Cette procédure facilite la saisie des virements reçus en exploitant les relevés bancaires journaliers, reçus via un logiciel de communication bancaire à la norme CFONB.
Elle est accessible par le menu Saisie/Virements reçus.

Sur ces relevés bancaires, on ne s'intéresse qu'à certaines écritures en fonction du code opération interbancaire, et notamment les virements reçus (code opération interbancaire 05 ou 18 la plupart du temps). Pour les opérations ainsi repérées, cette procédure permet de déclencher une comptabilisation soit entièrement automatique, soit semi-automatique (avec choix du compte de contrepartie notamment).

A savoir

Bien que cette saisie s’intitule « Virements reçus », elle peut être utilisée au-delà du cadre des virements reçus. En fait, toute opération figurant sur un relevé bancaire peut être exploitée au travers de cette saisie. Cela est décrit plus loin au paragraphe Comptabilisation en mode pièce.

Paramètres nécessaires

Pour utiliser cette saisie, la première chose à faire consiste à définir un certain nombre de paramètres. Cela est fait en cliquant sur le bouton Paramètres de l’écran principal de cette procédure. On accède ainsi à l'écran de définition des paramètres décrits ci-après.

Identification du tiers - préfixes et suffixes à éliminer

En partie haute de l’écran, on trouve trois champs de saisie Virement, Titre société et Suffixes. Ces champs sont utilisés pour supprimer les éléments de textes contenus dans les libellés des écritures observés sur les relevés bancaires. L’idée est de retirer la ou les mentions récurrentes que l’on voit en début de libellé, pour ne conserver que le nom du tiers qui en principe figure dans ce libellé.

Il sera ainsi plus facile de déterminer le compte de contrepartie qui doit être mouvementé, en analysant le libellé de l’écriture du relevé bancaire.

Dans les trois champs, les textes sont délimités par un caractère « ; ». Lors de l’analyse du libellé présent sur le relevé bancaire, le système va commencer par rechercher si l’une des expressions figurant dans le premier champ se trouve en début de libellé ; si oui, il la retire. Puis il répète la même opération pour les expressions figurant dans le 2ème champ. Enfin, le système recherche si l’une des expressions figurant dans le troisième champ Suffixes se trouve en fin de libellé ; si oui, il la retire. La chaîne de caractères obtenue une fois ces trois opérations réalisées sera celle utilisée pour rechercher un tiers ou un compte général.

Ainsi, si le libellé d’une écriture sur le relevé est VIR. DE SA CHAMPION, le système va commencer par éliminer la chaîne VIR. DE, puis la chaîne SA. Au final, il ne restera donc que CHAMPION, qui sera le critère de recherche du tiers (par nom condensé ou libellé interne) ou du compte général (recherche par libellé).

Au vu des écritures présentes sur vos relevés bancaires, vous pouvez donc ajuster la liste d’expressions fournies par défaut, ce qui améliorera la reconnaissance des tiers à mouvementer.

Règle de reconnaissance du tiers

1. Si l'option Prendre le nom du payeur en priorité sur le libellé est cochée et que le nom du payeur est renseigné pour le virement en question, c'est sur ce nom du payeur que l'on va se baser. Sinon, c'est le libellé du virement qui est exploité.
2. A partir de là, on retire les mentions en début de libellé qui signifient qu'il s'agit d'un virement (premier champ de l'écran des paramètres).
3. On retire ensuite les mentions qui identifient une société en début et/ou fin du libellé  (deuxième et troisième champs de l'écran des paramètres)
4. On recherche alors un tiers qui correspond à la chaîne de caractères issue des 3 étapes ci-dessus, soit sur le libellé interne des fiches tiers, soit sur le nom condensé.
5. Si on trouve un et un seul tiers (non suspendu) pour le libellé en question, c'est ce tiers qui est sélectionné. Si on en trouve plusieurs, le système préremplit le champ N° du tiers avec le code racine correspondant (premier code racine de la nature Client, Fournisseur, ou Autre auxiliaire) et le libellé recherché, mais sans sélectionner de tiers. On peut alors facilement lancer la recherche du tiers sur ce nom via le bouton F4.

Règles de traitement des opérations bancaires

La deuxième partie de l’écran permet d’identifier quelles sont les écritures qui doivent être traitées sur les relevés bancaires. La sélection se fait sur le code opération interbancaire, ces codes étant parfaitement définis et utilisés par toutes les banques françaises.
Remarque : les codes opérations interbancaires sont visibles tant en consultation qu’en impression des relevés bancaires. Il s’agit du code à 2 chiffres présenté dans la colonne intitulée COI.

Les règles sont à définir banque par banque ; pour chaque banque, on peut définir une ou plusieurs règles, chaque règle pouvant faire référence à un ou plusieurs codes opérations interbancaires. Mais pour une banque donnée, un code opération interbancaire ne peut pas être référencé dans plus d’une règle.

La première chose à faire consiste donc à choisir une banque. Seules les banques pour lesquelles LDCompta détecte qu’il y a des relevés bancaires sont présentées.

Une fois la banque sélectionnée, indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez traiter les relevés bancaires par cette nouvelle procédure de saisie des virements reçus dans le champ Au-delà du. Ainsi, tous les relevés antérieurs à cette date seront ignorés pour ne pas polluer votre saisie. Cette date est unique par banque, toutes règles confondues. Elle évoluera ensuite au fil du temps, au fur et à mesure que vous traiterez les opérations présentes sur les différents relevés bancaires.

Choisissez ensuite la règle à modifier, ou <Nouvelle règle> pour en ajouter une. Pour chaque règle, vous devez :

• Sélectionnez en partie gauche le ou les codes opérations qui seront traités au travers de cette règle. Utilisez la touche Ctrl pour réaliser une sélection multiple dans cette liste des codes opérations interbancaires.
• Dans le champ N° de compte, indiquez le N° de compte de contrepartie qui sera mouvementé pour chaque opération traitée par cette règle.
  Vous pouvez indiquer soit un N° de compte « complet » (compte général ou auxiliaire), soit un début de N° de compte (par exemple, 627). Dans ce dernier cas, le compte devra être complété lors de la saisie de chaque virement.
  Vous pouvez également, et ce sera le cas le plus fréquent, demander au système de déterminer par lui-même le compte de contrepartie, en analysant le libellé de l’opération figurant sur le relevé bancaire. On indiquera alors un point d’interrogation suivi éventuellement d’un code racine, ou d’une des lettres C, F, A ou G.
  En voici la signification (dans l’exemple ci-dessous, on suppose que 41 est un code racine client) :

• ?41 : le système recherchera un client. Le compte mouvementé sera celui du client trouvé, précédé du code racine 41
• ?C : le système recherchera un client. Le compte mouvementé sera celui du client trouvé, précédé du code racine inscrit dans la fiche du client, ou à défaut du code du premier compte collectif de nature Client trouvé dans la table des comptes collectifs.
• ?F : idem, mais pour un compte fournisseur
• ?A : idem, mais pour un compte « autre auxiliaire ». Préférez dans ce cas la syntaxe ? + code racine de ces autres auxiliaires.
• ?G : idem, mais pour un compte général
• ? : le système recherchera en priorité un compte client, puis à défaut un compte fournisseur, puis à défaut un compte « autre auxiliaire », et à défaut un compte général.

• Indiquez ensuite le mode de paiement qui sera affecté à la pièce comptabilisée.
• Indiquez enfin la nature de pièce qui sera affectée à cette pièce (facultatif).

Une fois la règle définie, cliquez sur le bouton Appliquer pour l’enregistrer. En modification d’une règle existante, le bouton Appliquer n’est accessible que si vous avez réellement modifié quelque chose à la règle affichée. Vous disposez également d’un bouton Effacer pour supprimer au besoin une des règles déjà paramétrées.

Fonctionnement de la saisie proprement dite

Sur l’écran principal de cette procédure de saisie, sélectionner une banque en partie haute. Seules les banques ayant au moins une règle de traitement définie sont proposées (voir définition des règles au paragraphe précédent). Trois boutons sont présents à droite de ce champ :

• Consulter : ce bouton ouvre la consultation du compte lié à la banque sélectionnée dans le menu déroulant
• Gérer relevés : en cliquant sur ce bouton, vous ferez apparaître la fenêtre de gestion des relevés classés par banque.
• Paramètres : la fenêtre qui apparait lorsqu'on clique sur ce bouton a été détaillée plus haut.

Le système affiche alors toutes les opérations figurant sur des relevés bancaires correspondants aux filtres suivants :

• L'opération est à une date comprise dans l'intervalle défini par les champs Afficher du - au au-dessus du tableau.
• Le code de l'opération interbancaire correspond à l’un de ceux référencés par la ou les règles de traitements définies pour cette banque.
• L'opération n'a pas déjà été traitée par cette procédure.

En partie basse, on dispose de trois boutons :

• Le bouton Comptabiliser en automatique tente de déterminer automatiquement le client concerné sans passer par une saisie pour préciser les éléments (tiers concerné, compte à mouvementer). Ce mode de Comptabilisation automatique est décrit plus loin dans cette page.
• Le bouton Comptabiliser permet de déclencher la comptabilisation semi-automatique, décrite ci-après, pour l’opération sélectionnée en partie centrale de l’écran.
• Le troisième bouton Ignorer permet de « marquer » l’opération sélectionnée de façon à ce que cette opération ne figure plus dans la liste.
  Cela permettra d’épurer des opérations qui ont déjà été comptabilisées par ailleurs, et qui ne seront donc pas traitées par cette procédure même si elles auraient pu l’être.

Enfin, à gauche, on trouve deux boutons Toutes et Aucune permettant de sélectionner ou désélectionner toutes les opérations affichées.

Notez qu’on peut également réaliser une sélection multiple dans la table affichée en partie centrale, en tenant une des touches Ctrl ou Majuscule enfoncée au moment où l’on clique sur une opération (Ctrl pour ajouter ou retirer une opération de la sélection, Majuscule pour étendre la sélection jusqu’à l’opération sur laquelle on clique).

Comptabilisation semi-automatique

Le système propose un écran permettant de choisir une partie des données de la pièce qui va être comptabilisée.

En partie haute de cet écran, le système rappelle les données figurant sur le relevé bancaire pour l’opération à comptabiliser, et notamment le libellé et les informations complémentaires (enregistrements de type 05 dans le fichier relevé norme CFONB).

Suite à cela, on trouve :

• le N° de compte de contrepartie à mouvementer.
  Ce N° de compte est initialisé à partir de ce que vous avez indiqué dans la règle de gestion correspondant au code opération interbancaire et à la banque concernée. Si dans la règle de gestion, vous avez inscrit un point d’interrogation, le système a déjà tenté à ce stade de déterminer le N° de compte en fonction des données présentes dans le libellé de l’opération. Si cette recherche a abouti, le N° de compte est renseigné et le libellé du compte sélectionné apparaît à droite.
  Sinon, le système présente le nom du tiers dans cette zone N° de compte ; on peut ainsi appuyer sur la touche F4 pour afficher un écran de sélection trié par nom.
  Les règles exactes mises en œuvre pour déterminer le N° de ce compte sont décrites au paragraphe suivant.
• Le N° de pièce, sauf si le journal de banque concerné est en numérotation automatique. Le système reprend le N° de pièce figurant sur le relevé (rarement renseigné pour un virement reçu), ou propose sinon un N° de la forme Vnnnnnn, nnnnnn étant un N° à suivre, incrémenté à chaque saisie d’un nouveau règlement par cette procédure.
• La Référence document. Si le journal de banque concerné est en numérotation automatique, c’est ici que sera repris le N° de pièce figurant sur le relevé bancaire, ou à défaut le N° de virement de la forme Vnnnnnn. Sinon, cette zone est initialisée à partir de la zone Référence figurant sur le relevé bancaire (mais qui est elle aussi rarement renseignée).
• Le montant, qui n’est pas modifiable ici. Le sens Débit/Crédit affiché ici est celui de l’écriture qui va être comptabilisée sur le compte de tiers indiqué plus haut.
• Le libellé de l’écriture, proposé égal à celui figurant sur le relevé. On peut aussi saisir un commentaire, qui vient en plus du libellé de l'écriture, via le bouton Commentaires figurant à droite du libellé. Cela ouvre une petite fenêtre popup permettant la saisie de ce commentaire. Lorsqu'un commentaire a été saisi, le libellé du bouton Commentaires figure en gras lors de la fermeture de la fenêtre popup.
• La date comptable, proposée égale à la date d’opération figurant sur le relevé
• La date de valeur, proposée égale à la date de valeur figurant sur le relevé
• Le mode de paiement
• Le code nature de pièce

Notez la présence, à droite, d’un bouton Chercher. Celui-ci ouvre une fenêtre de recherche d’un client, comme en saisie de règlement clients. Mais cette recherche est d’emblée limitée aux seules écritures clients non lettrées ayant le montant souhaité. On peut donc retrouver facilement le compte client concerné, si la règle de détermination automatique du compte n’a pas aboutie.

Le bouton Consulter permet d'accéder directement aux mouvements du compte saisie.

Enfin, le bouton Traites donne accès à la gestion des traites à l'acceptation, comme cela existe en saisie des règlements clients (pour le cas où l'on reçoit un virement d'un client à qui on a envoyé une traite à l'acceptation ; on peut ainsi effacer cette traite en quelques clics).

Lorsqu’on valide cet écran, et si le compte à mouvementer est lettrable, le système présente ensuite l’écran de lettrage de ce compte, avec toutes les options habituelles que l'on trouve dans la procédure de lettrage manuel d'un compte : lettrage « complet », partiel, ou OD automatique pour différence de règlement.

Il y a ensuite comptabilisation de la pièce, sur le journal de banque concerné, entre le compte de banque d’une part, et le compte choisi d’autre part. Suite à cette comptabilisation, la ligne du relevé bancaire à l’origine de cette pièce est « marquée » de façon à ne pas pouvoir être traitée une seconde fois. Elle n’apparaîtra plus sur le premier écran de cette procédure.

Règles de détermination du compte à mouvementer

Cette recherche du compte à mouvementer ne se fait que si la règle de gestion le prévoit, c'est-à-dire que le N° de compte indiqué au niveau de la règle de gestion correspondant au code opération interbancaire et à la banque en question commence par un point d’interrogation.

Pour réaliser cette recherche, l'application part de la première ligne du libellé figurant sur le relevé. Elle commence par retirer les expressions figurant en partie gauche ou droite (Suffixes), expressions ayant été définies sur l’écran des paramètres (par exemple, VIR. DE ).

Elle obtient ainsi ce qu’il pense être un nom de tiers, nom qu’elle va rechercher dans le fichier correspondant à la nature de tiers demandée dans la règle : Client, Fournisseur, Autre auxiliaire ou Général. Si aucune nature de compte n’a été précisée (un simple point d’interrogation spécifié dans la règle de gestion), l'application effectue la recherche successivement sur ces 4 fichiers, en s’arrêtant dès lors qu’elle a trouvé un compte correspondant au nom du tiers. Pour les fichiers Clients et Fournisseurs, la recherche est faite en premier lieu sur le critère Libellé interne, en second lieu sur le critère Nom condensé.

Notez que la recherche n’est considérée comme ayant aboutie que si le programme trouve un et un seul compte correspondant au nom recherché, et à la nature de tiers souhaitée.

Attention : Si aucune nature de compte n’a été demandée (un simple point d’interrogation spécifié dans la règle de gestion), le programme effectue la recherche successivement sur les natures Client, Fournisseur, Autre auxiliaire et Général. Mais dès lors que la recherche a aboutie pour une nature donnée, il n’explore pas les autres natures possibles. Il ne détectera donc pas le fait qu’un même tiers peut être défini en tant que client et en tant que fournisseur. Il sera traité ici en tant que client.

D’autre part, quand la règle de gestion ne référence pas un code racine particulier mais seulement une nature de tiers, le système prend le code racine indiqué dans la fiche du tiers, ou à défaut le premier code racine correspondant à la nature de tiers concernée, dans la table des comptes collectifs. Soyez donc prudent si vous utilisez plusieurs comptes collectifs clients !

A savoir : comme la recherche du client se fait en priorité sur le libellé interne, vous pouvez ajuster ce libellé dans la fiche client (sans toucher à la raison sociale) pour qu'il corresponde parfaitement à ce qui apparait sur les relevés bancaires (une fois les mentions superflues retirées). Ainsi, lors d'un virement ultérieur, le client en question sera automatiquement reconnu. Toutefois, si c'est l'application de gestion commerciale qui est « maître » du fichier clients, c'est en gestion commerciale qu'il faut faire cette mise à jour ; si vous la faites dans LDCompta, elle sera perdue lors de la prochaine mise à jour de la fiche dans la gestion commerciale.

Comptabilisation automatique

Les règles de comptabilisation automatique sont quasiment les mêmes que celles décrites plus haut pour la comptabilisation semi-automatique.

Bien entendu, il ne peut y avoir comptabilisation automatique que si le N° du compte à mouvementer peut être déterminé par le système, soit parce qu’il a été fixé dans une règle de gestion, soit parce que la recherche à partir du libellé de l’opération a abouti.

Si la comptabilisation automatique d’une opération n’est pas possible, pour quelque raison que ce soit et tout naturellement si le compte à mouvementer n’a pas pu être déterminé, le système bascule en comptabilisation semi-automatique pour l’opération concernée.

Enfin, pour ce qui est du lettrage, le système tente là aussi, uniquement dans le cadre de cette comptabilisation automatique, de procéder à un lettrage automatique, si le compte mouvementé est lettrable. Ce lettrage automatique n’est réalisé que s’il existe, dans le compte mouvementé :

• Soit une seule écriture non lettrée ayant le montant souhaité.
• Soit plusieurs écritures non lettrées ayant le montant souhaité, mais parmi celles-ci une seule ayant un N° de pièce figurant dans le libellé de l’opération bancaire (y compris les informations complémentaires).

Si le lettrage automatique n’aboutit pas, le système présente l’écran de lettrage, comme s’il s’agissait d’une comptabilisation semi-automatique.

Dans ce cas, l’écran intermédiaire de saisie de la pièce est déjà validé et on arrive directement sur l’écran de lettrage.

L'utilisateur garde la possibilité de revenir sur l’écran de saisie de la pièce, si, par exemple, il se rend compte que rien ne correspond à ce virement et qu’il s’agit peut-être d’une erreur sur le compte mouvementé.

Comptabilisation en mode Pièce

Cette procédure de saisie des virements reçus peut aussi être utilisée pour saisir autre chose que des virements. En fait, toute opération figurant sur un relevé bancaire peut être exploitée au travers de cette saisie, y compris par exemple des frais bancaires.

Pour permettre la saisie de ces opération ne correspondant pas à des virements client, pour lesquelles on peut avoir des contreparties multiples, y compris dans des comptes de classe 6 ou 7 nécessitant la saisie d'une ventilation analytique, il faut opter, pour la ligne de relevé bancaire concerné, pour une saisie « en mode Pièce ».

Le choix se fait par le bouton Comptabiliser :

• Lors du clic sur ce bouton, si la touche Majuscule est enfoncée, la saisie se fera « en mode Pièce » ; sinon on se retrouve en saisie « Virement reçu » classique, celle qui a été décrite en détail plus haut.
• En cliquant sur la petite flèche apparaissant en partie droite de ce bouton, un menu contextuel propose les deux modes de saisie : Virement ou Autre type de pièce.

Dans ce mode Pièce, c'est la procédure de saisie par pièce qui est proposée. On arrive directement sur le 2ème écran de cette procédure, le journal et la date de la pièce étant présélectionnés automatiquement à partir de la ligne du relevé. Sur ce 2ème écran, on retrouve aussi (selon le cas) un N° de pièce et/ou une référence, issus soit de la ligne du relevé bancaire, soit de la numérotation automatique de la procédure de saisie des virements reçus (Numérotation de type Vnnnnnn). Un libellé est également proposé pour cette pièce : celui inscrit sur la ligne du relevé bancaire.

Après avoir validé le 2ème écran de la saisie par pièce, on arrive sur le 3ème écran, celui où l'on saisit les différentes lignes de la pièce. Le fonctionnement est en tous points identique à celui de la saisie par pièce « classique ». On peut saisir autant de lignes que nécessaire, saisir les ventilations analytiques le cas échéant, procéder au lettrage des comptes à la volée... La seule différence est qu'on a une contrepartie implicite au compte de banque qu'on ne voit pas dans les lignes saisies, pour le montant exact apparaissant sur le relevé bancaire. Il ne faut donc pas saisir de ligne au compte de banque. Le montant de cette contrepartie est d'ailleurs sommé dans les totaux Débit-Crédit de la pièce dès l'ouverture de la fenêtre.

Quand on valide la pièce, ce qui est possible dès lors que le total des lignes saisies est égal au montant apparaissant sur le relevé bancaire, la pièce est comptabilisée et la ligne du relevé bancaire est marquée de la même façon que dans le cas d'une saisie de type » Virement », de telle sorte qu'on ne la comptabilise par une nouvelle fois. Le N° de la pièce ainsi saisie (ou sa référence si le journal est en numérotation automatique) est également reporté sur la ligne du relevé bancaire pour faciliter le rapprochement bancaire ultérieur.

Rapprochement bancaire ultérieur

Pour les pièces ayant été comptabilisées au travers de cette procédure de saisie, et qui correspondent exactement à des lignes de relevés bancaires, il est souhaitable que lors du rapprochement bancaire ultérieur, il ne puisse y avoir aucune ambiguïté, même si un montant revient plusieurs fois à l’identique sur un relevé bancaire. Le système doit être en mesure de rapprocher chaque pièce comptabilisée en saisie des virements reçus avec la ligne de relevé qui en est à l’origine.

Or, sur les lignes des relevés bancaires, les deux informations qui pourraient aider à ce rapprochement, N° de pièce et Référence, sont très rarement renseignées. LDCompta adopte donc la règle suivante :

• si la ligne du relevé bancaire a un N° différent de 0000000, on reprend ce N° en tant que N° de pièce sur l’écriture comptable, ou dans la référence si le journal de banque a une numérotation automatique
• sinon, le N° unique de virement (celui qui est de la forme Vnnnnnn, qui a été porté dans le N° de pièce ou la référence document de la pièce comptabilisée) est également inscrit dans le N° de pièce sur la ligne du relevé bancaire.

Ainsi, lors du rapprochement bancaire, comme LDCompta utilise le N° de pièce porté sur le relevé comme critère de rapprochement automatique (avec recherche de ce N° de pièce du relevé dans le N° de pièce de l’écriture comptable ou dans la référence document), le virement sera rapproché de la pièce ayant été comptabilisée sans risque d’erreur (comme dans le cas des chèques émis par la chaîne de règlement automatique fournisseurs par exemple).