6.2 Saisie des écritures au kilomètre

La saisie des écritures au kilomètre, comme la saisie par pièce, est une procédure de saisie très généraliste, qui fonctionnellement parlant se situe à mi-chemin entre la saisie par pièce et la saisie par folio.

Elle permet de saisir n’importe quel type de pièce, comme avec la saisie par pièce, avec là-aussi le recours possible à des canevas (les mêmes qu’en saisie par pièce), mais avec une interface simplifiée où tout est condensé en une seule fenêtre. Un peu plus simple et rapide que la saisie par pièce donc.
La validation des pièces se fait bien « pièce par pièce » contrairement à la saisie par folio, mais on garde une vue de toutes les pièces enregistrées par cette procédure tant que la fenêtre n’est pas refermée, avec accès possible en modification de ces pièces (au travers de la procédure de modification de pièce).

Dans le détail

Cette procédure est accessible par le menu Saisies/Saisie au kilomètre ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

La fenêtre unique de saisie est partagée en trois :

• Une zone d’affichage (cadre vert ci-dessous), où vont apparaitre progressivement les écritures saisies en partie centrale ;
• Une zone de saisie (cadre bleu ci-dessous), où l’on renseigne tous les champs de l’écriture
• Une zone de boutons (cadre orange ci-dessous), où sont regroupés tous les boutons permettant d’agir sur l’écriture présentée en partie centrale, ou d’appeler en modification ou suppression une écriture affichée en partie haute.

La partie centrale où l’on saisit toutes les données de la pièce et des lignes de la pièce comptable est elle-même divisée en trois, un petit filet blanc délimitant ces trois parties. Grosso modo, ces trois parties correspondent aux trois fenêtres que l’on renseigne successivement dans la procédure de saisie par pièce :

• Le choix de la date de l’écriture et du journal, complété ici par :

• un mode de saisie : Mode pièce ou Mode ligne. La différence entre ces deux modes se fait essentiellement sur la façon dont le focus va se placer suite à chaque validation de ligne et de pièce. Si vous utilisez cette saisie pour enregistrer des pièces bien identifiées (des factures par exemple), le mode pièce sera sans doute préférable. A l’inverse, quand on saisit des écritures moins « délimitées » (par exemple, un ensemble de chèques fournisseurs à partir des souches d’un chéquier, ou des OD de situation), le mode ligne peut s’avérer plus pratique. A chacun de tester et de juger… Sachez toutefois qu’en mode ligne, l’usage des canevas n’est pas possible.
• un canevas, avec une option qui détermine si on accepte de substituer le canevas choisi ici par un autre canevas associé au journal et au tiers que l’on identifiera plus loin dans la saisie. La mécanique de gestion des canevas est ici tout à fait analogue à celle décrite dans la procédure de saisie des écritures par pièce.

• Les données « communes » de la pièce, à savoir le code nature (Facture, Avoir, OD…), la date de pièce, le N° de pièce (sauf en cas de numérotation automatique pour le journal choisi), la référence du document (facultative) et enfin la date de valeur (facultative bien sûr).
• Puis les données « lignes » : le N° de compte, le libellé de l’écriture, le montant au débit ou au crédit, les éventuelles imputations analytiques (si le module Comptabilité analytique a été activé), la date d’échéance et le mode de paiement.

La touche Tabulation permet de passer sur les différents champs de chaque partie de l’écran, la touche Entrée permet de « sauter » directement au premier champ de la partie suivante, ou de valider la ligne si le focus se trouve déjà sur l’un champs de la 3ème partie de la saisie.

Certains champs sont renseignés automatiquement, par déduction des champs renseignés plus haut : le mode de saisie est proposé en fonction du journal (mode pièce si le journal est en numérotation automatique ou configuré pour gérer l’équilibre par pièce, mode ligne sinon), le canevas et la nature de pièce proviennent du journal, la date de pièce de la date de l’écriture.

Chaque fois que l’on a un équilibre débit-crédit pour l’ensemble des lignes précédemment saisies, la partie basse de l’écran diffère quelque peu :

Un bouton supplémentaire Valider pièce apparait, permettant donc d’enregistrer l’ensemble des lignes saisies précédemment comme une pièce à part entière (et donc un « lot » au sens LDCompta). Pour les personnes souhaitant une saisie rapide, notez que cette validation peut aussi être obtenue par la combinaison de touches Majuscule Entrée.

Deux cas de figure se présentent alors :

• vous validez effectivement la pièce. On redémarre  alors une nouvelle saisie, le focus étant renvoyé selon le mode choisi (pièce ou ligne) sur la date de l’écriture ou la nature de pièce.
  Entre temps, et si vous avez saisi une pièce sur un journal d’achat pour lequel vous avez configuré la mise à jour de l’échéancier, la fenêtre de mise à jour de cet échéancier se sera intercalée.
  La pièce ainsi validée, bien qu’elle reste toujours affichée en partie haute, ne sera plus modifiable directement ici : quand on clique en partie haute sur une des lignes d’une pièce déjà validée, les données de l’écriture s’affichent en partie centrale mais sans possibilité de modification. En revanche, on a un accès facile à la procédure de modification de ces pièces : il suffit de cliquer sur le bouton Modifier pièce qui est proposé dans ce cas de figure au bas de l’écran.
• vous ne validez pas la pièce, mais seulement la ligne, par la touche Entrée. La saisie peut alors se poursuivre, avec d’autres lignes sur la même pièce, voire même sur une autre pièce en retournant modifier les informations d’identification de la pièce dans la 2ème partie de la saisie. La validation pourra se faire dès lors qu’un nouvel équilibre sur l’ensemble des lignes saisies sera détecté par le système.

Lors de cette validation, LDCompta ne créera qu’un seul « lot » pour l’ensemble des lignes saisies, ce lot pouvant être constitué de plusieurs pièces, sachant que cette façon de faire n’est pas recommandée : il est préférable d’avoir chaque fois que cela est possible d’avoir une pièce 🡪 un lot et inversement un lot 🡪 une pièce.

En dehors de cette mécanique de validation des lignes et des pièces qui est spécifique à cette procédure, la plupart des fonctionnalités offertes par la procédure de saisie des écritures par pièce sont proposées ici :

• Calcul de l’échéance et du mode paiement à partir des données inscrites dans la fiche du tiers, dans le cas des saisies de factures
• Bouton Consulter pour accéder « à la volée » à la consultation du compte mouvementé sur la ligne courante
• Bouton Commentaire pour ajouter un commentaire à la ligne courante, en sus du libellé.
• Bouton Rappel pour récupérer les données de la ligne précédente
• Bouton Contrepartie pour récupérer le montant permettant d’équilibrer les lignes précédentes.
  Remarque : comme en saisie par pièce, si la saisie s'opère sur un journal de banque, on peut aussi utiliser la combinaison de touche Ctrl F8 (ou tenir la touche Ctrl enfoncée lors du clic sur le bouton Contrepartie) pour créer 2 lignes de contrepartie, l'une au débit et l'autre au crédit, plutôt qu'une seule ligne soldant l'ensemble des lignes saisies précédemment.
• Bouton Lettrer pour accéder au lettrage du compte mouvementé sur la ligne courante, sachant que l’enchaînement automatique sur l’écran de lettrage est possible si on a activé l'option Lettrage manuel des comptes à la volée dans la 1ère partie de la saisie et que le compte mouvementé est effectivement lettrable.
• Saisie de la ventilation analytique, soit « directe » sur la ligne si elle est unique, soit comme en saisie par pièce via le bouton Ventiler. Tous les automatismes relatifs à la comptabilité analytique sont proposés, avec ventilation par défaut issue du canevas ou du plan comptable…

Limitations

Cette procédure de saisie, légèrement plus rapide que la saisie par pièce, présente quelques limitations. Limitations volontaires, l’objectif étant d’avoir une procédure de saisie la plus simple possible. Par comparaison avec la saisie par pièce, voici ce qui ne peut être réalisé en saisie au kilomètre :

• Pas de saisie en devises,
• Pas de « pont » avec la saisie des fiches d’immobilisations.

Charges constatées d'avance

Après avoir validé votre saisie pièce au kilomètre, si le compte de charge est géré en charges constatées d'avance (CCA), apparaît une fenêtre reprenant le montant de la facture et les paramètres initiaux de répartition.

• Comptabiliser à partir du. Renseignez la date de la première écriture de CCA.
• Charge à répartir. Indiquez le montant de la charge constatée d'avance.
• Nb d'occurrences. Indiquez le nombre de mois sur lesquels la charge va être répartie.

Suite à validation, une nouvelle fenêtre récapitule les éléments de la facture d'origine et propose une table de répartition de la CCA. Cette dernière permet de modifier, si nécessaire, sur les périodes non closes, les dates de comptabilisation et les montants. Il est également possible de Tout supprimer pour saisir manuellement et mois par mois une table de répartition personnalisée.

Toute cette opération est décrite en détails au chapitre 12.9  Charges constatées d'avance.

Abonnements

Lors de la saisie d'une pièce incluant une ligne sur un compte géré en abonnements, une fenêtre apparaît permettant de répartir la somme. Renseignez alors les paramètres suivants :

• Date de reprise. Renseignez la date de la reprise d'abonnement.
• Référence document. Indiquez une référence pour le document d'origine.
• Libellé. Indiquez un libellé pour les écritures de reprise.
• Date de fin. Ce champ permet de filtrer sur leur date de fin les abonnements susceptibles d'être repris par la pièce saisie. La date proposée par défaut correspond à la fin du mois de la date de pièce.
• Filtrer sur l'analytique. Coché par défaut, cette option permet de n'afficher que les abonnements enregistrés avec les mêmes codes analytiques que la pièce saisie.

Dans tous les cas, ne sont affichés que les abonnements ayant été comptabilisés et clos durant le mois ou les mois précédents.

Par défaut, les abonnements sont représentés par un entête que l'on peut développer pour découvrir les écritures d'abonnements déjà comptabilisées. Les boutons Tout ouvrir et Tout réduire permettent de développer ou réduire l'ensemble des abonnements affichés.

La colonne Clore / Action permet de sélectionner les abonnements qui vont être repris en tout ou partie. Le tableau ci-dessous récapitule les actions possibles en fonction du montant repris et du type de ligne sur laquelle on clique.

• Initialiser. Le système recherche les écritures d'abonnements qui peuvent être reprises en partant de la plus ancienne jusqu'à la plus récente et alimente la colonne Montant repris en conséquence.
• RAZ. Le système efface l'ensemble des montants repris.
• Contrepartie. Le système propose le montant de reprise pour l'écriture d'abonnement sélectionné.