Cette procédure permet de définir les comptes collectifs clients, fournisseurs, ou autres auxiliaires utilisés dans ce dossier comptable. Cette procédure est accessible par le menu Fichier/Paramètres divers/Comptes collectifs.

La notion de compte collectif a été présentée au chapitre 3.1  Notion de compte général, collectif et auxiliaire. Rappelons que chaque compte collectif doit préalablement avoir été ouvert dans le plan comptable, en activant l’option Centralisation sur grand-livre.

ATTENTION : une fois un dossier comptable démarré, il est formellement déconseillé de modifier les valeurs associées à un compte collectif, sauf s’il n’existe aucune écriture dans aucun des comptes auxiliaires attachés à ce collectif.

Les données à saisir pour un compte collectif sont :

• Code racine. Il s'agit du code qui sera utilisé comme préfixe chaque fois que l'on voudra mouvementer ce compte collectif. Ce code est constitué de deux caractères alphanumériques. Par exemple, quand vous aurez à introduire un n° de compte client ou fournisseur sur les différents écrans du logiciel, il faudra saisir ce code racine, suivi du n° de client ou fournisseur concerné. Grâce à ce code racine, l'ordinateur sera capable de retrouver le compte collectif à mouvementer. Cette zone doit être introduite lors de la création du compte collectif. Elle ne peut être modifiée par la suite.
• Libellé. Saisissez un libellé désignant le compte collectif.
• Compte collectif. Indiquez le n° du compte collectif à associer au code racine. Ce compte doit être ouvert dans le plan comptable, mais ne pourra jamais être mouvementé directement.
• Type de collectif. Indiquez le type de collectif : Client, Fournisseur, Autres comptes auxiliaires.
• Sous-type auxiliaire. Cette zone n'est active que pour les collectifs de type Autres comptes auxiliaires. Elle permet de définir un sous-type de collectif. On indiquera dans ce cas une lettre (ou un chiffre) permettant d'identifier ce sous-type, par exemple S pour Salariés, A pour Associés... Bien entendu, cela n'a de sens que si l'on définit plusieurs collectifs autres auxiliaires se rattachant à un même sous-type.

Comptes auxiliaires autres que clients et fournisseurs

Pour les comptes collectifs définis avec le type Autres comptes auxiliaires, un écran supplémentaire permet d'enregistrer les différents comptes auxiliaires attachés à ce collectif. Il faut impérativement définir au moins un compte auxiliaire attaché au collectif, sans quoi le compte ne pourra pas être utilisé.

Notez que la gestion des comptes auxiliaires attachés à un collectif de type Autres auxiliaires est aussi directement accessible par le menu Fichier/Autres auxiliaires.

Pour définir un compte auxiliaire attaché au collectif, vous devez renseigner les champs décrits ci-après.

Onglet Général

• N° de compte. Indiquez le n° du compte auxiliaire, qui doit être constitué de 5 à 8 caractères alphanumériques.
• Tiers suspendu. Cochez cette option si le tiers n'est plus actif, ou si ce compte ne doit plus être utilisé (compte faisant doublon avec un autre par exemple). Selon le choix opéré dans la Fiche société sur l'onglet Préférences à l'invite Bloquer la saisie si un tiers est suspendu, on aura soit un simple message d'avertissement, soit un message d'erreur bloquant lors d'une saisie d'écriture sur ce compte.
  Notez que par défaut, dans les listes pour sélection ou gestion de ces tiers, ceux qui sont suspendus sont masqués par défaut. Il faut sélectionner l'option Suspendus ou Tous à l'invite État en haut à droite de ces fenêtres pour y avoir accès.
• Libellé. Saisissez le libellé du compte auxiliaire.
• Coordonnées. Vous pouvez renseigner ici les coordonnées complètes du tiers : adresse postale, Numéros de téléphone et fax, adresse mail et site Web.
  L'adresse postale et/ou l'adresse mail sont indispensables si vous voulez déclencher des règlements automatiques (lettres-chèques ou lettres-virement par exemple) à destination de ces tiers.

• Observations. Vous disposez là d'une zone de texte « riche » (barre de mise en forme pour mettre du texte en gras, italique, souligné, en couleur...) pour indiquer toute information qui peut s'avérer pertinente pour la gestion de ce compte. Cette observation peut dans certains cas être rappelée en consultation du compte ou même à chaque saisie d'écriture mouvementant ce compte. Cela est décrit ici au chapitre 3.6  Observations sur les comptes.

Onglet Détail

• Compte lettrable. Activez cette option si vous voulez pouvoir lettrer le compte.
  Attention : un compte défini comme lettrable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non lettrée à la date de clôture.
• Compte pointable. Activez cette option si vous voulez pouvoir rapprocher le compte c’est à dire utiliser la procédure de rapprochement bancaire sur ce compte.
  Attention : un compte défini comme pointable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non rapprochée à la date de clôture.
• Mode de paiement. Mode de paiement par défaut pour ce tiers, utilisé dans les procédures de saisie par pièce ou au kilomètre.

• Coordonnées bancaires. Indiquez la domiciliation, l'IBAN et le code BIC de ce tirs. Indispensables si vous voulez déclencher des règlements automatiques par virement SEPA à destination de ce tiers. L'IBAN, s’il est renseigné, est contrôlé à l’aide de sa clé de contrôle (2 positions de droite).
  Le bouton Historique vous permet de visualiser l'historique des modifications de ces coordonnées bancaires.