Ce document est un guide d'utilisation du progiciel de paye LDPaye pour Windows édité par LD SYSTEME. Ce progiciel fonctionne sur plate-forme Windows (8, 8.1, 10, 11). Il peut être utilisé soit sur un poste isolé, soit en poste à poste sous Windows (l’un des ordinateurs jouant le rôle de « serveur »), soit en réseau avec un serveur sous Windows Server (2016, 2019, 2022) et des postes clients sous Windows (8, 8.1, 10, 11).

Les principales fonctionnalités de ce progiciel de paye sont décrites ci-dessous.        

• Progiciel multi-utilisateurs, multi-sociétés et multi-établissements

Le progiciel permet de suivre plusieurs sociétés en paye, avec plusieurs établissements au sein de chaque société. Le nombre de sociétés pouvant être gérées n'est pas limité. De la même façon, il est possible d'effectuer des saisies simultanées sur plusieurs postes de travail dans une même société.

Dans le cas où l'on veut gérer plusieurs sociétés, le progiciel vous offre deux possibilités :

• Soit placer chaque société dans un environnement distinct (répertoire de données propre à la société)
• Soit regrouper plusieurs sociétés dans un même environnement. On partage alors la plupart des fichiers (Tables pour la gestion du personnel, Fichiers rubriques et Cotisations...) entre les différentes sociétés, et l'on diminue de ce fait les problèmes de mise à jour de ces fichiers. C'est cette option qui est proposée par défaut.

Dans les deux cas, la gestion de toutes les données relatives aux salariés, y compris l'établissement des bulletins de paye, se fait société par société. La gestion des sécurités d'accès est également faite à ce niveau « Société ». Ce n'est que pour les aspects déclaratifs (DSN) qu'on peut travailler sur plusieurs sociétés d'un même environnement simultanément, dans la mesure où l'utilisateur courant dispose de droits d'accès suffisant à ces sociétés.

• Gestion du personnel

C'est là qu'on enregistre toutes les informations nécessaires à la gestion du personnel et de la paye. La fiche Salarié, très complète, s’articule en trois parties principales : une fiche Salarié proprement dite, comprenant les informations d’état civil notamment, un historique des différentes Situations du salarié dans l’entreprise, et les Constantes salariés.

Le module permet d'autre part de créer et de maintenir toutes les tables de codifications utilisées en gestion du personnel (établissements, services, conventions collectives, types de contrat...). On dispose enfin de nombreuses procédures d'éditions (liste des salariés, liste des salariés présents, mouvements de main d’œuvre, étiquettes...).

• Plan de paye

Ce module permet de créer et de maintenir les jeux de rubriques et de cotisations utilisés dans vos sociétés. C'est donc là que l'on définit la façon dont la paye sera calculée. On dispose de toutes les facilités pour créer, afficher et modifier l'ensemble des paramètres du calcul de paye.
C'est ici également que l'on peut définir l'imputation comptable de la paye, si l'on veut utiliser la procédure d'interface entre le logiciel de paye et le logiciel de comptabilité.

• Établissement des bulletins de paye

Ce module comprend la saisie des éléments variables, le calcul et l'édition des bulletins de paye, la procédure d'interface comptable, les procédures de sauvegarde et de clôture mensuelle. On dispose également de nombreux journaux de paye largement paramétrables.
Les éléments variables (Heures supplémentaires, Absences...) peuvent être saisis dans le logiciel, être transmis par les logiciels LDPlanning ou LDTemps proposés par LD SYSTEME en complément de LDPaye, ou être reçus d'une autre application via une procédure d'interface normalisée.

• Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Ce module permet d'établir les déclarations sociales en norme NEODeS (norme utilisée pour les DSN depuis 2015) : DSN mensuelles et événementielles (Arrêts de travail et Reprises, Fins de contrat).
On dispose d'un puissant système de paramétrage permettant de mettre en relation les éléments de paye (Rubriques, cotisations, cumuls...) et les blocs et rubriques décrits dans le cahier technique de la DSN.

LDPaye utilise l'API-DSN pour envoyer les DSN sur le portail Net-Entreprises (ou celui de la MSA) et récupérer en retour les différents comptes-rendus métier (CRM).

• GED intégrée

Un module de Gestion Électronique des Documents (GED) est intégré dans LDPaye. Il permet d'associer un ou plusieurs documents (fichier PDF, Word, Excel, Image...) à une fiche Société, Établissement, Salarié ou Organisme (URSSAF, Caisse de retraite...). Ces documents sont ensuite facilement accessibles (en 2 clics) depuis les fiches concernées.
Ce module permet aussi d'enregistrer les copies des bulletins de paye ou encore les bordereaux de versement aux organismes émis au fil des mois.

Il faut noter que ce progiciel est en mesure de régler les problèmes de paye les plus complexes. Citons pour mémoire :

• La possibilité d'émettre plusieurs bulletins de paye pour un salarié dans un même mois, attachés à plusieurs situations (cas d’un changement d’établissement en cours de mois par exemple), ou même plusieurs bulletins pour une même situation.
• Les bulletins d'intéressement
• Toutes les subtilités de la réduction générale de cotisations patronales (y compris le cas des ZFU et de l'outre-mer).
• Le prélèvement à la source, avec tous ses cas particuliers : abattement CDD, Apprentis, incidence des indemnités journalières SS.
• La régularisation au net des absences maladies et accident du travail.
• Les saisies sur rémunérations
• Les régularisations de cotisations sur mois antérieur, tel que cela est attendu en DSN.
• Les avances sur paye négative ; l'avance faite sur le mois de la paye négative est automatiquement décomptée sur le mois de paye suivant.
• La possibilité d'émettre des paiements partiels (y compris par virement) en cours de mois (frais de déplacement, acomptes).
• La possibilité de gérer des environnements de simulation.

Elle peut prendre en compte également les spécificités :

• Liées au monde du transport routier : Heures d'équivalence, DFS, Assiette minimum de cotisations, Caisse de congés payés...
• Liées au monde de l'immobilier, pour les syndic de copropriété gérant un grand nombre d'immeubles. Chaque immeuble est juridiquement une société à part entière, avec très peu de salariés. LDPaye permet de les gérer comme des établissements et donc de voir l'ensemble des immeubles comme s'il s'agissait d'une seule société pour tous les traitements de paye, tout en conservant la bonne approche Société-Établissement sur les aspects déclaratifs (DSN). Cela est décrit en détail au chapitre 10.9  Spécificités pour les entreprises de l'immobilier.