantes :

• Type de liste. Sélectionnez la ou les listes souhaitées parmi celles qui vous sont proposées :
• Liste détaillée de tous les effets : liste détaillée de tous les effets à payer, triée par banque et échéance.
• Récapitulatif par banque : liste ne comportant qu'une page par banque, avec échéance par échéance le nombre et le montant total des effets à payer, ainsi qu'un cumul progressif de ces effets (Montant cumulé de tous les effets jusqu'à l'échéance considérée).
• Récapitulatif par échéance : même liste que la précédente, mais cumulée toutes banques confondues.
• Fournisseur. Si vous renseignez ici un N° de tiers, seuls les effets à payer concernant ce tiers seront imprimés.
• Échéance du/Échéances jusqu'au. Ce bouton radio permet de n'imprimer que les effets à une échéance précise ou jusqu'à une échéance donnée.
• Banque. Cette zone permet de limiter l'édition aux effets domiciliés sur une banque donnée. Si vous voulez traiter tous les effets quelle que soit la banque tirée, choisissez l’option <Toutes>.