Deux procédures permettent d'enregistrer les clients et fournisseurs utilisables dans ce dossier comptable. Elles sont accessibles respectivement par les options de menu Fichier/Clients et Fichier/Fournisseurs.

Notez que les fenêtres de liste des clients et fournisseurs (liste pour gestion ou liste de sélection) présentent des critères de recherche supplémentaires en partie haute par rapport à d'autres tables plus standard, comme celle du plan comptable général.
Notez que par défaut, seuls les tiers « actifs » sont présentés. Ceux qui ont été marqués comme « suspendus » sont masqués, sauf si vous sélectionnez l'option Tous à l'invite État en haut à droite de la fenêtre. On peut aussi appliquer un filtre par groupe ou famille de tiers.

Les fenêtres de liste pour gestion

En plus des traditionnels boutons Créer, Modifier, Supprimer, Imprimer, vous disposez des boutons suivants :

• Canevas : Permet d'associer un canevas de saisie par défaut au tiers ayant été préalablement sélectionné dans la table. Voir chapitre 4.9 Canevas de saisie.
• Consulter : donne un accès direct à la procédure de consultation du compte de tiers, pour le tiers sélectionné. Pour ce faire, le système doit déterminer quel compte collectif il doit présenter. Cela se fait en appliquant les règles suivantes, dans cet ordre :

• S'il n'existe qu'un seul compte collectif correspondant à la nature de tiers en question (client ou fournisseur), c'est ce collectif qui est pris.
• Si un code compte collectif a été porté dans la fiche du tiers, c'est celui-ci qui est pris.
• Si un code racine multi-collectifs clients a été défini dans la Fiche société, la consultation se fera dans ce mode multi-collectifs.
• Sinon, la consultation se fera pour le premier compte collectif (dans l'ordre alphanumérique des codes racine de ces comptes collectifs) pour lequel il existe au moins une écriture pour ce tiers dans l'exercice comptable courant.
• Actions : bouton disponible pour les clients uniquement. Il permet d'accéder à la fenêtre de gestion des actions de relance pour le tiers sélectionné.

Les fenêtres de création/modification d'un client/fournisseur

Les données à saisir pour une fiche client et une fiche fournisseur étant très voisines, nous présentons celles-ci de façon globale, en précisant les éventuelles limitations s’appliquant selon le cas. Les données de la fiche d’un tiers sont donc celles présentées ci-après, onglet par onglet.

Panneau Identification

Ce panneau est visible quel que soit l'onglet sélectionné.

• Numéro. Ce n° est composé de 8 positions alphanumériques. Vous devez saisir au moins 5 positions, cadrées à gauche dans la zone. Cette zone est introduite lors de la création du client ou fournisseur. Elle ne peut être modifiée par la suite.
• Nom abrégé. Indiquez le nom qui doit être utilisé pour les classements alphabétiques, sur 20 caractères maximum.
• Libellé interne. Ce libellé (40 caractères maximum) peut aussi être utilisé lors de la recherche du tiers. Il peut s'agir du nom d'usage du tiers.
• Tiers suspendu. Cette case à cocher permet de marquer un client ou un fournisseur comme étant « suspendu ». Les tiers suspendus ne sont plus affichés par défaut dans les fenêtres de liste pour gestion ou de sélection des tiers, sauf si vous sélectionnez l'option Tous à l'invite État en haut à droite de la fenêtre. De plus, selon l'option indiquée dans la Fiche société, si on tente de passer une écriture sur ce tiers (que ce soit par une procédure de saisie de LDCompta et via la procédure d'interface), on aura soit un simple message d'avertissement, soit un message bloquant, interdisant donc de mouvementer le compte.

Le champ Observations est affiché au bas de la fenêtre quel que soit l'onglet sélectionné. Il s'agit d'une zone de texte « riche » (barre de mise en forme pour mettre du texte en gras, italique, souligné, en couleur...) pour indiquer toute information qui peut s'avérer pertinente pour la gestion de ce tiers. Cette observation peut dans certains cas être rappelée en consultation du compte ou même à chaque saisie d'écriture mouvementant ce compte. Cela est décrit ici au chapitre 3.6  Observations sur les comptes.

De même, vous disposez, en bas à droite de la fenêtre, du bouton GED permettant d'accéder aux documents placés dans la GED et liés à ce compte (clic sur le bouton), ou d'ajouter un document dans la GED pour ce compte via un clic droit sur ce bouton. Le module GED est décrit au chapitre 3.9  Gestion électronique des documents (GED).

Onglet Coordonnées

• Titre et Raison sociale. Indiquez le titre (SA, SARL…) et la raison sociale complète du tiers.
• Adresse. L'adresse se compose de 4 lignes, Complément d’adresse, N° et nom de la voie, Code postal et Ville, Pays (code et libellé).
• Téléphone, Télécopie, Bureau, Portable. On peut renseigner ici jusqu'à 4 numéros de téléphone et fax.
• Adresse électronique. L'adresse inscrite dans ce champ est utilisée pour l'envoi par mail des lettres de relances par mail (clients) et des bordereaux de paiement (fournisseurs).
• Site Web. Le site Web pourra être inséré dans les emails de relance.

Onglet Détail

• Code groupe et Code famille. Permet de rattacher le tiers à un groupe ou une famille de clients ou fournisseurs. Les groupes et familles de clients sont utilisés pour réaliser des sélections sur de nombreux états concernant les clients et fournisseurs (balances, grands-livres, en-cours clients, relances clients, délais de paiement...). Ils permettent également de mener des interrogations au travers de la procédure d'interrogation d'un compte.
• Collectif : ce champ permet de rattacher le tiers à un et un seul compte collectif. Par défaut, un client ou un fournisseur est multi-collectif (si on a plusieurs collectifs de nature C-Client ou F-Fournisseur bien sûr). Par exemple, si on a défini deux collectifs clients : 411000 pour les clients classiques, 416000 pour les clients douteux, n’importe quel client peut être utilisé avec chacun des comptes collectifs de la nature correspondant. Un même tiers peut donc avoir plusieurs « comptes » : certaines factures passées au compte collectif 411000, d’autres au compte 416000.
  En renseignant ce code racine dans la fiche tiers, on rattache explicitement ce tiers à un compte collectif donné. Et selon le choix opéré dans la Fiche société, onglet Préférences, option Bloquer sur une racine invalide, lors de la saisie d'une écriture pour ce tiers sur un collectif autre que celui indiqué dans sa fiche, l'écriture sera rejetée ou un simple message d'avertissement sera émis.
• N° SIRET. Indiquez le N° SIRET du tiers, si vous le connaissez. Cette zone est facultative. Cette zone est notamment utilisée pour la déclaration des honoraires.
• Code NAF (anciennement code APE). Facultatif, pour information uniquement car non utilisé dans LDCompta.
• N° de TVA intracommunautaire. Facultatif, pour information uniquement car non utilisé dans LDCompta.
• N° EDI. Facultatif, pour information uniquement car non utilisé dans LDCompta.
• Nom interlocuteur. Indiquez ici, par exemple, le nom de l’interlocuteur habituel pour le service comptable.
• Commentaires. Indiquez ici tout autre renseignement pouvant vous être utile pour ce tiers.
• Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module Devises a été activé dans la Fiche société.
  Indiquez le code devise utilisé habituellement pour ce tiers, s’il est différent de la devise de référence. Ainsi, lors d’une saisie d’écritures sur ce tiers, à défaut d’autre indication, l’écriture sera proposée avec ce code devise. De plus, dans la procédure d’interrogation d’un compte, si l’on choisit le mode d’affichage Automatique, tout tiers pour lequel une devise a été spécifiée ici sera présenté en priorité dans la vue Affichage en devise.
• Code TVA. Indiquez ici le code TVA à utiliser pour ce tiers. Ce code est utilisé uniquement dans le module de suivi de la TVA sur encaissements et décaissements, essentiellement pour les tiers exonérés de TVA.
• Code représentant. Cette zone n’est présentée que pour les clients. Indiquez, si vous le souhaitez, le code du représentant. Cette zone peut être rendue obligatoire, selon ce qui a été indiqué dans la Fiche société, au bas de l’onglet Tiers. Ce code représentant peut ensuite être exploité dans le module de relance clients.
• Groupe de relance. Vous pouvez affecter un groupe de relance à un client (cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur). Les groupes de relance vont vous permettre de classer vos clients en plusieurs groupes utilisables ensuite dans le module de relance clients, soit pour trier les listes ou les lettres des clients à relancer, soit pour sélectionner les clients à relancer, soit pour avoir des lettres de relance différentes selon le groupe (lettres en anglais par exemple pour les clients étrangers), soit enfin pour avoir des conditions de relance différentes (relances plus fréquentes par exemple pour un groupe donné). 9 groupes sont possibles, numérotés de 1 à 9, sans compter le groupe 0. Le groupe 0 doit être utilisé pour les clients que vous voulez complètement ignorer dans le module de relance (clients appartenant au même groupe (au sens société-filiale), comptes clients divers…). Par défaut, tous les clients sont affectés dans le groupe 1.
• Groupe de trésorerie. Vous pouvez affecter un groupe de trésorerie à un client ou à un fournisseur. Ce groupe est utilisé dans le module de trésorerie prévisionnelle pour classer vos échéances clients et fournisseurs en fonction de leur probabilité de réalisation à la date d’échéance prévue. Le groupe 1 correspond à la probabilité la plus forte, le groupe 9 à la probabilité la plus faible (créances douteuses). Le groupe 0 permet d’exclure un tiers (et donc toutes les échéances présentes dans son compte) des états de trésorerie prévisionnelle.
• Compte lettrable. Activez cette option si le compte est lettrable. Cette option est activée par défaut.
• Compte solvable. Activez cette option si le compte est solvable. Cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur. Pour un client, cette option est activée par défaut. Cette zone n’est pas exploitée par LDCompta.
• Plafond de crédit. Indiquez si vous le souhaitez le plafond de crédit que vous autorisez à ce client. Cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur. Sur l’écran de consultation de l’en-cours financier d’un client accessible depuis la procédure de consultation d’un compte, ce plafond apparaît avec une alerte en cas de dépassement. Ce plafond de crédit est également exploité sur l'état (ou export) En-cours client pour sélectionner les clients en fonction d'un éventuel dépassement de cet en-cours.
• En-cours financier. Cette zone, qui n’apparaît que pour les clients, présente l’en-cours financier ayant été calculé lors de la dernière exécution de la liste des en-cours financiers clients (et à condition que vous ayez demandé la mise à jour de la fiche client lors de la soumission de la liste). Il ne s’agit en aucun cas d’un en-cours temps réel, tel qu’on peut le consulter en interrogation de compte.
• DAS 2. Cette liste déroulante n'est disponible que dans la fiche fournisseur. Elle permet de repérer les fournisseurs à traiter sur la déclaration des honoraires (DAS2), en portant l'une des 2 valeurs Interfacé - Personne morale ou Interfacé - Personne physique. Dans ce cas, il faut renseigner les champs N° SIRET (si personne morale) et Adresse (au minimum, Code postal et Ville) d'une part, renseigner l'information Profession ou Qualité dans la zone Commentaires.
  De plus, si l'adresse postale comporte un CEDEX (dans le champ Ville), il faut renseigner le champ Code postal sans CEDEX qui est présenté le cas échéant juste en dessous de ce champ DAS2 (pour la transmission de la déclaration des honoraires en DSN, les codes postaux avec CEDEX ne sont pas acceptés ; il faut renseigner des codes postaux « géographiques »).
  Remarque : les comptes fournisseurs pour lesquels il existe au moins une facture d'honoraires (par analyse des comptes de classe 6 mouvementés par la facture) et dont ce champ DAS a été laissé à la valeur par défaut Non interfacé seront signalés, pour éviter un oubli sur cette déclaration DAS2.

Onglet Paiement

• Mode paiement. Indiquez ici le mode de paiement habituel de ce tiers.
• Délai de paiement. Indiquez le délai de paiement du tiers. Vous devez indiquer d'une part le nombre de jours (30, 60, 90), d'autre part le jour de paiement (le 10, le 30). Si ce délai en jours est un multiple de 30 (30, 60, 90...), le décalage se fait en nombre de mois (2 mois si nombre de jours égal 60). Si ce délai en jours n'est pas un multiple de 30 (45 par exemple), le décalage se fait en nombre de jours calendaires exact.
• Décalage -Type appliqué suite au délai de paiement défini ci-dessus. Ce décalage est composé d'un type et d'un nombre. Les différentes combinaisons possibles sont :

• Aucun décalage, complété éventuellement du jour de paiement.
  Exemple : Aucun décalage / 10 pour décalage au 10 du mois, mais sans reporter systématiquement au 10 du mois suivant, si le jour de départ est inférieur ou égal au 10.
• Fin de mois, complété éventuellement du jour de paiement
  Exemple :        Fin de mois / 10 pour Fin de mois, le 10 du mois suivant
• Fin de quinzaine, complété éventuellement du jour souhaité pour la première quinzaine de chaque mois.
  Exemple : Fin de quinzaine / 5 pour Fin de quinzaine, soit le 5, soit le 20 du mois
• Fin de décade, complété éventuellement du jour souhaité pour la première décade de chaque mois.
  Exemple : Fin de décade / 5 pour Fin de décade, soit le 5, le 15 ou le 25 du mois
• Jour de la semaine, avec le N° du jour souhaité (1=Lundi, 2=Mardi...)
  Exemple : Jour de la semaine / 5 pour décaler au Vendredi suivant.

Remarque : si vous souhaitez tester le calcul effectué en fonction d'une condition de paiement, vous pouvez utiliser la fenêtre TSTECH fournie à cette fin. Pour cela, lancez l’option de menu Outils/Autres outil/Lancer un autre outil, puis Ouvrir une fenêtreWinDev , et indiquez TSTECH comme nom de fenêtre à ouvrir. Vous obtenez un écran vous permettant de saisir une date de départ et les conditions de paiement telles qu'on peut les indiquer pour un tiers. Chaque fois que l'on appuie sur la touche Entrée, la date d'échéance située en partie basse de l'écran est recalculée en conséquence.

• Référence tiré obligatoire pour les effets. Ce champ n'est présenté que pour les clients. En cochant cette option, vous rendez obligatoire la saisie d'une référence tiré en saisie d'un règlement client pour tout règlement supportant une remise magnétique (LCR et BOR). Ce contrôle est opéré également dans la procédure d'interface standard pour le cas où l'effet serait intégré dans LDCompta par une interface en provenance d'une gestion commerciale.
• Fournisseur à payer. Cette zone n’est présentée que pour un fournisseur. La notion de fournisseur à payer est utilisée dans le module de règlement automatique des fournisseurs. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat concernant ce fournisseur, l’échéance correspondante sera automatiquement pré-affectée au fournisseur à payer dont vous aurez indiqué le N° ici. Le N° du fournisseur à payer reste toutefois modifiable, soit directement lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs. Cette zone est facultative.
• Valeur Bon à payer par défaut. Cette zone n’est présentée que pour un fournisseur. En cochant cette option, toute nouvelle facture saisie ou interfacée pour ce fournisseur sera automatiquement marquée Bon à payer. Cela est pratique pour les fournisseurs faisant partie du même « groupe » par exemple, pour ne pas avoir à gérer ce bon à payer de façon plus classique. Le bon à payer restera toutefois modifiable, soit lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs.
• Code escompte. Ce code escompte permet de déclencher soit un escompte automatique sur facture lors de la saisie la pièce, soit un escompte sur règlement, en saisie du règlement fournisseur ou dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Cela est décrit au chapitre Gestion de l’escompte automatique fournisseurs.
• Banque d'affectation. Ce champ est facultatif. Pour un fournisseur, ce code banque sera utilisé comme banque de paiement par défaut. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat concernant ce fournisseur, et si vous gérez l’échéancier fournisseurs, l’échéance correspondante sera automatiquement pré-affectée à cette banque de paiement. Vous pourrez cependant modifier celle-ci, soit directement lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs.
  Ce code banque est aussi utile dans le module de trésorerie prévisionnelle où l'on peut classer les échéances clients et fournisseurs en fonction de cette banque de paiement.
• Coordonnées bancaires. Indiquez, si vous la connaissez, la ou les domiciliations bancaires du tiers, en précisant pour chaque compte bancaire la Domiciliation, l'IBAN et le code BIC. Si la clé de l'IBAN est renseignée (2 positions les plus à droite), LDCompta vérifie la validité de l'IBAN grâce à cette clé. Vous pouvez saisir plusieurs IBAN pour un tiers. La gestion multicomptes bancaires est décrite plus en détail en page suivante.
  Attention : pour les fournisseurs, si vous choisissez un mode de paiement de type Virement ou Virement commercial (type de paiement défini au niveau du mode de paiement), la présence d’au-moins un IBAN valide est obligatoire. De même, si le mode de paiement est de type Virement international, les coordonnées bancaires doivent être inscrites sur l'onglet International.
  A savoir : le bouton Historique présenté sous la table des comptes bancaires vous permet de visualiser l'historique complet des modifications de coordonnées bancaires de ce tiers.
  Sécurité : vous pouvez, si vous le souhaitez, interdire la modification des coordonnées bancaires à certains utilisateurs, même si ceux-ci ont accès aux autres données présentes dans la fiche du tiers. Cela se fait dans la Fiche société sur l'onglet Tiers.

Contrôle doublons sur les IBAN Clients et fournisseurs

Lors de l'ajout d'un IBAN dans une fiche client ou fournisseur, il y a émission d'un message d'avertissement si l'IBAN que l'on tente d'ajouter est déjà présent dans la fiche d'un autre client ou fournisseur. Le message n'est toutefois pas bloquant, de façon à pouvoir enregistrer l'IBAN pour le cas où l'on a, pour une raison ou une autre, deux fiches distinctes correspondant à un seul et même tiers.
Ce contrôle est effectué également lors de la création/mise à jour de tiers via la procédure d'interface standard. Dans ce cas, une option présente sur l'onglet Paramètres permet d'indiquer si l'on souhaite que ce contrôle de doublon soit bloquant ou pas. Par défaut, il ne l'est pas ; c'est un simple message d'avertissement qui est émis, message n'empêchant pas la validation et donc la création effective du doublon sur l'IBAN.

Onglet International

Cet onglet sert à saisir les coordonnées bancaires internationales pour un fournisseur ou un client. Ces coordonnées sont à utiliser pour tiers ayant une domiciliation bancaire en dehors de la zone SEPA (donc l'identifiant bancaire n'est pas un IBAN).

Cette fenêtre est composée des champs suivant :

• La Raison sociale de la banque,
• L’Adresse de la banque (3 lignes)
• Le code Pays de la banque
• Le Code devise du compte ouvert dans cette banque
• Un code « identification nationale » (facultatif)
• Le N° de compte bancaire. Celui-ci est composé de 34 caractères maximum. Les 2 premiers caractères correspondent généralement au code pays, suivi de 2 espaces.
• Le code identifiant bancaire (code BIC) de la banque
• Le code imputation des frais, pouvant prendre 3 valeurs : [13]bénéficiaires, [14]partagés, [15]émetteur.

Dès lors que l’on souhaite introduire des coordonnées bancaires internationales pour un tiers, le système s’assure au préalable que la fiche du tiers comporte les renseignements suivants :

• Une adresse correctement renseignée, comportant au minimum la raison sociale, une des 3 lignes de l’adresse renseignée, la ville, et le code pays.
• Un code devise renseigné.

Ces coordonnées bancaires internationales sont exploitées pour l'émission d'un règlement de type Virement international dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Pour cela, si vous indiquez dans la fiche du tiers un mode de paiement de type Virement international, le système s’assure que vous avez complété les coordonnées bancaires internationales de ce tiers.

Remarque : il est possible de combiner les notions de Virement international et de Fournisseur à payer. Ainsi, si pour un fournisseur donné, vous renseignez à la fois un mode de paiement de type Virement international et un N° de fournisseur à payer, ce sont les coordonnées internationales du fournisseur à payer indiqué qui doivent être renseignées.

Onglet divers

Le panneau Informations diverses propose tout un ensemble des champs « libres » permettent d'ajouter des données supplémentaires liées aux tiers. Ces codes peuvent ensuite être utilisés dans des traitements spécifiques à la société (importation/exportation de données). Mais ils ne sont pas exploités en standard par LDCompta.

Le panneau Dates de mise à jour présente les dates de création et de dernière mise à jour de la fiche tiers. Cette dernière est mise à jour uniquement si la mise à jour de la fiche est réalisée au travers de LDCompta (par la fenêtre décrite ici, ou par la procédure d'interface standard). En revanche, si une mise à jour est faite hors LDCompta (en direct par un logiciel de gestion commerciale par exemple, ou par tout autre accès direct à la base de données), la mise à jour de cette date n'est pas garantie.