Cette procédure permet d'éditer les grands-livres clients, fournisseurs et autres auxiliaires. Elle est accessible depuis les options de menu Édition/Grands-livres/Clients, Édition/Grands-livres/Fournisseurs, Édition/Grands-livres/Autres auxiliaires.

Lors de l'appel de la procédure, l'écran de saisie des paramètres est composé des zones suivantes :

• Grand livre arrêté à. Vous pouvez choisir entre un arrêté à fin du mois ou à la date du.
  Dans le premier cas, indiquez ensuite le mois comptable sur lequel il faut arrêter le grand-livre.
  Dans le second cas, indiquez la date d’arrêté du grand-livre, qui peut être une date quelconque en milieu de mois.
  Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.
• Édition du détail des écritures. Activez cette option pour que les écritures comptables s’impriment en détail sur le grand livre.
  Si vous ne souhaitez imprimer que les soldes des comptes, avec éventuellement les totaux mensuels, désactivez cette option.
• à partir du. Si vous avez activé l’option précédente, vous pouvez indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures comptables s’impriment en détail.
  Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.
• Édition des sous-totaux par mois. Activez cette option si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois.
  Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.
• Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices non clos simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices.
  Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2021, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2019, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2020), soit de les ignorer, soit enfin de présenter le grand-livre comme si la clôture d’exercice au 31/12/2020 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/2020), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/2019) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la Fiche société.
  Si vous cochez cette option, les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. On a donc le détail de tous les mouvements des deux exercices. Sinon, les écritures de l'exercice précédent sont ignorées purement et simplement.
• Libellé écriture multi-lignes.  En cochant cette option, le libellé des écritures est présenté sur plusieurs lignes si nécessaire. Sinon, les libellés trop longs pour s'inscrire dans la largeur de la colonne sont tronqués.
• Saut de page par compte. Cette option permet de n'imprimer qu'un seul compte par page.
• Imprimer les commentaires. Cochez cette option si vous souhaitez voir les commentaires associés aux écritures. Ceux-ci apparaissent dans ce cas dans la colonne Libellé écriture, sous le libellé de chaque écriture concernée.
• Imprimer les litiges clients. Cette option n'est présentée que pour un grand-livre clients. Si l'option est cochée, les commentaires des litiges sont imprimés en rouge foncé, en dessous du libellé de l'écriture.

• Trié par. Vous avez le choix entre Numéro tiers et Nom abrégé pour obtenir un grand-livre dans l’ordre alphabétique des comptes.
  Cette option n'est pas disponible pour le grand-livre autres auxiliaires.

• Collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif, lorsqu'il en existe plusieurs. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé, c’est à dire clients, fournisseurs ou autres auxiliaires. L'état est toujours présenté avec le compte collectif en tri majeur.

• Depuis le n° – Jusqu'au n°. Indiquez l’intervalle de comptes clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, ces deux valeurs étant non renseignées, tous les comptes sont traités. Cette option n'est pas disponible pour la balance autres auxiliaires.
  Attention : le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.
• Représentant - Depuis le code – Jusqu'au code. Ces champs ne sont présentés que pour un grand-livre clients. Indiquez un code représentant ou un intervalle de codes représentants, pour n'imprimer que les comptes clients rattachés à ce ou ces représentants.
• Sélection par groupe ou famille. En cliquant sur ce bouton, vous accéder à une fenêtre de filtrage des clients ou fournisseurs par groupe ou famille, ces critères venant en plus des critères proposés directement sur l'écran de lancement. On peut filtrer en inclusion (filtrage classique, pour ne prendre par exemple que les tiers d'une famille ou d'un groupe donnée) ou en exclusion (pour exclure certains familles ou groupes).
  Cette option n'est pas disponible pour le grand-livre autres auxiliaires.

• Sélection des écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :
• Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non.
• Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
• Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
• Lettrées ou non lettrées au. Ce champ n'est activé que si l’on a choisi l’option Non lettrées ou Lettrées au-dessus.
  Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas.
  Si vous ne renseignez pas ce champ, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui convient bien la plupart du temps.

• Ignorer le journal de situation et Ignorer le journal d'abonnement. Ces deux options permettent de choisir s'il faut imprimer les écritures des journaux de situation et d'abonnement.

• Format. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. En format horizontal, on dispose d’informations supplémentaires, mais l’édition nécessitera davantage de pages.
• Imprimer les cadres – Imprimer les trames. Ces deux options permettent de désactiver l’impression de tous les cadres et/ou des trames grisées mettant en évidence chaque nouveau compte. La désactivation de ces deux options permet d’accélérer l’impression et de diminuer la consommation d’encre.

Présentation du grand-livre

Elle est très proche de celle d’un grand-livre des comptes généraux.

Rappels

1. si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez-vous au chapitre Notion d'écritures provisoires pour comprendre la signification de ce libellé.
2. Le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer le grand-livre directement dans un tableur.