L’objet de ce module est de pouvoir éditer des relevés clients, avec émission simultanée de traite sur relevé (traite à l’acceptation ou traite directe en portefeuille). De plus, il peut y avoir comptabilisation intégrée de la traite dans le portefeuille de règlements clients.

Ce module Relevé clients prend sa place entre :

• D’une part un module Relevés client de gestion commerciale, où il ne peut s’agir que d’un relevé de factures, ne disposant pas des règlements déjà effectués ;
• D’autre part des relevés de comptes clients disponibles par ailleurs dans LDCompta, mais pour lesquels il n’existe pas de possibilité de traite jointe.

Pour bien distinguer les deux traitements d’édition de relevés de LDCompta, on parle soit de relevé de compte lorsqu’il s’agit du traitement d’édition simple, comparable à l’édition d’un grand-livre, soit de relevés clients pour le traitement décrit ici.

L’édition des relevés de comptes est décrite au chapitre Édition des relevés de comptes. C’est aussi cette dernière qui est utilisée conjointement à l’édition des lettres de relance, dans le cas des lettres-types pour lesquelles on a demandé un relevé séparé.

La procédure d’émission des relevés clients est accessible depuis le menu Traitement/Relevés clients/Émission des relevés clients ou Édition/Relevés clients. Elle offre deux modes :

• Soit un mode automatique, permettant l’émission de relevés pour une tranche de N° de comptes clients,
• Soit un mode manuel, où l’on choisit tout d’abord le compte à traiter, puis on pointe ensuite les écritures à faire apparaître sur le relevé.

Ce choix s’effectue en sélectionnant l’onglet approprié sur le premier écran affiché.

Mode automatique

Dans ce premier mode, l’onglet comporte un ensemble de zones de sélection :

• Collectif. Indiquez le N° du compte collectif client à traiter.
• A partir du n° – Jusqu'au n°. Indiquez la plage de comptes à traiter. Si ces deux champs ne sont pas renseignés, tous les clients seront traités.
• Mode de paiement. A l’intérieur de la plage de compte indiquée via les invites précédentes, seuls les clients ayant le mode de paiement fixé ici seront traités, si vous cochez l'option Sélectionner sur le mode de paiement ci-dessus.
  Si cette dernière option n'est pas cochée, vous devez sélectionner l'option Sélectionner sur le mode de paiement ci-dessus en dessous de Sélection des écritures. Ainsi, pour les clients sélectionnés, seules les écritures comptables ayant le mode de paiement indiqué seront reprises sur le relevé.
  Notez que vous pouvez sélectionner les deux options Sélectionner sur le mode de paiement ci-dessus pour que le filtrage s'opère à la fois sur le mode de paiement indiqué dans la fiche client et sur le mode de paiement indiqué sur chaque écriture comptable.
• Critère de tri des relevés. Vous avez le choix entre Par n° tiers et Par nom abrégé.

• Sélection par groupe ou famille. En cliquant sur ce bouton, vous accéder à une fenêtre de filtrage des clients par groupe ou famille, ces critères venant en plus des critères proposés directement sur l'écran de lancement. On peut filtrer en inclusion (filtrage classique, pour ne prendre par exemple que les tiers d'une famille ou d'un groupe donnée) ou en exclusion (pour exclure certains familles ou groupes).

• Sélection des écritures – A partir du – Jusqu'au. Indiquez, si vous le souhaitez, une date de début et/ou de fin, dates délimitant la période à traiter pour le relevé. Les écritures ayant une date comptable ou d'échéance, selon ce qui est indiqué à gauche de ces deux dates, en dehors de cette période seront ignorées.
  Remarque : dans tous les cas, les écritures déjà lettrées sont ignorées.
• Omettre les relevés antérieurs encore non réglés. En cochant cette option, les écritures déjà portées sur un relevé antérieur ne seront pas reprises sur le nouveau relevé qui va être émis, et ce même si elles ne sont toujours pas lettrées. Pour que cette option fonctionne, il faut que l'on sélection l'option Lettrage partiel seulement ou Traite à l'acceptation avec lettrage partiel à l'invite Comptabilisation sur l'onglet Options de traitement (voir plus loin). C'est en effet via ce lettrage partiel que LDCompta reconnaît les écritures portées sur un relevé antérieur : il s'agit des écritures lettrées partiellement pour lesquelles le libellé du lettrage partiel commence par Relevé n° et contient le mode Mode.
• Journaux à sélectionner – Journaux à omettre. Indiquez, si vous le souhaitez, le ou les codes journaux des écritures à sélectionner ou à omettre. On peut se rapprocher ainsi d’un relevé de factures traditionnel, en ne sélectionnant que les écritures portées sur les journaux de vente.

Une fois cet onglet correctement renseigné, il faut compléter l’onglet Options de traitement, qui comporte les données suivantes :

• Date du relevé. Il s’agit de la date du relevé, qui figurera sur les relevés qui vont s’imprimer. En cas de comptabilisation du relevé, cette date sera la date comptable du relevé.
• Échéance du relevé. 3 options sont offertes :
• Recalculée à partir de la date du relevé. Le calcul de l’échéance se base sur la date du relevé et applique sur celle-ci les conditions de paiement stipulées au niveau de chaque fiche client.
• Égale à celles des factures. Le relevé va conserver les échéances stipulées sur chacune des écritures reprises sur le relevé. De ce fait, si on émet des traites (directes ou l'acceptation), il y aura émission d'autant de traites que l'on a trouvé d'échéances distinctes parmi les écritures figurant sur le relevé.
• Égale au. On indique dans ce cas une date d'échéance précise, qui sera la même pour tous les relevés émis, quelles que soient les conditions de paiement des clients concernés.
• Montant minimum. Si vous indiquez une valeur non nulle, les relevés présentant un solde inférieur à ce montant ne seront pas émis. En laissant ce montant minimum non renseigné, seuls les relevés ayant un solde débiteur sont émis.
• Édition. Choisissez l’une des options possibles :
• Aucune édition. Aucune édition de relevé ou de traite n’est faite ; vous devez alors impérativement choisir une option de comptabilisation à l’invite suivante.
• Relevé uniquement. Édition d’un relevé seulement, mais pas d’édition de traite.
• Relevé et traite. Édition d’un relevé avec la traite en pied de relevé.
• Relevé et traite séparés. Édition d’un relevé, la traite étant imprimée séparément (traites en continu).

Dès lors qu'une option d'édition autre que Aucune édition est choisie ici, une fenêtre d'impression sera proposée suite à la préparation des relevés clients. Celle-ci permet de choisir les options d'impression habituelles : aperçu avant impression, imprimante cible, fichier PDF... Ou même d'envoyer les relevés clients dans la GED intégrée de LDCompta.

• Comptabilisation. Choisissez l’une des options possibles :
• Aucune comptabilisation. Aucune forme de comptabilisation n’est faite pour le relevé ; il ne s’agit que d’un traitement d’édition.
• Lettrage partiel uniquement. Il n’y a pas de comptabilisation à proprement parler ; simplement, pour chaque client, les écritures figurant sur le relevé sont intégrées dans un lettrage partiel créé par le système. Ainsi, en consultation de compte par exemple, on retrouvera une simple ligne pour le relevé (sous forme de lettrage partiel) en lieu et place du détail des écritures intégrées sur le relevé. On pourra toujours afficher ce détail en demandant par exemple l’affichage des lettrages partiels en consultation de compte. De plus, lors de la saisie ultérieure du règlement, si le client paie le relevé en totalité, il suffira de pointer le seul lettrage partiel, plutôt que d’avoir à rechercher le détail des écritures à lettrer (en cas de paiement incomplet, on pourra toujours effacer ce lettrage partiel lors de la saisie du règlement). Le lettrage partiel a un libellé de la forme :

RELEVE n° NNNNNN Mode PP

avec NNNNNN = N° du relevé attribué automatiquement par LDCompta et PP = Mode de paiement du relevé.

La date comptable du lettrage partiel est la date de relevé indiquée sur ce même écran, et la date d’échéance est celle calculée pour la traite. S’il existait un ou plusieurs lettrages partiels antérieurs incluant une ou plusieurs écritures prises sur le relevé, ce ou ces lettrages partiels sont supprimés, de façon à ce que toutes les écritures prises sur le relevé puissent être intégrées sur le nouveau lettrage partiel.

• Traite à l'acceptation sans lettrage partiel. Aucun « marquage » des écritures portées sur le relevé n'est effectué. Pour chaque relevé, le système crée une traite dans le portefeuille de traites émises à l’acceptation (ou même plusieurs en cas de relevé multi-échéances si on a choisi l'option Égale à celles des factures à l'invite Échéance du relevé.
• Traite à l'acceptation avec lettrage partiel. Même traitement que Lettrage partiel uniquement en ce qui concerne le lettrage partiel, avec en sus émission d'une (ou plusieurs) traites à l'acceptation pour chaque relevé.
• Traite en portefeuille. Le système comptabilise le règlement, sous la forme d’une traite placée dans le portefeuille. On a donc une écriture passée au compte client, qui lettre l’ensemble des écritures figurant sur le relevé, avec en contre-patrie une écriture passée au compte de portefeuille (compte défini sur l’onglet Trésorerie de la fiche société).
• Mode de paiement. Cette invite n'est accessible que si vous avez choisi une option de comptabilisation Traite à l'acceptation ou Traite en portefeuille. Indiquez alors le mode de paiement à utiliser pour la traite. Par défaut, c'est le mode de paiement choisi sur l'onglet Automatique qui est proposé.
• Fichier source pour impression relevé et traite. Indiquez le nom et l’emplacement du fichier contenant le source du programme d’impression du relevé et/ou de la traite. LDCompta fournit en standard un source dans le répertoire des programmes choisi à l’installation du logiciel (par défaut C:\Ldsystem\Program\Compta), source nommé RelCliEd.txt.
  Si vous souhaitez modifier la forme d’impression des relevés ou traites (ajouter par exemple un logo en tête de page), il vous faut modifier adapter ce source. Il s’agit d’un fichier au format .txt qui peut donc être modifié assez facilement. Il faut respecter la syntaxe du langage WinDev, et donc avoir quelques connaissances de ce langage. Contactez votre société de services si besoin est.
  Attention : ne modifiez pas directement le fichier source livré ; faites-en une copie, puis référencez ici la copie que vous avez modifiée.

A savoir : la plupart des options de traitement choisies sur les onglets Automatique et Options de traitement sont mémorisées lorsque vous validez par OK. Ainsi elles vous seront proposées par défaut lors des demandes d'édition de relevés ultérieures. De plus, les options Édition et Comptabilisation sont mémorisées séparément, d'une part pour le mode Manuel et d'autre part pour 3 modes de paiement distincts pour le mode Automatique.

Mode manuel

Dans ce mode, vous devrez traiter les clients un à un ; pour chaque client, vous identifiez le client sur l’onglet Manuel, vous indiquez éventuellement la période à traiter (les écritures ayant une date comptable en dehors de cette période seront ignorées) ; lorsque vous validez par OK, vous accédez à un écran sur lequel vous devez pointer la ou les écritures à faire figurer sur le relevé, comme on le ferait pour le lettrage du compte. Il n’y a pas de pré-sélection automatique des écritures à intégrer sur le relevé comme dans le mode précédent. Le reste du traitement, édition et comptabilisation, est en revanche totalement similaire.

Particularités en mode Devise

Pour les comptes gérés en devises, et si toutes les écritures apparaissant sur le relevé sont dans une même devise, le relevé est imprimé dans cette devise. La traite accompagnant le relevé (le cas échéant) est en revanche toujours émise en devise de référence (Euro).

Dès lors qu’il y a plusieurs devises apparaissant sur le relevé, le relevé et la traite jointe sont édités dans la devise de référence.

Lettrage des comptes clients

Le N° de relevé ayant été inscrit en tant que N° de pièce à la fois sur le lettrage partiel et sur la traite émise, le lettrage du compte client pourra se faire facilement grâce à ce N° de relevé.

Cela s’effectuera soit automatiquement lors de la comptabilisation de la traite en portefeuille si l’option de comptabilisation Traite en portefeuille a été choisie, soit ultérieurement lors de la l’acceptation de la traite si l’option Traite à l’acceptation a été choisie. La procédure de gestion des traites à l’acceptation reconnaît cette association entre la traite acceptée et le lettrage partiel, de telle sorte que le pointage du lettrage partiel est automatique sur l’écran de lettrage qui fait suite à l’acceptation de la traite. Il n’y a donc qu’à valider le lettrage qui est proposé pour la traite.

Si la traite acceptée revient avec un montant qui n’est pas celui initialement calculé pour le relevé, il sera toujours possible soit d’effectuer un lettrage partiel de cette traite avec le lettrage partiel correspondant au relevé, soit de supprimer le lettrage partiel pour pouvoir lettrer le compte différemment.

Envoi des relevés mail

En sus d'une impression « papier » des relevés clients, LDCompta propose aussi l'envoi par mail de ces relevés clients.

Pour cela, il faut :

• Avoir une adresse mail renseignée dans chaque fiche client.
• Définir les paramètres d'envoi des mails (bouton Paramètres pour Mailing sur l'onglet Options de traitement).
• Dans la fenêtre présentée au final pour l'édition proprement dite des relevés, cliquer sur le bouton E-Mailing plutôt que Imprimer.

Un premier aperçu est présenté, le cas échéant, pour les relevés concernant des clients dont l'adresse mail est manquante ; ces relevés peuvent ainsi être imprimés si on le souhaite. Puis un second aperçu présente les relevés qui vont être envoyés par mail ; suite à cet aperçu, il suffit de confirmer l'envoi par mail en répondant Oui à la question qui est posée.

Informations complémentaires concernant le contenu du mail

L'objet du mail est de la forme Relevé client NNNNNNNN, ou NNNNNN est le N° du client.

Le corps du mail est le suivant :

Messieurs,

Veuillez trouver ci-joint notre relevé du JJ/MM/AAAA.

Croyez, Messieurs, en nos sincères salutations.

La comptabilité client

Il est possible de modifier tant l'objet du message que le texte apparaissant dans le corps du message. Il faut pour cela ajouter des procédures spécifiques dans le fichier contenant le source (source compilé dynamiquement) utilisé pour les relevés (fichier nommé RelCliEd.txt).

Voici un exemple des procédures qui peuvent être ajoutées. Notez que seules deux choses sont imposées : le nom de la procédure, et le fait que chacune de ces deux procédures doit retourner une chaîne de caractères, et que c'est cette chaîne de caractère qui apparaitre dans l'objet ou le corps du message.

//=============================================================================================

[Impr_MailObjet]

PROCEDURE Impr_MailObjet ()

Renvoyer "Relevé LD SYSTEME N° "+NumériqueVersChaine(NumRelevé,"07d")+" - Client "+CPTCLI.NOCL+" "+CPTCLI.RSSO

//=============================================================================================
[Impr_MailCorps]
PROCEDURE Impr_MailCorps ()

Texte est une chaine
Texte += "Messieurs," + RC
Texte += RC
Texte += "Veuillez trouver ci-joint notre relevé de factures N° "+NumériqueVersChaine(NumRelevé,"07d")+" du "+DateVersChaine(DateRelevé) + RC
Texte += RC
Texte += "Recevez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC
Texte += RC
Texte += "La comptabilité clients" + RC
Renvoyer Texte

//=============================================================================================

Réédition des relevés

Il est possible de réimprimer après coup des relevés clients, notamment en cas de problème « matériel » rencontré lors de la première impression.

Lancez pour cela l'option de menu Traitement/Relevés clients/Réédition des relevés clients.

Vous obtenez alors la même fenêtre que celle présentée suite à l'émission des relevés, où vous pouvez choisir les options d'impression habituelles : aperçu avant impression, imprimante cible, envoi par mail ou envoi dans la GED.

Mais vous devez préciser en sus :

• Réimpression. Par défaut, l'option proposée est Les derniers relevés imprimés sur ce poste de travail. Mais vous pouvez choisir, en déroulant la liste, une impression effectuée antérieurement. La liste comporte tous les lots de relevés émis pour cette société au cours des 3 derniers mois, quel que soit le poste de travail sur lequel ils ont été émis.
• Type d'édition. Choisissez l’une des options possibles (ce sont les mêmes que celles proposées lors de l'émission des relevés) :
• Relevé uniquement. Édition d’un relevé seulement, mais pas d’édition de traite.
• Relevé et traite. Édition d’un relevé avec la traite en pied de relevé.
• Relevé et traite séparés. Édition d’un relevé, la traite étant imprimée séparément (traites en continu)