En dehors de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, ou en complément de celle-ci, une procédure de saisie manuelle des règlements fournisseurs est disponible. L'objet de cette procédure est de comptabiliser de façon simple et rapide un paiement fournisseur. L'édition du titre de paiement n'est pas prise en charge directement par cette procédure. Il reste cependant possible d'éditer à posteriori le titre, par la procédure de réédition des règlements décrite plus loin.

Cette procédure convient donc bien aux règlements par chèque, avec un chèque manuscrit :

• soit pour les sociétés dont le faible nombre de règlements fournisseurs ne justifie pas l'emploi de lettres-chèques, lettres-BO ou virements ;
• soit pour un règlement exceptionnel effectué par chèque ;
• soit pour les règlements effectués par virement ou prélèvement, sans qu'il soit nécessaire d'éditer une lettre-relevé (opération inter-groupe par exemple).

Le paiement du fournisseur se fait au vu du compte fournisseur, et non pas de l'échéancier fournisseur. Ainsi, cette procédure peut être utilisée même si vous ne gérez pas l'échéancier fournisseurs. Toutefois, pour ceux qui gèrent un échéancier fournisseurs, tout paiement enregistré par cette procédure est reporté de façon semi-automatique dans l'échéancier fournisseurs, afin d'éviter qu'une facture payée « manuellement » depuis le compte fournisseur fasse l'objet ensuite d'un paiement « automatique » depuis l'échéancier fournisseurs.

Les avantages de cette procédure par rapport à une comptabilisation directe du règlement en saisie pièce, qui est bien sûr toujours possible, sont :

• Vision claire du compte fournisseur avant d'émettre le paiement, éventuellement en mode multidevises.
• Lettrage du compte fournisseur en cas de paiement intégral d'une ou plusieurs factures, ou lettrage partiel, ou encore lettrage avec OD automatique de différence de règlement. Gestion intégrée des différences de change le cas échéant. 
• Gestion du compte effets à payer en cas de paiement de type BO.
• Report semi-automatique du règlement dans l'échéancier fournisseurs si nécessaire.

Cette procédure est accessible depuis le menu Saisie/Saisie des règlements fournisseurs ou depuis l’icône correspondant de la barre d’outils.

Premier écran - Initialisation du règlement

Ce premier écran comporte les champs suivants :

• Code journal. Indiquez le code du journal de banque sur laquelle le règlement sera tiré. Il faut noter que dans le cas d’un règlement de type BO, le règlement ne sera pas comptabilisé sur ce journal, mais sur le journal Effets à payer associé à cette banque.
• Mode de paiement. Indiquez le code paiement qui va être utilisé. Si vous avez activé le module Devises dans la Fiche société, c’est le choix de ce mode de paiement qui va déterminer si la saisie du règlement va s’effectuer en devises, ou simplement en devise de référence implicitement. Le système utilise pour cela la valeur indiquée à l’invite Règlement en devises possible dans les paramètres mode de paiement.
• N° de tiers. Indiquez le N° du compte de tiers à régler. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un compte fournisseur. Sachez cependant que vous pouvez aussi indiquer un n° de compte général, ou un N° de compte client, la procédure de règlement manuel fournisseur supportant le règlement dans tout type de compte.
• Devise du règlement. Cette zone n’est présentée que dans le cas d’un règlement effectué en devise (module Devises actif et mode de paiement choisi possédant l’attribut Règlement en devises possible). Il propose la devise indiquée dans la fiche du compte. Si la devise est différente de la devise de référence, vous devez également saisir ici le cours de la devise, cours utilisé pour calculer la contre-valeur en devise de référence du règlement. Le cours devise proposé est celui inscrit dans la table des devises.
  Une fois la devise du règlement établie, l’ordinateur analyse le compte du tiers à régler, pour rechercher s’il existe des écritures non lettrées dans ce compte, dans une devise autre que celle choisie pour le règlement et autre que la devise de référence. Si c’est le cas, un écran supplémentaire s’intercale, pour vous permettre de saisir le cours actuel des différentes devises qu’il a détectées dans le compte du tiers. Ce cours sera utilisé par la suite pour calculer automatiquement les différences de change, par comparaison pour chaque écriture réglée, entre le cours donné au moment de la saisie de l’écriture et celui indiqué au moment du règlement. Là aussi, pour chaque devise que l’ordinateur a détectée, le cours inscrit dans la table des devises est proposé.

Deuxième écran de saisie - Factures à régler

Ce deuxième écran permet la sélection des factures et avoirs à régler, par pointage du compte de tiers indiqué sur l’écran 1. Seules les écritures encore non lettrées sont affichées. Vous devez pointer la ou les écritures à régler, comme on le fait sur les écrans de lettrage, soit en cliquant à la souris dans les colonnes Débit ou Crédit, soit en se déplaçant sur chaque écriture par les touches 🡱 et 🡳 du clavier, puis en appuyant sur la barre d’espacement pour sélectionner ou désélectionner une écriture. Vous pouvez aussi utiliser les boutons Tout pointer et Tout dépointer si nécessaire.
Une sélection automatique basée sur un interface de N° de pièce ou de Référence document est également possible au bas de l'écran.
Au fur et à mesure du pointage, les totaux figurant au bas de l’écran (ligne Total à régler) évoluent ; lorsque vous avez achevé votre sélection, validez par OK.
Si le compte ne comporte aucune écriture à pointer, ou si vous voulez déclencher un paiement sans aucun rapport avec les écritures présentes dans le compte (émission d’un acompte sur commande par exemple), vous pouvez valider directement par OK sans avoir pointé aucune écriture. Il vous faudra dans ce cas confirmer l’absence de pointage.

Comme sur les écrans de lettrage d’un compte, les lettrages partiels présents dans le compte réglé sont présentés en solde uniquement ; on ne voit pas le détail des écritures lettrées partiellement. Pour consulter ce détail, utilisez le bouton Lettrages partiels présent en bas à gauche. Vous accédez alors à l’écran de consultation des lettrages partiels, qui permet notamment de supprimer un lettrage partiel qui ne conviendrait plus.

Particularités du deuxième écran en mode devises

Si vous n’avez pas activé le module Devises dans la Fiche société, ou si vous avez choisi, sur le premier écran, un mode de paiement ne possédant pas l’attribut Règlement en devises possible, le pointage des écritures à régler, c’est à dire l’affichage des écritures non lettrées du compte de tiers choisi, va se faire en devise de référence ; il ne sera jamais question de devise durant toute la saisie du règlement.

Si au contraire, le module Devises est actif et le mode de paiement choisi possède l’attribut Règlement en devises possible, le pointage des écritures à régler va se faire en devises. Ainsi, chaque écriture non réglée est présentée dans la devise dans laquelle elle a été initialement saisie, et cela même si la devise choisie pour le règlement sur l’écran 1 est la devise de référence. Le code devise apparaît à droite du montant. Toutes les écritures affichées peuvent être pointées, qu’elles aient été saisies dans la même devise que celle du règlement ou pas.

En bas de l’écran, il apparaît trois lignes de totalisations :

• Total à régler. Il s’agit là du total des lignes (écritures ou lettrages partiels) ayant été pointées, total calculé dans la devise du règlement. Pour calculer le total pointé en devises, les règles pour sommer les écritures pointées sont :

• Si la devise choisie pour le règlement est autre que la devise de référence,

• Les écritures qui sont dans la même devise que le règlement sont sommées sans conversion.
• Les écritures qui sont en devise de référence sont converties dans la devise du règlement au cours choisi pour le règlement.
• Les écritures qui sont dans une devise qui n’est ni la devise de référence, ni celle choisie pour le règlement, sont converties dans un premier temps en devise de référence, puis converties de la devise de référence dans la devise du règlement. On utilise les cours indiqués sur l’écran 1.

• Si la devise du règlement est la devise de référence,

• Les écritures qui sont elles aussi en devise de référence sont sommées sans conversion ;
• Les écritures qui ne sont pas en devise de référence sont converties en devise de référence en utilisant les cours indiqué sur l’écran 1.

• Total en devise de référence. Il s’agit là du total en devise de référence des lignes (écritures ou lettrages partiels) ayant été pointées, c’est à dire que l’on somme chaque écriture ou lettrage partiel pour sa valeur en devise de référence, indépendamment de la devise dans laquelle elle a été saisie. Rappelons ici que toute écriture est toujours enregistrée avec un montant en devise et un montant en devise de référence. C’est le montant en devise de référence qui est sommé ici.
• Solde du compte. Il s’agit là du solde du compte, toujours affiché en devise de référence.

Traitement des lettrages partiels en mode devise

Sur cet écran de pointage des factures à régler, les lettrages partiels sont traités de la même façon qu’une écriture ordinaire, en fonction du code devise indiqué en regard de chaque lettrage partiel. Il faut noter toutefois qu’un lettrage partiel n’a pas de cours propre ; on mémorise simplement pour chaque lettrage partiel deux montants :

• La somme en devise de référence des écritures lettrées partiellement, chaque écriture entrant en jeu dans le lettrage partiel étant sommée pour son montant en devise de référence même si elle a été saisie en devise.
• La somme en devise des écritures lettrées partiellement, à condition que toutes les écritures entrant en jeu dans le lettrage partiel soient dans la même devise. S’il y a plus d’une devise entrant en jeu dans un lettrage partiel, le lettrage partiel est enregistré avec le code de la devise de référence, et les deux montants sont donc égaux.

Si lors de la saisie du règlement, suite à une modification du montant réglé, vous choisissez l’option Lettrage partiel, les mêmes règles s’appliquent :

• Si toutes les lignes ayant été pointées pour règlement, y compris les éventuels lettrages partiels préexistants au règlement en cours de saisie, sont dans la même devise que celle choisie pour le règlement, le lettrage partiel sera enregistré dans cette devise, avec les deux montants décrits ci-dessus.
• Si plusieurs devises entrent en jeu, que ce soit au niveau des écritures pointées, ou entre la devise des écritures pointées et celle choisie pour le règlement, le lettrage partiel est enregistré en devise de référence.

Troisième écran de saisie

Cet écran permet de saisir toutes les autres données nécessaires à la comptabilisation du règlement.

• Nature de la pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter au règlement. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si le code du mode de paiement saisi sur l'écran 1 existe aussi en tant que code nature de pièce, ou si un code nature de pièce par défaut a été défini au niveau des paramètres du journal de banque choisi sur l’écran 1.
• N° de pièce. Indiquez ici le N° de pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Si le journal est en numérotation automatique, la zone n’est pas proposée en saisie ; vous avez à la place un libellé Géré automatiquement. Sinon, un N° de pièce peut être saisi. Et selon les paramètres du journal, ce N° de pièce peut être rendu obligatoire, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer.
• Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre règlement. Par exemple, s’il s’agit d’un règlement par chèque, vous pouvez indiquer ici le N° de chèque. Cette zone est facultative.
• Montant du règlement. Le montant du règlement proposé correspond à la somme des factures et avoirs pointés sur l'écran précédent. Il reste cependant modifiable, pour provoquer un paiement partiel par exemple. Dans le cas d’un règlement saisi en devise, le montant est ici exprimé dans la devise du règlement choisie sur l’écran 1. La contre-valeur de ce règlement en devise de référence est alors affichée en dessous ; celle-ci est automatiquement recalculée si vous modifiez le montant du règlement en devise.
• Montant des frais TTC. Cette zone n’est présentée que si vous saisissez un règlement en devise. Elle permet de comptabiliser les frais bancaires afférents au règlement « à la volée ». La gestion de ces frais est détaillée plus loin.
• Code trésorerie. Ce code est facultatif. L’utilisation des codes trésorerie dans LDCompta est décrite au chapitre 4.7.4  Codes trésorerie.
• Libellé écriture. Saisissez le libellé que vous souhaitez pour ce règlement. Le système peut proposer un libellé constitué du libellé (ou libellé court) du mode de paiement complété par le nom du tiers, selon ce qui a été demandé dans les paramètres programmes de cette saisie.
  Une aide à la saisie des libellés écriture est également disponible.
• Date comptable. Saisissez la date comptable du règlement. Le système propose la date du jour.
• Date d’échéance. Saisissez la date d’échéance du règlement. Selon le mode de paiement choisi sur l’écran 1, la saisie de cette date d’échéance est facultative ou obligatoire (voir zone Gestion par date d’échéance au chapitre 4.7.3  Modes de paiement).
• Date de valeur. Saisissez la date de valeur que vous souhaitez pour ce règlement. La saisie de cette date est facultative. La date de valeur est utilisée pour consulter par la suite votre compte de banque en date de valeur.

Toujours sur ce troisième écran, vous pouvez :

• Appliquer un escompte sur règlement, via le bouton Escompte situé à droite du montant.
• Saisir un commentaire, qui vient en plus du libellé de l'écriture, via le bouton Commentaires figurant à droite du libellé. Cela ouvre une petite fenêtre popup permettant la saisie de ce commentaire. Lorsqu'un commentaire a été saisi, le libellé du bouton Commentaires figure en gras lors de la fermeture de la fenêtre popup.

Lorsque l'on valide cet écran par la touche Entrée, plusieurs scénarios sont possibles :

• Si vous avez saisi un montant de frais TTC, le système présente l’écran de gestion des frais bancaires. Il enchaîne ensuite en fonction des règles décrites ci-dessous.
• Si vous avez corrigé le montant du règlement, le système vous présente un écran de choix pour déterminer ce qu’il faut faire de la différence de règlement que vous avez provoquée en modifiant le montant du règlement. Le traitement des différences de règlement est évoqué plus loin.

Suite à ça, le système comptabilise le règlement, avec éventuellement lettrage du compte réglé. Une écriture est passée au débit du compte réglé, et une autre au crédit du compte de banque ou effets à payer, en fonction du type de paiement effectué (Compte effets à payer si paiement de type BO, compte de banque sinon). Le schéma comptable détaillé qui est utilisé, notamment en cas de différence de règlement et/ou de différence de change, est présenté plus loin.

On arrive ensuite, si vous gérez l’échéancier fournisseurs, et s’il existe au moins une échéance pour le compte réglé dans cet échéancier ou si vous avez choisi l'option Systématiquement à l'invite Pointer l'échéancier fournisseur dans les paramètres programme de cette saisie, sur l’écran de gestion de l’échéancier fournisseurs présenté plus loin.

Traitement des différences de règlements

Si le montant du règlement n’a pas été modifié sur l’écran 3, il est égal au total des écritures pointées sur l’écran 2. Il n’y alors aucune différence de règlement. Se pose seulement le problème de la différence de change éventuelle, dans le cas d'un règlement en devise ; la comptabilisation de cette différence de change est évoquée ci-après.

Si le montant du règlement a été modifié sur le 3ème écran, une fenêtre est alors proposée pour vous permettre de choisir entre trois options :

• Ne pas lettrer. Aucun lettrage ne sera alors effectué ; de ce fait, il n’y aura aucune comptabilisation ni de différence de règlement, ni de différence de change. En effet, une différence de change ne peut être constatée automatiquement qu’en cas de lettrage du compte réglé.
• Lettrage partiel. Seul un lettrage partiel du compte réglé sera effectué, mais il n’y aura là non plus aucune comptabilisation de différence de règlement ou de différence de change. Le traitement des lettrages partiels dans le cas d’un règlement en devise est évoqué plus loin.
• OD de différence de lettrage. Cette option n’est présentée que dans la mesure où la contre-valeur en devise de référence de la différence de règlement est inférieure au montant maximum autorisé pour une OD automatique de différence, montant maximum qui est inscrit sur l’onglet Lettrage de la Fiche société. L’écran d’affectation de la différence de règlement, permet de ventiler la différence de règlement sur un ou plusieurs comptes de charges ou produits. Le montant de la différence de règlement est dans ce cas égal à la différence entre le montant du règlement saisi, et le total en devise des écritures pointées. De plus, une différence de change sera éventuellement comptabilisée automatiquement. Le calcul de cette différence de change est décrit au paragraphe suivant. Il faut noter que la ventilation de la différence de règlement se fait dans la devise choisie pour le règlement.

Traitement des différences de change

Comme on l’a dit plus haut, une différence de change n’est comptabilisée automatiquement que s’il y a lettrage complet (par opposition à lettrage partiel) du compte réglé, avec ou sans différence de règlement.

La différence de change, lorsqu’il y en a une, est comptabilisée automatiquement, dans les comptes que vous avez indiqués lors de l'activation du module Devises, à la rubrique Ventilation des différences de change. L’ordinateur choisit le compte Perte ou Gain en fonction du sens de la différence de change.

L’écriture de différence de change est comptabilisée d’une manière particulière. En effet, elle est toujours comptabilisée en devise de référence, même si le règlement est dans une autre devise, avec le montant devise à zéro et le montant en devise de référence égal à la différence de change. Dans la procédure d’interrogation d’un compte, ces écritures de différence de change font l’objet d’un traitement particulier (voir onglet Devises de la procédure de consultation d'un compte).

Le montant de la différence de change est égal à la différence entre d’une part la contre-valeur en devise de référence du montant du règlement en devises saisi sur l’écran 3, auquel on somme éventuellement la différence de règlement elle aussi en devises, d’autre part la somme des contre-valeurs en devise de référence des écritures pointées sur l’écran 2.

Remarque : LDCompta est capable de calculer la différence de change même si l’on a pointé des écritures dans plusieurs devises, du moment que l’on a indiqué, sur l’écran 1, le cours à utiliser pour chaque devise « mouvementée » (et non déjà lettrée) dans le compte de tiers.

Gestion des frais bancaires afférents au règlement

On peut saisir sur le troisième écran de la procédure le montant total des frais bancaires TTC afférents à un règlement en devise, si on le connaît au moment de la saisie du règlement, et si les frais sont en devise de référence. Si une partie ou la totalité des frais sont en devise, le montant de ces frais en devise doit être ajouté au montant initialement calculé pour le règlement, et sera ensuite ventilé sur le même écran qu’une différence de règlement.

Si ce montant de frais en devise de référence est renseigné, un écran de ventilation des frais bancaires s’intercale suite au troisième écran. Il permet d’indiquer d’une part sur quel compte bancaire seront perçus ces frais, de ventiler d’autre part ce montant sur un ou plusieurs comptes de charges.

Si le montant des frais n’est pas connu immédiatement, les frais devront être comptabilisés à posteriori en saisie d’écritures par pièce, sans lien explicite (N° de pièce) avec le règlement à l’origine des frais.

Les comptes qui sont proposés par le système pour comptabiliser les frais sont ceux que vous avez indiqués lors de l'activation du module Devises. La ventilation des frais est toujours faite en devise de référence.

Dans le cas d’un règlement effectué à partir d’un compte bancaire en devise, le montant des frais TTC qui est saisi ici en devise de référence, doit être débité sur un autre compte de banque, compte qui devrait normalement être lui aussi tenu en devise de référence. En effet, il est primordial que sur un compte bancaire en devise, toutes les écritures comptabilisées le soient dans cette même devise.

Enfin, si pour un règlement saisi dans une devise autre que la devise de référence, avec des frais afférents à ce règlement comptabilisés sur le même compte bancaire, compte tenu du fait que les frais sont toujours comptabilisés en devise de référence, le montant du règlement crédité au compte de banque le sera en devise de référence, pour la somme Contre-valeur en devise de référence du montant réglé plus Montants des frais TTC.

Ajustement de l’échéancier fournisseurs en fin de saisie

Cet écran n'est proposé que si l'ordinateur détecte la présence d'au moins une échéance encore non réglée dans l'échéancier fournisseurs, pour le tiers réglé, ou si vous avez choisi l'option Systématiquement à l'invite Pointer l'échéancier fournisseur dans les paramètres programme de cette saisie.

Cet écran vous permet de supprimer les échéances venant d'être réglées manuellement, afin que l’échéancier soit toujours le reflet exact du reste dû au fournisseur.

La suppression des échéances venant d’être réglées est proposée par l'ordinateur chaque fois qu'il est capable de mettre en correspondance factures réglées et échéances en attente, sachant que ce rapprochement se fait sur les critères N° de pièce (N° des factures réglées) et Date d’échéance. La plupart du temps, il suffit donc de confirmer la suppression des échéances tel que cela est proposé par l'ordinateur. Toutefois, il faut dans certains cas procéder différemment : facture éclatée sur plusieurs échéances, facture réglée partiellement... Dans ces cas plus complexes, le système ne peut établir de correspondance simple entre la ou les factures réglées et les échéances présentes dans l’échéancier. C’est donc à vous d’ajuster l’échéancier en supprimant ou modifiant une ou plusieurs échéances.

Dans tous les cas, lors de la sortie de cet écran par le bouton OK, le système contrôle que la somme des échéances restant dues dans l'échéancier pour ce fournisseur est égale au solde du compte fournisseur. Ce contrôle a déjà été présenté ici.